Feedbackgespräche führen: Mit nur 5 Punkten zum erfolgreichen Feedbackgespräch

von Jürgen Renz

Hier folgen nun die entscheidenden Punkte, die Sie bei der Vorbereitung und Durchführung beachten müssen, damit Sie in Zukunft besser(e) Feedbackgespräche führen.
Besonderes Augenmerk liegt auf der Vorbereitung Ihres Feedbackgesprächs. Die Vorbereitung entscheidet schon über den Erfolg oder auch den Misserfolg Ihres nächsten Feedbackgesprächs!

Zunächst noch ein kurzer Blick in unsere Wahrnehmung aus unserem Praxisalltag mit dem Umgang von Feedback bei Führungskräften:
Vermeintliches Feedback findet sehr häufig im Rahmen des klassischen Jahresgespräches statt. Häufig wird dann im Mitarbeitergespräch die Beurteilung der erbrachten Leistungen auch noch mit Kritik vermischt – mit konstruktivem Feedback hat das auf jeden Fall nichts zu tun!!
Und im Ergebnis wird der Mitarbeiter weder motiviert noch findet er Wertschätzung durch seinen Vorgesetzten. In so einem vermeintlichen Feedbackgespräch wird weder die persönliche Weiterentwicklung noch wird sein persönlicher Lernprozess gefördert.
Geschweige denn findet eine Identifikation mit dem Unternehmen (In diesem Fall gilt Führungskraft=Unternehmen) oder seiner Aufgabe statt.

Feedbackgespräche und die Realität im Praxisalltag

Häufige Situationen, die uns in unserem Praxisalltag begegnen, sind vermeintlich gut gemeinte Feedbackgespräche, die in Widerstand und Demotivation des Feedbacknehmers enden.

Wenn Sie sich an Ihr letztes Feedbackgespräch erinnern, war es wertschätzend, zielführend und das Ergebnis war ein klares, gemeinsames Verständnis?
Oder, war es doch eher, dass man über Probleme geredet hat und das Ergebnis nicht zufrieden stellend war?
Die Ursache dafür liegt in fast allen Fällen in der mangelnden Vorbereitung auf das Feedbackgespräch!

Mit der Definition von Feedback:

„Die Rückübermittlung von Informationen an eine Person, wie die konkrete Verhaltensweise wahrgenommen und erlebt wurde“

ist klar, dass weder ein Vorwurf, eine Verallgemeinerung, eine Interpretation noch Behauptungen in einem Feedbackgespräch etwas zu suchen haben!
Feedback sollte regelmäßig, anlassbezogen und zeitnah gegeben werden, unter Berücksichtigung und Einsatz des Feedbackrahmens (mit den Modellen: Johari-Fenster, EAR, 4 Ohren Modell, Empathisches Zuhören).

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Feedbackgespräche führen, Punkt 1: Die Vorbereitung

  • Schritt 1: Das konkrete Thema benennen
  • Schritt 2: Ziele/Wünsche für das Feedbackgespräch festlegen
  • Schritt 3: Passenden Ort und passende Zeit festlegen
  • Schritt 4: Holen Sie sich das Einverständnis zu Ihrem Feedback ein

Schritt 1: Das konkrete Thema benennen

Die Benennung von konkreten Situationen nützt dem Feedbacknehmer, im Gegensatz zu allgemeingültige Aussagen, wie z.B. „Du bist nie pünktlich“ besser “Ich möchte gerne mit Dir über Arbeitszeiten sprechen,. Passt es bei Dir morgen 14 Uhr?”

Fragen, die Fakten liefern, um das Thema konkret benennen zu können:

  • E-Event: Wann? (Zeitpunkt)
    Wer? (Beteiligte)
  • A-Aktion: Was ist mir aufgefallen?
    Was habe ich wahrgenommen?
  • R-Result: Wie hat es auf mich gewirkt?
    Was hat es bei mir ausgelöst?

Setzen Sie sich kritisch und objektiv mit den eigenen Emotionen gegenüber dem Feedbacknehmer/dem Thema auseinander. (Schlüpfen Sie auch in die Rolle des Kollegen, des Feedbacknehmers etc.)

