Feedbackgespräche: Schritt-für-Schritt Anleitung inkl. Ihrer persönlichen Checkliste für erfolgreiche Feedbackgespräche

von Jürgen Renz

Wie oft haben Sie in Feedbackgesprächen schon selbst erlebt, dass beide Seiten ganz und gar nicht mit dem Ergebnis zufrieden waren und eher noch frustriert aus dem Gespräch gegangen sind.
Richtig Feedback geben, ist eines der wichtigsten Kompetenzen erfolgreicher Führungskräfte. Vielleicht, sogar zusammen mit der Kompetenz „Delegieren und Abgeben“, die beiden wichtigsten Soft skills heutiger Führungskräfte. Feedback Gespräche sollten auch immer ein zentraler Bestandteil von Führungskräfte Trainings sein.
Nachfolgend gehen wir auf die die 7 notwendigen Schritte für effektive Feedbackgespräche ein.


Ab sofort besser Feedback geben:

Machen Sie sich unsere Checkliste für Feedbackgespräche zu Ihrer individuellen, persönlichen Checkliste. Sie werden sehr bald feststellen, wie schnell Sie beim Feedback geben ,mit dieser Anleitung, sicherer werden.
Gerade im Berufsleben, ist ein gut gegebenes Feedback entscheidend für die Zusammenarbeit zwischen Kollegen oder zwischen Führungskraft und Mitarbeitern. Feedback ist Ihr zentrales Instrument, um Lob, Kritik oder andere für Sie wichtige Punkte anzusprechen.

Dennoch stellen wir bei vielen unserer Teilnehmern in Feedback-Trainings fest, dass Feedbackgespräche schon mit dem Einstieg zum Scheitern verurteilt sind.

Warum?
Ein pauschaler Vorwurf (Formulierung) zum Einstieg „Sie haben in der letzten Woche nicht gut gearbeitet“
Eine Unterstellung, statt Fakten „ Ich glaube, dass Sie Sie bewusst gegen mich sind, weil..“
Der falsche Zeitpunkt und/oder der falsche Ort „Mal eben ein spontanes Feedback auf dem Flur“
Das Feedback wird zu einem längeren zurückliegenden Ereignis gegeben „ Also, Ihr/Dein Verhalten bei der Besprechung vor 6 Wochen…“
u.v.m.
und schon ist Ihnen eins garantiert – Das Feedbackgespräch wird zum Fiasko!

Anhand der 7 Schritte, erfolgreicher Feedbackgespräche, die Sie mit Ihrer persönlichen Checkliste für die Praxis erarbeiten, vermeiden Sie ganz sicher in Zukunft diese und andere Fehler.
Hier finden Sie Ihre persönliche, kostenfreie Feedback-Checkliste für Ihre tägliche Arbeit:



Die 7 Schritte erfolgreicher Feedbackgespräche:

SCHRITT 1: DIE KONKRETISIERUNG

Um bei Ihrem Feedbacknehmer eine positive Reaktion auf den Feedback-Grund zu erreichen, ist es als erstes wichtig, das Sie für sich die konkreten Situation mit Fakten zusammen tragen. Allgemeingültige Aussagen zeigen in Feedbackgesprächen zumindest keinerlei positiven Wirkungen. Seien Sie dabei auch selbstkritisch und reflektieren Sie Ihre Objektivität auf diese Situation.

SCHRITT 2: DAS ZIEL BENENNEN

Machen Sie sich im Vorfeld (!) klar, welches Ziel Sie mit dem Feedbackgespräch erreichen wollen. Auch hier gilt allgemeingültige Aussagen, wie „ich will eine bessere Zusammenarbeit“, führen nicht zum Ziel.
Das Ziel muss konkret sein, ein Ergebnis zu einem bestimmten Zeitpunkt messbar sein und vor allem muss das Ziel realistisch sein. Realistisch sein, bedeutet a) dass das Ziel erreicht werden kann und b) das Ziel vom Feedbackgeber auch akzeptiert werden kann. Wenn z.B. Ihr Kollege / Ihr Mitarbeiter, einen englischen Brief mit Fehlern geschrieben hat, dann nützt es nichts, wenn Sie als Ziel in Ihrem Feedback einen fehlerfreien Brief fordern, wenn dem Feedbacknehmer die sprachlichen Qualifikationen dafür fehlen, wird er dieses Ziel nicht erreichen können.
Versetzen Sie sich auch in die Rolle Ihres Feedbackpartners, und überlegen sich dann geeignete Maßnahmen zur Zielerreichung.



SCHRITT 3: DER PASSENDE RAHMEN

Legen Sie Ihrem Vorschlag einen, für beide Seiten (!) passenden Termin fest. Das bedeutet z.B. nicht in der Mittagspause, wenn Sie wissen, dass Ihr Feedbacknehmer immer zum Mittagessen geht. Definieren Sie den, aus Ihrer Sicht, passenden Ort. Das kann je nach Situation der Besprechungsraum, aber auch außerhalb des Unternehmens sein. Auf keinen Fall ein spontanes Feedback vor Kollegen!

