Das 1×1 der Feedbackregeln – für Ihren erfolgreichen Führungsalltag   

Feedbackgespräche, was wurde nicht schon alles darüber geschrieben und gesprochen? Jede Führungskraft ist schon unzählige Male mit diesem Thema konfrontiert worden.
Wenn Sie ehrlich sind, würden Sie nochmal ein Seminar zum Thema Feedback, Feedbackgespräche und Feedbackregeln besuchen?

Das Dilemma: 
Auf der einen Seite sind Feedbackgespräche die Königsdisziplin erfolgreicher Führungsarbeit.
Auf der anderen Seite die unzähligen Stolperfallen in Feedbackgesprächen.
Mit dem Ergebnis, dass trotz Ihrer guten Absichten Ihr Feedback negative Reaktionen beim Feedbacknehmer ausgelöst hat.
Eine für beide Seiten sehr unbefriedigende Situation.

Hätten Sie schon damals das 1×1 der Feedbackregeln gekannt, wäre Ihr Ergebnis im Feedbackgespräch ganz sicher ein positiveres gewesen.

Das kleine 1×1 der Feedbackregeln im Überblick:

Regel 1: Kein Feedbackgespräch ohne Vorbereitung

Regel 2: Ihr Feedback macht nur Sinn, wenn der Feedbacknehmer es auch will

Regel 3: Das Feedback immer zeitnah geben

Regel 4: Jedes Feedbackgespräch ist ein persönliches 4-Augen Gespräch

Regel 5: Beziehen Sie sich immer auf eine konkrete Situation/ein Ereignis

Regel 6: Definieren Sie Ihre Wünsche/Ziele für das Feedbackgespräch

Regel 7: SIE haben etwas wahrgenommen – nicht Ihr Feedbacknehmer hat etwas falsch gemacht!

Regel 8: Ihr Feedbacknehmer weiß, warum für Sie persönlich das Gespräch wichtig ist

Regel 9: Geben Sie dem Feedbacknehmer den größten Redeanteil im Gespräch

Regel 10: Feedbackgeber und Feedbacknehmer sind sich beide einig über die erzielten Ergebnisse

Regel 10+1 der Feedbackregeln: Geben Sie regelmäßig Feedback

Das 1×1 der Feedbackregeln:

Regel 1: Kein Feedbackgespräch ohne Vorbereitung
Warum? Konstruktives Feedback ist nur auf sachlicher Ebene möglich. Ohne entsprechende Vorbereitung driftet jedes Gespräch auf die emotionale Ebene ab. Mit dem Resultat einer negativen, abwehrenden Haltung Ihres Feedbacknehmers.
Praxis-Tipp: Sie haben bei einem Mitarbeiter eine Beobachtung gemacht, die Sie richtig verärgert. Anstatt emotionsgeladen in das Gespräch zu gehen, lohnt es sich für Sie nochmals in Ruhe über das Wahrgenommene zu reflektieren. (sich auch mal in seine Rolle in der Situation zu versetzen). So verhindern sie auch, dass sich eigene Spekulationen, Vermutungen oder Interpretationen mit der Beobachtung vermischen.

Regel 2: Ihr Feedback macht nur Sinn, wenn der Feedbacknehmer es auch will
Warum? Ohne Zustimmung zu Ihrem Feedback, wird der Feedbacknehmer Ihr Feedback als Bedrohung wahrnehmen. Angst, Wut und Trotz sind dann typische Reaktionen.
Praxis-Tipp: Holen Sie sich vor Ihrem Feedbackgespräch die Zustimmung Ihres Mitarbeiters ein. Z.B.: „Ich möchte gerne mit Ihnen über das gestrige Meeting sprechen, ist es in Ordnung wenn wir darüber reden?“

Regel 3: Das Feedback immer zeitnah geben
Warum? Der Feedbacknehmer kann sich die angesprochene Situation besser in Erinnerung rufen. Er kann Ihr Feedback besser zu der Situation zuordnen. Liegt der Vorgang zu weit zurück, wird das Feedback oft als pauschaler Vorwurf verstanden.
Praxis-Tipp: Ihr Mitarbeiter ist heute wieder mal 15 Minuten zu spät aus der Mittagspause gekommen. Versuchen Sie das Feedbackgespräch, zu Ihrer heutigen Beobachtung, in den nächsten 1-2 Tagen zu führen.

