Team Meetings – praktische Fallbeispiele für effektivere Teambesprechungen

Teambesprechungen sind vor allem eines – mehr als eine regelmäßige, lästige Pflichtarbeit.
Team Meetings – richtig vorbereitet und eingesetzt – sind eines der effektivsten Führungsinstrumente erfolgreicher Führungskräfte.
Im nachfolgenden Beitrag betrachten wir entscheidende Punkte, damit Team Meetings ihren effektiven Beitrag für eine erfolgreiche Führungsarbeit leisten.

Was sind denn wesentliche Vorteile von (guten) Team Meetings?

+ Ihr Team wird produktiver
+ Ihre Mitarbeiter werden motivierter und engagierter
+ Sie sparen wichtige Ressourcen (u.a. Zeit) ein
+ Vertrauensaufbau mit und im dem Team
+ Besseres Kennenlernen der Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder
+ Verantwortungsvollere Mitarbeiter

Jeder o.g. Vorteil ist für sich alleine schon wert, sich intensiv mit dem Führungsinstrument der Teamsitzungen zu befassen. Alle zusammen betrachtet wird jedem deutlich, wie wichtig gute Teambesprechungen für jede Führungskraft sind.
Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, welchen negativen Einfluss schlechte Team Meetings auf die Leistung eines Teams haben.

Team Meetings und was wir in unser täglichen Praxis immer wieder erleben.

Im Rahmen von Maßnahmen zur Teamentwicklung oder der Führungskräfteentwicklung begegnen uns häufig die nachfolgenden Schwerpunkte, am Beispiel von Vorstand Dr. Erstermann, Abteilungsleiterin Frau Tüchtig, Teamleiterin Frau Bemüht und Mitarbeiter Maier-Müller.

Schauen Sie sich bitte die Fallbeispiele der einzelnen Team Meetings. Bewerten Sie für sich nach jedem Team Meeting, anhand der o.g. wesentlichen Vorteile, was die jeweilige Führungskraft richtig und was falsch gemacht hat. Vor allem auch welche Auswirkungen positiv wie negativ es auf die einzelnen Teams/Teammitglieder hat. Was hätten Sie in den einzelnen Fallbeispielen anders/besser gemacht. Vergleichen Sie anschließend Ihre persönlichen Ergebnisse mit dem Punkt „Welche Führungskraft hat die Vorteile von Team Meetings wie genutzt, bzw. nicht genutzt?“

Typische Fallbeispiele beim mittelständischen Hersteller von Meßtechnik:

Das Leitungsmeeting 
Alle 4 Wochen findet das Leitungsmeeting mit den 3 Vorständen und den 12 Abteilungsleitern statt. Die Agenda des Meetings (immer erster Dienstag im Monat 17 Uhr) erhalten die Teilnehmer 2 Tage davor. Regelmäßig wird dann im Meeting der eine oder andere Punkt noch geändert oder ergänzt. Ergänzungen finden meisten im Punkt Sonstiges statt.  Statt der anberaumten 90 Minuten dauern die Teamsitzungen meistens deutlich mehr als 2 Stunden und Punkte auf der Agenda werden auf die nächste Sitzung verschoben.

Beim ersten Punkt: Aktuelle Lage, Ausblick und Einfluss der neuen Produkte 
Referiert Dr. Erstermann rund 40 Minuten, andere Mitglieder des Team Meetings kommen fast nicht zu Wort, hörten aber aufmerksam zu – oder taten zumindest so! 
Nach 2,5 Stunden wurde das Leitungsmeeting beendet. 
Im Anschluss an das Meeting unterhielten sich die 3 Vorstände noch kurz über das Meeting. Dr. Erstermann war wieder mal vom Engagement seiner Abteilungsleiter enttäuscht. Er beklagte mangelnde Führungsverantwortung und passives Verhalten. Auch bei den Aufgabenverteilungen hat sich kein Abteilungsleiter aus der Gruppe hervor getan.

Das Abteilungsmeeting 
Frau Tüchtig hat im Vorfeld Ihres Abteilungsmeeting, wie immer Ihre 6 TeamleiterInnen in die Themenauswahl eingebunden. Sie hatte 3 Punkte auf der Agenda und 3 weitere Punkte kamen von den Teamleitern. 
Beim Punkt 2 der Agenda: Aktuelle Situation in der Abteilung und kommende Herausforderungen 
Hatte jede/r Teamleiterin 3 Minuten Zeit Situation und Herausforderungen ihres Teams vorzustellen. Im Anschluss an diesen Punkt fragt Frau Tüchtig jeden Teilnehmer wie und womit er denn bei den Herausforderungen der anderen Teams unterstützen könne. 
Maßnahmen zu den Herausforderungen wurden gemeinsam beschlossen.

