Feedbackgespräche führen: Mit nur 5 Punkten zum erfolgreichen Feedbackgespräch

Hier folgen nun die entscheidenden Punkte, die Sie bei der Vorbereitung und Durchführung beachten müssen, damit Sie in Zukunft besser(e) Feedbackgespräche führen.
Besonderes Augenmerk liegt auf der Vorbereitung Ihres Feedbackgesprächs. Die Vorbereitung entscheidet schon über den Erfolg oder auch den Misserfolg Ihres nächsten Feedbackgesprächs!

Zunächst noch ein kurzer Blick in unsere Wahrnehmung aus unserem Praxisalltag mit dem Umgang von Feedback bei Führungskräften.
Vermeintliches Feedback findet sehr häufig im Rahmen des klassischen Jahresgespräches statt. Wenn Führungskräfte Feedbackgespräche führen gerne die Beurteilung der erbrachten Leistung auch noch mit Kritik vermischt – mit konstruktivem Feedback hat das auf jeden Fall nichts zu tun!!
Und im Ergebnis wird der Mitarbeiter weder motiviert und findet Wertschätzung, noch wird sein persönlicher Lernprozess gefördert. Geschweige denn findet eine Identifikation mit dem Unternehmen (In diesem Fall gilt Führungskraft=Unternehmen) oder seiner Aufgabe statt.

Aus der Praxis:
Häufige Situationen, die uns in unserem Praxisalltag begegnen, sind vermeintlich gut gemeinte Feedbackgespräche, die in Widerstand und Demotivation des Feedbacknehmers enden.
Wenn Sie sich an Ihr letztes Feedbackgespräch erinnern, war es wertschätzend, zielführend und das Ergebnis war ein klares, gemeinsames Verständnis?
Oder, war es doch eher, dass man über Probleme geredet hat und das Ergebnis nicht zufrieden stellend war?
Die Ursache dafür liegt in fast allen Fällen in der mangelnden Vorbereitung auf das Feedbackgespräch!

Mit der Definition von Feedback: „die Rückübermittlung von Informationen an eine Person, wie die konkrete Verhaltensweise wahrgenommen und erlebt wurde“ ist klar, dass weder ein Vorwurf, eine Verallgemeinerung, eine Interpretation noch Behauptungen in einem Feedbackgespräch etwas zu suchen haben!
Feedback sollte regelmäßig, anlassbezogen und zeitnah gegeben werden, unter Berücksichtigung und Einsatz des Feedbackrahmens (mit den Modellen: Johari-Fenster, EAR, 4 Ohren Modell, Empathisches Zuhören).

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung mit persönlicher online-Checklliste für bessere Feedbackgespräche, finden Sie: Hier.

Feedbackgespräche führen, Punkt 1: Die Vorbereitung

Schritt 1:  Das konkrete Thema benennen
Die Benennung von konkreten Situationen nützt dem Feedbacknehmer, im Gegensatz zu allgemeingültige Aussagen, wie z.B. „Du bist nie pünktlich“ besser “Ich möchte gerne mit Dir über Arbeitszeiten sprechen,. Passt es bei Dir morgen 14 Uhr?”

Fragen, die Fakten liefern, um das Thema konkret benennen zu können:
E-Event: Wann? (Zeitpunkt)
Wer? (Beteiligte)
A-Aktion: Was ist mir aufgefallen?
Was habe ich wahrgenommen?
R-Result:  Wie hat es auf mich gewirkt?
Was hat es bei mir ausgelöst?

Setzen Sie sich kritisch und objektiv mit den eigenen Emotionen gegenüber dem Feedbacknehmer/dem Thema auseinander. (Schlüpfen Sie auch in die Rolle des Kollegen, des Feedbacknehmers etc.)

Schritt 2: Legen Sie Ihre Ziele/Wünsche für Ihr Feedbackgespräch fest
Definieren Sie Ihre Zielvorstellungen, in der Vorbereitung, für das Feedbackgespräch mit Hilfe der SMART-Formel:

S-Spezifisch: Ganz konkrete Benennung des Ziels
M-Messbar: Die Zielvorgabe muss überprüfbar/messbar sein
A-Akzeptabel: Das Ziel muss für die Beteiligten akzeptabel sein
R-Realistisch: Nur realistische Ziele können akzeptiert werden und motivieren
T-Terminiert: Legen Sie den Zeitpunkt fest, bis wann das Ziel erreicht werden soll

Leiten Sie aus den Zielen ggf. noch Maßnahmen zur Zielerreichung ab.