Regel 4: Jedes Feedbackgespräch ist ein persönliches 4-Augen Gespräch
Warum? Sie sprechen Dinge an, die für den Feedbacknehmer unangenehm sein könnte oder sich von seinem Blick auf sich selbst völlig abweichen. Mit einem Gespräch zwischen Tür und Angel, im Beisein von anderen Personen/Kollegen treiben Sie Ihren Mitarbeiter zwangsläufig in eine ungewollte Verteidigungshaltung/Abwehrreaktion.
Praxis-Tipp: Wählen Sie den passenden Raum für Ihr Feedback aus. Das kann ein ruhiges Besprechungszimmer sein.  Aufgrund einer Situation, kann auch ein Gespräch außerhalb des Unternehmens zielführender sein.

Regel 5: Beziehen Sie sich immer auf eine konkrete Situation/ein Ereignis
Warum? Mit allgemeinen Situationsbeschreibungen kann der Feedbacknehmer wenig anfangen. Es besteht die Gefahr, dass jeder seine eigene Sichtweise dazu hat. Anhand konkreter Beispiele ist ein bestimmtes Verhalten, nachvollziehbar für beide Seiten zuzuordnen.
Praxis-Tipp: Anstatt „Sie sind immer unpünktlich“, „Ich habe gestern wahrgenommen, dass Sie 15 Minuten zu spät von der Pause zurückgekommen sind“. Im ersten Fall kann Ihr Mitarbeiter denken, dass er doch jeden Morgen pünktlich zur Arbeit und zu jedem Meeting erscheint. Die „paar Minuten“ längere Pause nimmt er gar nicht als eine Unpünktlichkeit wahr.

Regel 6: Definieren Sie Ihre Wünsche/Ziele für das Feedbackgespräch
Warum? Sie möchten bei Ihrem Feedbacknehmer Verständnis für Ihre persönliche Wahrnehmung erreichen. Mit dem Ziel/dem Wunsch, dass der Feedbacknehmer über sein zukünftiges Verhalten, in den angesprochenen Situationen nachdenkt. Nur wenn der Mitarbeiter das Ziel kennt, kann er eigene Ideen für seine Verhaltensänderungen entwickeln.
Eigene Ideen sind immer die besten Ideen!
Praxis-Tipp: Ihr Mitarbeiter, der immer wieder zu spät von der Mittagspause zurückkommt. Sie möchten ganz konkret, dass es sein Verhalten, bzgl. der Pausenzeiten ändert. Also ist das Ihr Ziel und nicht dass er pünktlicher wird.

Regel 7: SIE haben etwas wahrgenommen – nicht Ihr Feedbacknehmer hat etwas falsch gemacht!
Warum? Jedes Feedback ist immer subjektiv. Sie können nur schildern, was Sie persönlich wahrgenommen haben. Ihr Feedbacknehmer erkennt, dass es sich dabei um Ihre Ansicht handelt, und nicht um der Weisheit letzter Schluss. Mit dem Hinweis auf einen Fehler Ihres Mitarbeiters, wird sich dieser immer angegriffen fühlen und in eine Verteidigungs- oder Blockadehaltung zurückziehen.
Praxis-Tipp: „Ich habe gestern wahrgenommen, dass Sie 15 Minuten später aus der Pause gekommen sind“ und nicht „Sie sind gestern wieder zu spät aus der Pause gekommen“.
Im ersten Fall der Feedbacknehmer seine Wahrnehmung schildern und zu einer gemeinsamen Lösung konstruktiv beitragen.
Im zweiten Fall wird er Ihnen zu Ihrem Vorwurf im schlimmsten Fall eine Geschichte vom Pferd erzählen. Eine gemeinsame, konstruktive Lösungsfindung, zu einer Verhaltensänderung,  nach einem Vorwurf ist nahezu ausgeschlossen.