SCHRITT 4: DAS EINVERSTÄNDNIS

Mit ganz wenigen Ausnahmen, sollten Sie sich für jedes Feedbackgespräch das Einverständnis des Feedbacknehmers dafür einholen.
Warum das Einverständnis so wichtig ist?
Sie erhöhen dadurch die Bereitschaft zu einem offenen Gespräch. Sie bekommen einen persönlichen Zugang zu der Person und vermeiden, dass die Person durch eine gefühlte Bedrohungssituation in Abwehrhaltung/Aggressionsverhalten abrutscht.
Einverständnis erhöht die Wahrscheinlichkeit bei der Person die Sachebene und nicht die emotionale Ebene anzusprechen.
Ausnahmen bei denen Feedback auch ohne Einverständnis gegeben werden sollte: z.B. bei disziplinarischen Maßnahmen oder bei der Abwendung von Gefahrensituationen.


Bei Fragen helfe ich Ihnen gern weiter

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SCHRITT 5: DIE VERMITTLUNG

Die Vermittlung zu Beginn des Feedbackgesprächs stellt sicher, dass beide am Anfang des Gesprächs den selben Stand haben und den Anlass des Gesprächs kennen. Weiterhin sichert es die Wahrscheinlichkeit, dass beide auch den selben Schwerpunkt im Gespräch setzen. Dadurch, dass die Person weiß, was auf Sie im Gespräch zukommt, verringern Sie eine ablehnende Haltung. Sie bringen zum Ausdruck, was bei Ihnen die Situation ausgelösst hat und was Sie empfunden haben.

SCHRITT 6: DAS FEEDBACKGESPRÄCH

Nach erfolgreicher Vermittlung sollte der Redeanteil mehr beim Feedbacknehmer liegen. Durch Fragen und Fragetechniken animieren Sie Ihren Feedbackpartner eigene Ideen einzubringen und AHA-Momente zu erleben. Sie unterstützen durch gezielte Fragen den eigenen Nachdenkprozess der Person. Durch das Einbringen von eigenen Ideen der Person, zeigen Sie Wertschätzung und den entsprechenden Status an – eigene Ideen mag jeder besser.
Methoden und Werkzeuge für empathisches, aktives Zuhören und Fragentechniken sind sehr hilfreich für ein erfolgreiches Feedbackgespräch.
‘Immer daran denken – WER FRAGT, DER FÜHRT!


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SCHRITT 7: DIE KLÄRUNG

Viele Feedbackgespräche enden, ohne dass man sich nochmals auf das, was beide als besprochen auffassen, verständigt. Was nicht selten zur Konsequenz hat, dass jeder ein anderes Fazit aus dem Gespräch mit nimmt.
Deshalb sollte jedes Feedbackgespräch mit der gemeinsamen Klärung enden. Dazu gehört u.a., was das wesentliche des Gesprächs war, zusammen zu fassen. Weiterhin um einen Überblick über die getroffenen Ziele und Maßnahmen zu erhalten und um sicher zu sein, dass beide denselben Kenntnisstand und dasselbe Verständnis haben.
Ein sauberer Abschluss des Gesprächs hilft, die Gedanken abzuschließen und unseren Verstand für die nächsten Schritte frei zu machen.


Fazit für erfolgreiche Feedbackgespräche:

Gehen Sie mit Ihrer persönlichen Checkliste gut vorbereitet in Ihr nächstes Feedbackgespräch und die Wahrscheinlichkeit für Ihr erfolgreiches Feedback steigt deutlich. Machen Sie sich unsere Checkliste für Feedbackgespräche zu Ihrer persönlichen Checkliste – und Sie gehen durch Ihre gute Vorbereitung selbstbewusst in das nächste Gespräch. Vor allem sind Sie dann auch in der Lage, sich in die Position Ihres Gegenübers zu versetzen, ihm sachlich den Anlass und Ihre Beweggründe zu schildern und den Gegenüber aktiv in das Gespräch und die Lösungsfindung einzubinden.
Für Führungskräfte sollten Methoden und Werkzeuge für Feedbackgespräche Standard-Führungswerkzeuge sein, wohl wissend dass auch sie regelmäßig aufgefrischt werden sollen, in Führungskräfte-Trainings oder in Coachings. Damit werden nicht nur Ihre Mitarbeitergespräche besser!
Für alle anderen lohnt es sich auf jeden Fall, sich mit Thema Feedback geben (und nehmen) näher zu beschäftigen. Das nächste Gespräch mit Ihrem Kollegen oder Vorgesetzten wird es Ihnen danken.


Mehr Methoden und Werkzeuge für erfolgreiche Feedbackgespräche:

Der Feedbackrahmen für Feedbackgespräche: Hier.
Die richtige Vorbereitung für Feedbackgespräche: Hier.
Wie Sie/Ihre Mitarbeiter Feedback richtig (an)nehmen, inkl. online-Checkliste, finden Sie: Hier.