Schritt 2: Legen Sie Ihre Ziele/Wünsche für Ihr Feedbackgespräch fest

Definieren Sie Ihre Zielvorstellungen, in der Vorbereitung, für das Feedbackgespräch mit Hilfe der SMART-Formel:

  • S-Spezifisch: Ganz konkrete Benennung des Ziels
  • M-Messbar: Die Zielvorgabe muss überprüfbar/messbar sein
  • A-Akzeptabel: Das Ziel muss für die Beteiligten akzeptabel sein
  • R-Realistisch: Nur realistische Ziele können akzeptiert werden und motivieren
  • T-Terminiert: Legen Sie den Zeitpunkt fest, bis wann das Ziel erreicht werden soll

Leiten Sie aus den Zielen ggf. noch Maßnahmen zur Zielerreichung ab.


Bei Fragen helfe ich Ihnen gern weiter

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Schritt 3: Legen Sie den passenden Rahmen fest

Ort und Zeitpunkt sollten dem Anlass entsprechend sein. Keine Gespräche zwischen Tür und Angel, auf dem Flur oder in Anwesenheit anderer Kollegen o.ä.!

Schritt 4: Der Wichtige Schritt!! Und dennoch der am häufigsten vergessene Schritt

Holen Sie sich das Einverständnis für das Feedbackgespräch ein!
Warum sollte ich als Feedbackgeber Einverständnis zum Feedback einholen?

  • Sie erhöhen die Bereitschaft zum Feedbackgespräch
  • Sie verschaffen sich einen persönlichen Zugang zu der Person und vermeiden so die Auswirkungen einer Bedrohungssituation für den Feedbacknehmer
  • Sie senken die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gegenüber mit einer Reaktion des limbischen Systems (Angst, Wut, Trotz…) reagiert, deutlich und erhöhen die Aktivitäten des präfrontalen Cortex (Entscheidend für rationale Entscheidungen)
  • Der Mensch fühlt sich sicher, bestätig und respektiert.

Es gibt nur sehr wenige Situationen, bei denen ein Feedback, auch ohne ein Einverständnis, angebracht ist.
(z.B, Gefahrensituationen; disziplinarisch notwendiges Feedback. Auch wenn sich der Feedbacknehmer verweigert, dann aber auch im Sinne einer Anweisung)

Beispiele, wie ich mir das Einverständnis einholen kann:
„Ich möchte gerne eine offene Diskussion darüber führen, kann ich noch tiefer gehen?“
„Wollen wir ein paar Minuten damit verbringen, Ideen zu diesem Thema zu sammeln?“
„Ich würde gerne mehr über deine Sichtweise dazu erfahren. Ist es in Ordnung, wenn wir darüber reden?“



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Feedbackgespräche führen, Punkt 2: Die Vermittlung

Warum ist die Vermittlung die Basis erfolgreicher Feedbackgespräche?

  • Um Feedbackgeber und Feedbacknehmer auf denselben Stand zu bringen
  • Damit beide denselben Schwerpunkt im Gespräch setzen
  • Um die Wahrscheinlichkeit einer ablehnenden Haltung zu verringern, indem der Gegenüber die Absicht und das Warum erfährt
    Eckpunkte der Vermittlung?
  • Timing, Dauer des Gesprächs
  • Worauf sich beide konzentrieren möchten
  • Vermittlung durch Ich-Botschaften (Mein Wahrnehmung ist, Ich emfinde…)
  • Welche Absicht hat das Gespräch
  • Warum ist es für den Feedbacknehmer wichtig ist, dieses Gespräch zu führen
  • Konkreter Anlass, Beispiel mit Angabe von Zeit und Ort

In der Vermittlung teilt der Feedbackgeber seine Wahrnehmung mit, anhand des konkreten Anlass/Beispiels mit Angabe von Zeit und Ort.
Gleichzeitig gibt er an welche Wirkung das Verhalten auf ihn hatte und was es bei ihm ausgelöst hat.



Punkt 3: Die Gesprächsführung durch Fragen

Warum soll ich, als Feedbackgeber, Fragen stellen?