Regel 8: Ihr Feedbacknehmer weiß, warum für Sie persönlich das Gespräch wichtig ist
Warum? Nur wenn dem Feedbacknehmer bekannt ist, wie Sie sein Verhalten erlebt habe und was sein Verhalten für Sie persönlich bedeutet, kann er nachvollziehen, warum das Feedbackgespräch für mich wichtig ist.
Praxis-Tipp: Für den Mitarbeiter, der zu spät aus der Mittagspause kommt. „Mir ist aufgefallen, dass Sie gestern 15 Minuten zu spät aus der Pause gekommen sind. Das hat bei mir das Gefühl ausgelöst, dass Sie sich Ihre eigenen Pausenregeln machen. Ich sehe die Gefahr, dass andere Kollegen sich die gleichen Rechte herausnehmen. Für mich ist unser Gespräch wichtig, weil die Unternehmensleitung einen besonderen Blick auf die Einhaltung von Arbeits- und Pausenzeiten hat. Und damit natürlich mich in der Führungsverantwortung für unser Team sieht.

Regel 9: Geben Sie dem Feedbacknehmer den größten Redeanteil im Gespräch
Warum? Nur wenn Sie den Feedbacknehmer durch Fragen aktiv einbinden, kann er über sein Verhalten nachdenken. Sie wollen seine Sichtweise und sein Verhalten kennen lernen. Durch Fragen animieren Sie ihn, eigenen Ideen zur Lösungsfindung einzubringen. Gleichzeitig drücken Sie Wertschätzung ggü. ihm dadurch aus, dass Ihnen seine Meinung und seine Sichtweise wichtig ist.
Praxis-Tipp: „Wie ist es denn aus Ihrer Sicht zu 15-minütigen Verspätung gestern gekommen?“ oder „Was meinen Sie, hilft Ihnen die Pausenzeiten besser einzuhalten?“
Stellen Sie immer nur eine Frage, denn Sie möchten dass sich der Feedbacknehmer konkret zu diesem Gedankengang äußert. Lassen Sie ihm genügend Zeit für seine Antworten und ergreifen nicht bei jeder Pause gleich wieder das Wort.

Regel 10: Feedbackgeber und Feedbacknehmer sind sich beide einig über die erzielten Ergebnisse
Warum? Es besteht sonst die Gefahr, dass jeder sein eigenes Fazit aus dem Gespräch zieht. Wenn sich beide auf die Ergebnisse verständigen ist es einfacher die Ziele im Nachgang zu überprüfen.
Praxis-Tipp: „Ich freue mich, dass wir diesen Punkt so konstruktiv auflösen konnten. Bzgl. der Pausenzeiten werden Sie auf Ihrem Handy eine Erinnerung, 5 Minuten vor Pausende, einrichten. Und in 6 Wochen wollen wir nochmals einen Blick auf die Pausenzeiten werfen. Habe ich das so richtig wieder gegeben oder haben Sie noch Ergänzungen?“

Regel 10+1 der Feedbackregeln: Geben Sie regelmäßig Feedback
Warum? 80 % der Mitarbeiter beklagen sich, dass Sie zu wenig Rückmeldung von Ihrer Führungskraft bekommen. Dabei ist Mitarbeitern ein lobendes Feedback genauso wichtig, wie auch ein rechtzeitiges konstruktives, kritisches Feedback.
Praxis-Tipp: Geben Sie regelmäßig Feedback, nur so können Ihre Mitarbeiter sich in Ihre Wahrnehmungen versetzen, bevor Sie sich in Interpretationen und Spekulationen über Mitarbeiter begeben. Mit regelmäßigen Feedbackgesprächen stärken Sie Ihre Vertrauensstellung ggü. Ihren Mitarbeitern.

Das 1×1 der Feedbackregeln in Unternehmen

Verwenden Sie das 1×1 der Feedbackregeln zum Aufbau Ihrer unternehmenseigenen Feedbackkultur. Einheitliche Feedbackregeln sorgen für einen transparenten und offenen Austausch. Einhergehend mit der Umsetzung der einheitlichen Feedbackregeln werden Sie automatisch eine neue Qualität in Ihrer Vertrauenskultur im Unternehmen spüren. Denken Sie daran: Zu einer guten Feedbackkultur gehört nicht nur das Verständnis Feedback zu geben, sondern auch Sinn und Verständnis, um Feedback richtig anzunehmen.