Unter Punkt 3 stellte Teamleiterin Frau Machich die Materialien, die für die neuen Produkte benötigt werden, und die Verhandlungshilfenhilfen für den Einkauf vor. 
Frau Tüchtig lobte ausdrücklich die erstklassige Arbeit und das Engagement von Frau Machich.

Punkt 4 des Meetings war die Nachjustierung des neuen, gemeinsam erarbeiteten, Provisionsmodells für den Einkauf.  Das Provisionsmodell kommt ab dem nächsten Monat zum Einsatz.

Das Meeting von Teamleiterin Frau Bemüht 
Aufgrund der Bedeutung des neuen Provisionsmodells für die Einkaufsabteilung von Frau Bemüht, wurde ein zusätzliches Team Meeting angesetzt. Normalerweise werden alle 2 Monate neue Termine für ein Team Meeting festgelegt. Im Gegensatz zu den sonstigen Meetings mussten alle (Einkaufs)Mitarbeiter anwesend sein, ohne Ausnahmen.

Einziger Agenda Punkt waren die praktischen Auswirkungen des neuen Provisionsmodells auf die Mitarbeiter unserer Abteilung. Das neue Provisionsmodell wurde bereits in einem Gesamt-Einkaufs-Meeting vorgestellt. 
Frau Bemüht hatte eine umfangreiche PowerPoint Präsentation mit allen erdenklichen praktischen Verhandlungs-Situationen und Zahlenbeispielen mit umfangreichen Grafiken und Fallbeispielen vorgetragen. Sie ist auf alle möglichen Punkte und Situation aus der Praxis eingegangen. Auf die abschließende Frage an Ihre 12 Einkäufer, ob es noch Fragen zum neuen Provisionsmodell und den daraus resultierenden Vorgaben gibt, folgte ein Schweigen in der Runde. Frau Bemüht fasste das als Zustimmung auf.

Als sich Herr Maier-Müller und 3 seiner Kollegen zufällig in der Kantine trafen, kam natürlich auch das neue Provisionsmodell zum Gespräch. Die Meinung von Maier-Müller, dass er keine Ahnung habe, wie sich denn nun seine einzelnen Vorgaben auf die zukünftige Vergütung auswirke, fand breite Zustimmung. Auf die Frage an die anderen, mit welchen Zielerreichungen man denn konkret welche Provisionen bekommt, gab es nur vage Vermutungen.

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Welche Führungskraft hat die Vorteile von Team Meetings wie genutzt, bzw. nicht genutzt?

Dr. Erstermann´s Abteilungsmeeting 
Verantwortung einfordern aber keine Verantwortung zu übertragen, kann einfach nicht funktionieren.
Nehmen wir an, Dr. Ersternmann hätte an seine Abteilungsleiter/Vorstandkollegen Verantwortung und Vorstellung zu dem Agenda-Punkt: Aktuelle Lage, Ausblick und Einfluss der neuen Produkte übertragen und nur die Gesamtsituation vorgestellt. Keiner hätte sich seiner Verantwortung entziehen können und jeder hätte vermutlich motiviert und engagiert seine Punkte gut vorbereitet vorgetragen.

Durch Aktives Zuhören hätte er seine Wertschätzung ausgedrückt und vor allem die eigenen Ideenfindungen in der Gruppe angeregt. 
Wieviel Zeit hätte er gespart, wenn er nur noch die Gesamtsituation hätte vorbereiten müssen? 
Erst dadurch, dass er durch Delegation zum Zuhörer geworden ist, kann er die Stärken, Schwächen und Fähigkeiten seiner Abteilungsleiter erkennen.

Das Abteilungsmeeting von Frau Tüchtig 
Schon in der Vorbereitung zu Ihren Team Meetings setzt Frau Tüchtig auf Ihre Teamleiter und bindet Sie aktiv in die Punkte für die Besprechungen ein. So fördert Sie Verantwortung, baut Vertrauen, Ihre Mitarbeiter sind motivierter und engagierter. Gleichzeitig spart Sie wertvolle Zeit, da Sie nur ein Teile der Punkte für die Meetings selber vorbereiten muss. 
Durch die aktive Einbindung aller Teilnehmer, bzgl. Ihrer „W“-Fragen zu den Herausforderungen fördert Sie echtes Teamwork und das Team wird automatisch produktiver/effektiver. 
Sie nützt die Runde außerdem, um Frau Machich für Ihre besondere Leistung zu loben. Damit drückt Sie Ihre Wertschätzung ggü. Frau Machich aus.