  • Wer fragt, der führt!
  • Fragen beziehen Personen mit ein und aktivieren den Teil des Gehirnes, der für rationale Entscheidungen verantwortlich ist
  • Fragen unterstützen die eigene Ideenfindung und „Aha-Momente“ des Gesprächspartners
  • Menschen mögen eigene Ideen mehr, als Ideen von anderen zu übernehmen

Wichtig, richtig fragen:

  • Kurze Fragen, mit eindeutigem Inhalt, weitschweifige Fragen bringen unbefriedigende Antworten
  • Keine Doppel- und/der Mehrfachfragen stellen
  • Sich nicht für eine Frage entschuldigen
  • Genug Zeit für die Antwort geben. Gute Fragen schaffen eher gute Antworten, und die benötigen manchmal Zeit
  • Niemals die Antwort selbst geben, vorgeben
  • Persönlichen Kontakt (Augenkontakt) halten

Fragetechniken:

  • Offene Fragen, damit binden Sie Ihren Gesprächspartner aktiv ein
  • Konkretisierungsfragen, z.B. „Was meinen Sie genau damit?…“
  • Zirkuläre Fragen, dem Gesprächspartner die Möglichkeit, in der Person einer neutralen dritten Person zu antworten, z.B. Was
    glauben Sie, würde Frau XY zu dieser Lösung sagen?….“
  • Hypothetische Fragen, ermöglichen dem Gesprächspartner Gedankengänge und deren Resultate für ihn auszuprobieren, z.B.
    „Angenommen, wir finden hierfür ein Möglichkeit, werden Sie dann das Projekt unterstützen?…“



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Punkt 4: Wertschätzung durch empathisches Zuhören im Feedbackgespräch

Warum mehr Zuhören, als Reden in einem Feedbackgespräch zielführend ist?

  • Durch aktives und aufmerksamen Zuhören signalisiere ich wahres Interesse und Verständnis
  • Ich bin in der Lage mich zu vergewissern, ob meine Botschaften/Fragen auch richtig angekommen sind
  • Ehrliches Interesse an meinem Gegenüber eröffnet die Möglichkeit auch Dinge zu erfahren, die aus eigener Initiative des
    Feedbacknehmers nicht ausgesprochen würden.
  • Ich habe dadurch eine Wahrnehmung für den ganzen Menschen

Empathisches Zuhören ermöglicht eine Win-Win Situation für beide Seiten zu schaffen!

Punkt 5: Die Klärung

Warum ist die Klärung am Ende des Feedbackgesprächs für beide, Mitarbeiter und Vorgesetzten, so wichtig??

  • Damit ein gemeinsames Verständnis für Ziele festgelegt werden
  • Um konkrete Maßnahmen gemeinsam zu definieren
  • Die Nachhaltigkeit zu sichern (Termine, Entwicklungsschritte, Messpunkte etc..)
  • Um das Wesentliche aus dem Gespräch nochmals zu unterstreichen und meinem Gegenüber Verständnis auszudrücken
  • Um Gedanken abzuschließen und den Verstand für die nächsten Schritte frei zu machen


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Fazit Feedbackgespräche führen:

Wertschätzende und konstruktive Feedbackgespräche beginnen schon mit der richtigen Vorbereitung! Wer die 5 Punkte in seinem nächsten Feedbackgespräch umsetzt, schafft die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Feedbackgespräch. Damit bringt das Feedbackgespräch den gewünschten. konstruktiven und motivierenden Erfolg, und trägt zu einer guten Feedbackkultur im ganzen Unternehmen bei.
Eine gelebte Feedbackkultur wird für jedes Unternehmen überlebensnotwendig, um auch in 10-15 Jahren noch existent zu sein und vor allem auch um qualifiziertes Personal der nachwachsenden Generationen im Recruiting zu erreichen!
Feebackgespräche führen beginnt mit der richtigen Vorbereitung und festen Regeln für die Durchführung des Gesprächs.
Nur so können und werden Feedbackgespräche erfolgreich, wertschätzend, motivierend und die Ergebnisse nachhaltig sein.
Für Führungskräfte sind Feedbackgespräche ein zentrales Führungselement.

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