Mehr zum Thema, warum eine gelebte, gute Feedbackkultur ein Vielfaches an wirtschaftlichem Ertrag liefert, lesen Sie: Hier

Fazit das 1×1 der Feedbackregeln – für Ihren erfolgreichen Führungsalltag

Feedbackgespräche sind Ihr zentrales Steuerungsinstrument der Mitarbeiterführung. Durch die zahlreichen Fallstricke die ein Feedbackgespräch beinhalten kann, lohnt es sich mit den Feedbackregeln auseinander zu setzen. Dabei gelten Regeln sowohl für das Feedback geben, wie auch für das Feedback nehmen (siehe auch: Keine Angst vor meinem nächsten Feedback).
Wichtig: Trainingsinhalte eines Feedback-Trainings sollten sich im Schwerpunkt am praktischen Wissenstransfer in Ihren Führungsalltag orientieren. Unter Berücksichtigung der spezifischen, individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens. Bauen Sie diese Feedbackregeln in Ihre regelmäßigen Feedbackgespräche ein und Sie werden sehr schnell eine positive Veränderung Ihrer Mitarbeiter feststellen. Ihre offene, konstruktive Kommunikation fördert das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Sie, nachhaltig. Ein ganz wichtiger Punkt um zukünftig auf kommende Herausforderungen und Veränderungen zu reagieren.
Auch wenn viele noch das Mitarbeitergespräch/Jahresgespräch als Erfüllung Ihres regelmäßigen Feedbacks ansehen – es ist höchste Zeit das zu ändern. Zu ihrem eigenen Vorteil!

Feedbackregeln kennen alleine genügt nicht – Feedbackregeln anwenden können, macht den Meister!

Es lohnt sich, dass Sie sich Methoden und Werkzeuge zur erfolgreichen Umsetzung der Feedbackregeln in Ihrem Führungsalltag aneignen. Systematisches, regelmäßiges und gut vorbereitetes Feedback ist eines Ihrer mächtigsten Führungswerkzeuge. Mit der richtigen Vorbereitung und der Umsetzung der festen Feedbackregeln wird Ihr nächstes Feedback-Gespräch erfolgreich, wertschätzend, motivierend und Sie erzielen nachhaltige Ergebnisse.

Individuelle Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Führungskompetenzen stärken können:
Hier finden Sie ein praxiserprobte Maßnahme, um Feedback erfolgreich zu geben und anzunehmen.
Hier erfahren Sie alles über die richtige Auswahl von Führungskräfte Trainings.

Mehr Methoden und Werkzeuge für erfolgreiche Feedbackgespräche: 

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung inkl. persönlicher online Checkliste für erfolgreiche Feedbackgespräche, finden Sie: Hier
Wie Sie/Ihre Mitarbeiter Feedback richtig (an)nehmen, inkl. online-Checkliste, finden Sie: Hier.
Der Feedbackrahmen mit Methoden und Modellen für Feedbackgespräche:  Hier.
Die richtige Vorbereitung für Feedbackgespräche:  Hier.

Sie möchten mehr über den praktischen, nachhaltigen Wissenstransfer aktueller Methoden und Werkzeuge zum Thema Feedback/Feedbackkultur erfahren?In unseren individuellen inhouse-Trainings lernen Ihre Führungskräfte, anhand konkreter Praxisfälle, die Anwendung von Methoden und Werkzeugen für die Praxis. Ihre Führungskräfte erkennen die Notwendigkeit und die Vorteile von sozialen Führungskompetenzen.
Finderlohn Personalentwicklung ist das erste Unternehmen, dessen Führungskräfte Entwicklungsprogramme, 
vom Deutschen Institut für Nachhaltigkeit, für besondere ökonomische und soziale Nachhaltigkeit zertifiziert sind.