Erfolgreiche Feedbackgespräche vorbereiten. Warum schon die Vorbereitung über Erfolg oder Misserfolg entscheidet!

Häufige Situationen, die uns in unserem Praxisalltag begegnen, sind vermeintlich gut gemeinte Feedbackgespräche, die in Widerstand und Demotivation des Feedbacknehmers enden.
Wenn Sie sich an Ihr letztes Feedbackgespräch erinnern, war es wertschätzend, zielführend und das Ergebnis war ein klares, gemeinsames Verständnis.
Oder, war es doch eher, dass man über Probleme geredet hat und das Ergebnis nicht zufrieden stellend war? 
Die Ursache dafür liegt in fast allen Fällen in der mangelnden Vorbereitung auf das Feedbackgespräch!
Feedbackgespräche erfolgreich führen, heißt erst einmal Feedbackgespräche vorbereiten!

Hier nun 4 wichtige Schritte, ohne die Ihr nächstes Feedbackgespräch mit größter Wahrscheinlichkeit scheitern wird. Auch wenn 50% der Feedbackgeber (meist Führungskräfte) glauben, dass sie gute Feedbackgespräche führen.

4 Schritte, wie Sie Ihre erfolgreichen Feedbackgespräche vorbereiten:

Schritt 1:  Das konkrete Thema benennen 

Die Benennung von konkreten Situationen nützt dem Feedbacknehmer, im Gegensatz zu allgemeingültige Aussagen, wie z.B. „Du bist nie pünktlich“ besser “Ich möchte gerne mit Dir über Arbeitszeiten sprechen,. Passt es bei Dir morgen 14 Uhr?”

Fragen, die Fakten liefern, um das Thema konkret benennen zu können:
E-Event: Wann? (Zeitpunkt)
Wer? (Beteiligte)

A-Aktion: Was ist mir aufgefallen?
Was habe ich wahrgenommen?

R-Result:  Wie hat es auf mich gewirkt?
Was hat es bei mir ausgelöst?

Setzen Sie sich kritisch und objektiv mit den eigenen Emotionen gegenüber dem Feedbacknehmer/dem Thema auseinander. (Schlüpfen Sie auch in die Rolle des Kollegen, des Feedbacknehmers etc.)

Schritt 2: Legen Sie Ihre Ziele/Wünsche für das Feedbackgespräch fest 

Definieren Sie Ihre Zielvorstellungen, in der Vorbereitung, für das Feedbackgespräch mit Hilfe der SMART-Formel:

S-Spezifisch: Ganz konkrete Benennung des Ziels
M-Messbar: Die Zielvorgabe muss überprüfbar/messbar sein
A-Akzeptabel: Das Ziel muss für die Beteiligten akzeptabel sein
R-Realistisch: Nur realistische Ziele können akzeptiert werden und motivieren
T-Terminiert: Legen Sie den Zeitpunkt fest, bis wann das Ziel erreicht werden soll

Leiten Sie aus den Zielen ggf. noch Maßnahmen zur Zielerreichung ab.

Schritt 3: Legen Sie den passenden Rahmen fest 

Ort und Zeitpunkt sollten dem Anlass entsprechend sein. Keine Gespräche zwischen Tür und Angel, auf dem Flur o.ä.!

Schritt 4:  Erfolgreiche Feedbackgespräche vorbereiten – Der Wichtige Schritt!!
Und dennoch der am häufigsten vergessene Schritt
 


Holen Sie sich das Einverständnis für das Feedbackgespräch ein!

  • Warum Einverständnis?
  • Sie erhöhen die Bereitschaft zum Feedbackgespräch
  • Sie verschaffen sich einen persönlichen Zugang zu der Person und vermeiden so die Auswirkungen einer Bedrohungssituation für den Feedbacknehmer
  • Sie senken die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gegenüber mit einer Reaktion des limbischen Systems (Angst, Wut, Trotz…) reagiert, deutlich und erhöhen die Aktivitäten des präfrontalen Cortex (Entscheidend für rationale Entscheidungen)
  • Der Mensch fühlt sich sicher, bestätig und respektiert.

Es gibt nur sehr wenige Situationen, bei denen ein Feedback, auch ohne ein Einverständnis, angebracht ist (z.B, Gefahrensituationen; disziplinarisch notwendiges Feedback. auch wenn sich der Feedbacknehmer verweigert, dann aber auch im Sinne einer Anweisung)

Beispiele, wie ich mir das Einverständnis einholen kann:

  • „Ich möchte gerne eine offene Diskussion darüber führen, kann ich noch tiefer gehen?“
  • „Wollen wir ein paar Minuten damit verbringen, Ideen zu diesem Thema zu sammeln?“
  • „Ich würde gerne mehr über deine Sichtweise dazu erfahren. Ist es in Ordnung, wenn wir darüber reden?“

Fazit erfolgreiche Feedbackgespräche vorbereiten:

Wertschätzende und konstruktive Feedbackgespräche führen beginnt schon mit der richtigen Vorbereitung. Wer die 4 Schritte zur Vorbereitung des nächsten Feedbackgesprächs umsetzt, schafft die besten Voraussetzungen, damit das Feedbackgespräch den gewünschten, motivierenden Erfolg bringt und trägt zu einer guten Feedbackkultur im ganzen Unternehmen bei. (Siehe auch Leitfaden für Feedbackgespräche)

Nachdem wir uns bereits über die Bedeutung einer gelebten Feedbackkultur, für die Existenz von Unternehmen ausgetauscht haben, in diesem Blog die wichtigen Schritte der Vorbereitung für ein Feedbackgespräch kennengelernt haben, erfahren Sie im diesem Blog:

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✔ Wie Sie genau das passende Führungskräfte Training finden, erfahren Sie: Hier.
✔  Hier finden Sie eine praxiserprobte Maßnahme um erfolgreich Feedback zu geben und zu nehmen.

Wichtige Werkzeuge und Methoden für erfolgreiche Feedbackgespräche:

✔ Die 4 Modelle des Feedbackrahmen für Feedbackgespräche, finden Sie: hier.
✔ Grundlagen für eine gute Feedbackkultur in Unternehmen, finden Sie hier.
✔ Eine Checkliste, um Feedback richtig anzunehmen, finden Sie hier.
✔ Merkmale für “aktives Zuhören” zum besseren Führen, finden Sie: hier.

Feedbackgespräche führen ist ein zentrales Instrument in der Führungskräfteentwicklung.

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