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Übung zum Thema erfolgreiche Feedbackgespräche



Am besten nehmen Sie sich KollegInnen und setzen anhand des nachfolgenden Fallbeispiels, den Fragebogen zur Vorbereitung erfolgreicher Feedbackgespräche (Download s.o.) ein.
Bereiten Sie Schritt für Schritt die einzelnen Phasen des Feedbackgesprächs mit Ihren Fragen vor. Gerne können Sie die Rollen zum Feedbackgespräch auch tauschen.
Idealerweise haben Sie noch mindestens einen, natürlich besser mehrer neutrale “Beobachter” für ein anschließendes Feedback. Frau Müllers Rolle im Feedbackgespräch bietet sich zunächst ohne eine Vorbereitung “Feedback richtig annehmen” an und in einer zweiten Runde mit der entsprechenden Vorbereitung (siehe: Hier)

Fall: Entwicklungsabteilung, Assistentin entspricht nicht den Anforderungen


Person 1: Rolle Vorgesetzter Herr Schubert
Lesen Sie bitte die Rollenspielanweisung und bereiten Sie sich auf Ihr Feedbackgespräch vor.
Sie sind Herr Schubert.
Frau Müller ist schon lange ihre Assistentin und sie schätzen sie als zuverlässig, verantwortungsbewusst und stets freundliche Mitarbeiterin.
Die Zusammenarbeit von Frau Müller und Ihnen hat immer gut funktioniert, sie hält Ihren Rücken frei und plant ihr Termine sorgfältig.

In den letzten Jahren sind die Anforderungen an ihre Assistenz fachlich immer mehr gestiegen. So benötigen Sie jemanden, der Ihnen Präsentationen vorbereitet und dabei auch die strategischen Hintergründe versteht. Mit solchen Aufgaben tut sich Frau Müller sehr schwer. Sie bemerken dann wie ihre Laune sinkt und oft dauern solche Aufgaben unverhältnismäßig lange und die Ergebnisse sind nicht zufriedenstellend. Leider können sie für die Erstellung von Präsentationen keine zweite Person einstellen. Frau Müller muss sich also mit den gängigen Office-Anwendungen vertraut machen.

Aber immer, wenn Sie versuchen, mit Frau Müller das Thema persönliche Weiterentwicklung zu besprechen, blockt sie ab und wird unruhig.
Für sie persönlich ist das eine Enttäuschung, denn sie wollen sie nicht verlieren. Aber mit dem aktuellen Leistungsstand von Frau Müller im neuem Aufgabengebiet können sie nicht zufrieden sein.
Um die Situation zu klären, haben sie Frau Müller jetzt zum Gespräch eingeladen. Sie wollen Ihr Feedback geben und ihre persönliche Weiterentwicklung klären und vor allem auch mit ihr Maßnahmen zur Verbesserung finden.

Person 2: Rolle Mitarbeitern Frau Müller
Lesen Sie bitte die Rollenspielanweisung und bereiten Sie sich darauf vor.
Sie sind Frau Müller und seit langer Zeit Assistentin von Herrn Schubert. Insbesondere die operativen Aufgaben wie Terminkoordination u.ä. fallen ihnen leicht.
In letzter Zeit fordert Herr Schubert aber immer wieder von Ihnen zusätzliche Dinge, wie das Erstellen oder Überarbeiten von Präsentationen. Sie wissen wie wichtig dies für Herrn Schubert ist, aber die Arbeit mit PowerPoint fällt ihnen extrem schwer und sie sitzen oft stundenlang an den Präsentationen ohne vorwärtszukommen. Irgendwie sehen ihre Foliensätze nicht professionell aus und sie haben keine Ahnung, ob sie die Dinge nicht viel zu kompliziert umsetzen. Bestimmt kann es auch einfacher gehen, aber auch die Microsoft-Hilfe hilft ihnen nicht weiter.

Leider getrauen sie sich aber auch nicht, ihren Chef zu enttäuschen oder Forderungen zu stellen. Schließlich braucht er Sie. Aber Sie bemerken auch, dass sie nicht mehr gern auf Arbeit gehen, schlecht schlafen und ihnen alles immer schwieriger von der Hand geht.
Als Herr Schubert sie zum Gespräch einlädt, sind Sie fast schon erleichtert. Sie wissen aber nicht, wie sie ihr Unvermögen ansprechen sollen. Daher hören Sie erstmal zu.

Denken Sie daran:
“Das Lernen allein genügt nicht, sondern man muss auch die Gewöhnung hinzunehmen und dann die Übung
Epiktet (55 – 135 n. Chr.)
Diese Rollenübung eignet sich auch hervorragend im Kreis einer kollegialen Fallberatung.


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Jürgen Renz
Tags: Coaching

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