Schritt 3: Legen Sie den passenden Rahmen fest
Ort und Zeitpunkt sollten dem Anlass entsprechend sein. Keine Gespräche zwischen Tür und Angel, auf dem Flur o.ä.!

Schritt 4:  Der Wichtige Schritt!!  Und dennoch der am häufigsten vergessene Schritt.
Holen Sie sich das Einverständnis für das Feedbackgespräch ein!

Warum Einverständnis?

  • Sie erhöhen die Bereitschaft zum Feedbackgespräch
  • Sie verschaffen sich einen persönlichen Zugang zu der Person und vermeiden so die Auswirkungen einer Bedrohungssituation für den Feedbacknehmer
  • Sie senken die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gegenüber mit einer Reaktion des limbischen Systems (Angst, Wut, Trotz…) reagiert, deutlich und erhöhen die Aktivitäten des präfrontalen Cortex (Entscheidend für rationale Entscheidungen)
  • Der Mensch fühlt sich sicher, bestätig und respektiert.

Es gibt nur sehr wenige Situationen, bei denen ein Feedback, auch ohne ein Einverständnis, angebracht ist (z.B, Gefahrensituationen; disziplinarisch notwendiges Feedback. auch wenn sich der Feedbacknehmer verweigert, dann aber auch im Sinne einer Anweisung)

Beispiele, wie ich mir das Einverständnis einholen kann:

  • „Ich möchte gerne eine offene Diskussion darüber führen, kann ich noch tiefer gehen?“
  • „Wollen wir ein paar Minuten damit verbringen, Ideen zu diesem Thema zu sammeln?“
  • „Ich würde gerne mehr über deine Sichtweise dazu erfahren. Ist es in Ordnung, wenn wir darüber reden?“

Feedbackgespräche führen, Punkt 2: Die Vermittlung

Warum Vermittlung?
Um Feedbackgeber und Feedbacknehmer auf denselben Stand zu bringen
✔ Damit beide denselben Schwerpunkt im Gespräch setzen
Um die Wahrscheinlichkeit einer ablehnenden Haltung zu verringern, indem der Gegenüber die Absicht und das Warum erfährt

Eckpunkte der Vermittlung?
✔ Timing, Dauer des Gesprächs
✔ Worauf sich beide konzentrieren möchten
✔ Vermittlung durch Ich-Botschaften (Mein Wahrnehmung ist, Ich emfinde…)
✔ Welche Absicht hat das Gespräch
✔ Warum ist es für den Feedbacknehmer wichtig ist, dieses Gespräch zu führen
✔ Konkreter Anlass, Beispiel mit Angabe von Zeit und Ort

In der Vermittlung teilt der Feedbackgeber seine Wahrnehmung mit, anhand des konkreten Anlass/Beispiels mit Angabe von Zeit und Ort. Gleichzeitig gibt er an welche Wirkung das Verhalten auf ihn hatte und was es bei ihm ausgelöst hat.

Punkt 3: Die Gesprächsführung durch Fragen

Warum Fragen stellen?
✔ Wer fragt, der führt!
✔ Fragen beziehen Personen mit ein und aktivieren den Teil des Gehirnes, der für rationale Entscheidungen verantwortlich ist
✔ ✔ 
✔ Fragen unterstützen die eigene Ideenfindung und „Aha-Momente“ des Gesprächspartners
✔ Menschen mögen eigene Ideen mehr, als Ideen von anderen zu übernehmen

Wichtig, richtig fragen:
✔ Kurze Fragen, mit eindeutigem Inhalt, weitschweifige Fragen bringen unbefriedigende Antworten
✔ Keine Doppel- und/der Mehrfachfragen stellen!
✔ Sich nicht für eine Frage entschuldigen
✔ Genug Zeit für die Antwort geben. Gute Fragen schaffen eher gute Antworten, und die benötigen manchmal Zeit
✔ Niemals die Antwort selbst geben, vorgeben
✔  Persönlichen Kontakt (Augenkontakt) halten

Fragetechniken:
✔ Offene Fragen, damit binden Sie Ihren Gesprächspartner aktiv ein

✔ Konkretisierungsfragen, z.B. „Was meinen Sie genau damit?…“
✔ Zirkuläre Fragen, dem Gesprächspartner die Möglichkeit, in der Person einer neutralen dritten Person zu antworten, z.B. Was
glauben Sie, würde Frau XY zu dieser Lösung sagen?….“
✔ Hypothetische Fragen, ermöglichen dem Gesprächspartner Gedankengänge und deren Resultate für ihn auszuprobieren, z.B.
„Angenommen, wir finden hierfür ein Möglichkeit, werden Sie dann das Projekt unterstützen?…“