Das Teammeeting von Frau Bemüht 
Frau Bemüht jede Menge Zeit in die, optisch und inhaltlich, perfekte Präsentation gesteckt. Viel Zeit, die Ihr an anderer Stelle für Ihre eigentliche Aufgabe: FÜHRUNG fehlt.

Durch den Monolog bei der Vorstellung des Provisionsmodells, war Sie nicht in der Lage zu überprüfen, ob denn die Teilnehmer auch tatsächlich das Modell verstanden haben. Die stumme vermeintliche Zustimmung hatte Sie falsch interpretiert.

Was hätte Sie besser machen können?
Hätte sie ganz konkret einzelne Punkte/Zielvorgaben des Provisionsmodells und deren Erklärung im praktischen Alltag von den Teilnehmern vorstellen lassen, hätten sich Ihre Mitarbeiter aktiv mit dem Modell auseinandersetzen müssen. Sie hätte durch gezielte Rückfragen das Verständnis des Modells überprüfen können. Das Verständnis für die Zielvorgaben eines jeden Teammitglieds ist für das Gesamtziel/die Gesamtproduktivität des ganzen Teams, gerade im Einkauf wichtig. Eigenverantwortung stärkt die Produktivität.

Wenn Sie dann noch die beachten, können Sie in Zukunft die ganze Kraft von Team Meetings erfolgreich ausschöpfen.

10 Erfolgstipps für ein effizientes Sitzungs- und Besprechungsmanagement

Tipp 1:
Machen Sie Pünktlichkeit zur Chefsache (Meeting-Leiter)! 
Tipp 2:
Effektives Arbeiten wird belohnt! 
Tipp 3:
Es gibt, je nach Länge des Meetings, ausreichend Pausen, die angekündigt und eingehalten werden!  
Tipp 4:
Es gibt eine Agenda, die ernst genommen und eingehalten wird!  
Tipp 5:
Es werden klar formulierte, messbare Ergebnisse erzielt!  
Tipp 6:
Es werden konkrete Umsetzungsmaßnahmen, mit Verantwortlichkeiten, festgehalten!  
Tipp 7:
Die gemeinsam formulierten Ergebnisse werden von allen Teilnehmern ernst genommen!  
Tipp 8:
Unter den Teilnehmern gibt es keine „Gäste“, Schläfer oder Streithähne!  
Tipp 9:
Die Gruppe immer so klein wie möglich halten, damit effektive Diskussionen möglich sind! 
Tipp 10:
Gruppendynamik unterstützt zielgerichtetes Arbeiten! 

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Fazit: Team Meetings für eine erfolgreiche Führung

Führungskräfte die Ihre Führungsaufgabe „Personalführung“ ernst nehmen, kommen nicht umhin, sich intensiv mit dem Thema effektive Team Meetings auseinanderzusetzen. Ein Team Meeting hat unglaubliches Potenzial zur Stärkung eines Team und zur Weiterentwicklung eines Teams. Fehlerquellen lassen sich frühzeitig erkennen und ausschalten. Optimierungspotenziale in Prozessen und Schnittstellen werden , bei entsprechender Einbindung der Mitarbeiter, automatisch offensichtlich.

Zufriedene, motivierte Mitarbeiter, die durch Wertschätzung und Einbindung in Entscheidungen eine Sinnhaftigkeit in ihrer täglichen Arbeit erkennen, machen Sie zu einer Führungskraft – Zu einer wirklichen Führungskraft mit Führungsverantwortung.

Individuelle Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Führungskompetenzen stärken können:

Hier erfahren Sie alles über die richtige Auswahl von Führungskräfte Trainings.

Mehr Methoden und Werkzeuge für erfolgreiche Führungskräfte: 


Alle, die mehr über das Thema persönliche Weiterentwicklung als Führungskraft erfahren möchten: Hier geht es zum Führungskräfte-Blog.

 

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vom Deutschen Institut für Nachhaltigkeit, für besondere ökonomische und soziale Nachhaltigkeit zertifiziert sind.