Punkt 4: Wertschätzung durch empathisches Zuhören

Warum?
✔ Durch aktives und aufmerksamen Zuhören signalisiere ich wahres Interesse und Verständnis

✔ Ich bin in der Lage mich zu vergewissern, ob meine Botschaften/Fragen auch richtig angekommen sind
✔ Ehrliches Interesse an meinem Gegenüber eröffnet die Möglichkeit auch Dinge zu erfahren, die aus eigener Initiative des
Feedbacknehmers nicht ausgesprochen würden.
✔ Ich habe dadurch eine Wahrnehmung für den ganzen Menschen

Empathisches Zuhören ermöglicht eine Win-Win Situation für beide Seiten zu schaffen!

Punkt 5: Die Klärung

Warum?
✔ Damit ein gemeinsames Verständnis für Ziele festgelegt werden

✔ Um konkrete Maßnahmen gemeinsam zu definieren
 Die Nachhaltigkeit zu sichern (Termine, Entwicklungsschritte, Messpunkte etc..)
✔ Um das Wesentliche aus dem Gespräch nochmals zu unterstreichen und meinem Gegenüber Verständnis auszudrücken
✔ Um Gedanken abzuschließen und den Verstand für die nächsten Schritte frei zu machen

Fazit Feedbackgespräche führen:

Wertschätzende und konstruktive Feedbackgespräche beginnen schon mit der richtigen Vorbereitung! Wer die 5 Punkte in seinem nächsten Feedbackgespräch umsetzt, schafft die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Feedbackgespräch. Damit bringt das  Feedbackgespräch den gewünschten. konstruktiven und motivierenden Erfolg, und trägt zu einer guten Feedbackkultur im ganzen Unternehmen bei.
Eine gelebte Feedbackkultur wird für jedes Unternehmen überlebensnotwendig, um auch in 10-15 Jahren noch existent zu sein und vor allem auch um qualifiziertes Personal der nachwachsenden Generationen im Recruiting zu erreichen!
Feebackgespräche führen beginnt mit der richtigen Vorbereitung und festen Regeln für die Durchführung des Gesprächs. Nur so können und werden Feedbackgespräche erfolgreich, wertschätzend, motivierend und die Ergebnisse nachhaltig sein.
Für Führungskräfte sind Feedbackgespräche ein zentrales Führungselement.

NEU: Eine Schritt-für-Schritt Anleitung mit persönlicher online-Checkliste für bessere Feedbackgespräche, finden Sie: Hier

Individuelle Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Führungskompetenzen stärken können: 
 Wie Sie genau das passende Führungskräfte Training finden, erfahren Sie: Hier.
 Hier finden Sie eine praxiserprobte Maßnahme um erfolgreich Feedback zu geben und zu nehmen.

Wichtige Werkzeuge und Methoden für erfolgreiche Feedbackgespräche:

 Die 4 Modelle des Feedbackrahmen für Feedbackgespräche, finden Sie: hier.
Grundlagen für eine gute Feedbackkultur in Unternehmen, finden Sie hier.
 Eine Checkliste, um Feedback richtig anzunehmen, finden Sie hier.
 Merkmale für “aktives Zuhören” zum besseren Führen, finden Sie: hier.

Wenn Sie herausfinden möchten, wie auch Sie eine konstruktive und wertschätzende Feedbackkultur und Feedback Trainings praxisnah und nachhaltig einführen können, dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an: oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

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Übung zum Thema erfolgreiche Feedbackgespräche

Am besten nehmen Sie sich KollegInnen und setzen anhand des nachfolgenden Fallbeispiels, den Fragebogen zur Vorbereitung erfolgreicher Feedbackgespräche ein.
Bereiten Sie Schritt für Schritt die einzelnen Phasen des Feedbackgesprächs mit Ihren Fragen vor. Gerne können Sie die Rollen zum Feedbackgespräch auch tauschen.
Idealerweise haben Sie noch mindestens einen, natürlich besser mehrer neutrale “Beobachter” für ein anschließendes Feedback. Herr Gerbers Rolle im Feedbackgespräch bietet sich zunächst ohne eine Vorbereitung “Feedback richtig annehmen” an und in einer zweiten Runde mit der entsprechenden Vorbereitung (siehe: Hier)

Fall: Herr Gerbers Leistung im Projekt lässt nach 
Person 1: Rolle Vorgesetzter Herr Faust

Lesen Sie bitte die Rollenspielanweisung und bereiten Sie sich auf Ihr Feedbackgespräch vor.
Sie sind Herr Faust und Vorgesetzter von Herrn Gerber. Vor ein paar Monaten wurden sie gebeten, einen Mitarbeiter aus ihrer Abteilung in ein abteilungsübergreifendes Projekt zu delegieren. Sie haben sich für Herrn Gerber entschieden und ihn gebeten das Projekt zu unterstützen, da ihnen das Projekt sehr wichtig ist und sie Herrn Gerber genau für den richtigen halten. Herr Gerber war darüber sehr erfreut und ging sehr engagiert ans Werk. Jetzt läuft das Projekt seit mehreren Monaten.

In den letzten drei Wochen haben Sie immer öfter gehört, dass Herr Gerber seine Arbeit im Projekt nicht mehr ernst nimmt. Er kommt zu vielen Meetings zu spät oder muss plötzlich früher gehen. Manchmal verlässt er mehrmals das Meeting, um Telefonanrufe zu tätigen. Herr Gerber vermeidet es, Aufgaben zu übernehmendie Teil des Projekts sind. Wenn er tatsächlich eine Aufgabe übernimmt, sind die Ergebnisse durchschnittlich – bestenfalls. Oft hält Herr Gerber die von ihm gemachten Zusagen (inhaltlich und terminlich) nicht ein und gefährdet damit den Erfolg des gesamten Projektes. Nachdem Sie all dies gehört haben, beobachten Sie Herrn Gerber sehr genau und stellen das beschriebene Verhalten ebenfalls fest. Dies überrascht sie, denn so kennen sie Herrn Gerber gar nicht. Im Gegenteil: Sie sehen Herrn Gerber als zuverlässigen Mitarbeiter und Sie schätzen sein Fachwissen und seine Zuverlässigkeit sehr. Um die Situation zu klären, haben Sie Herrn Gerber zum Gespräch gebeten. Ziel ist es, ihm ein Feedback zur aktuellen Situation zu geben und nächste Schritte zur Überwindung der Situation zu vereinbaren. Sie möchten auch die gute persönliche und berufliche Beziehung aufrechterhalten.

Person 2: Rolle Mitarbeiter Herr Gerber (Kollegenprobleme)

Lesen Sie bitte die Rollenspielanweisung und bereiten Sie sich darauf vor. 
Sie sind Herr Gerber und sind seit 8 Jahren sind sie im Unternehmen. Die Arbeit macht Ihnen viel Spaß, es kommen immer wieder neue Themen und darin liegt auch Ihre Leidenschaft. Sie wollen vorankommen.  Vor einigen Monaten hat sie ihr Chef Herr Faust zu einem spannenden Projekt in Zusammenarbeit mit den Nachbarabteilungen eingeladen. Sie haben sich darüber sehr gefreut und die Chance gesehen, sich im Unternehmen zu profilieren, da Sie nach 8 Jahren gerne den nächsten Schritt in Ihrer Karriere machen würden.  

Die Projektleitung ist in Ordnung und das Projekt lief gut an. Dann ist allerdings vor ein paar Wochen Herr Müller dazugestossen. Es gibt wenige Leute, die Sie nicht leiden können, aber Herr Müller gehört dazu. Er ist in ihren Augen einer, der sich immer vordrängelt und die Arbeit anderer als seine ausgibt. Außerdem halten Sie ihn für intrigant und unehrlich. Hinzu kommt ein unangenehmes Ereignis mit Herrn Müller vor mehreren Jahren. Damals hatte dieser ihnen eine Maschine mit Defekt übergeben und Sie nicht darüber informiert. Dadurch kam es zu einem Unfall. Bis heute können Sie Herrn Müller dies nicht verzeihen. Jetzt sollen Sie mit Herrn Müller zusammenarbeiten. Das ist ihnen nicht möglich. Zwar wissen Sie, dass es unprofessionell und nicht richtig ist, aber Sie können nicht über ihren Schatten springen.

Ihr Chef hat Sie zu einem Gespräch eingeladen, um mit Ihnen über das Projekt zu sprechen und Sie wussten sofort um was es gehen wird. Sie haben sich aber fest vorgenommen, nichts zu sagen und die alte Geschichte nicht zu erzählen.

Denken Sie daran: 
“Das Lernen allein genügt nicht, sondern man muss auch die Gewöhnung hinzunehmen und dann die Übung”
      Epiktet (55 – 135 n. Chr.)
Diese Rollenübung eignet sich auch hervorragend im Kreis einer kollegialen Fallberatung.