Wie Sie Ihre Team Meetings in Zukunft effektiver gestalten

von Jürgen Renz,
Personalentwicklungs-Experte

Team Meetings sind vor allem eines – mehr als eine regelmäßige, lästige Pflichtarbeit.

Teambesprechungen – richtig vorbereitet und eingesetzt – sind eines der effektivsten Führungsinstrumente erfolgreicher Führungskräfte.

Im ersten Teil des Beitrags betrachten wir entscheidende Punkte, wie effektive Teammeetings Ihren Führungsalltag erleichtern und Ihre Führungsarbeit ingesamt, sichtbar,  verbessert.
Im zweiten Teil finden Sie praktische Fallbeispiele von Team Meetings mit konkreten Lösungsvorschlägen, wie Sie Zeit sparen und effektivere Ergebnisse in Ihren Meetings erzielen..


Was sind denn Ihre persönlichen Vorteile von (guten) Team Meetings?

  • Ihr Team wird produktiver
  • Ihre Mitarbeiter werden motivierter und engagierter
  • Sie sparen wichtige Ressourcen (u.a. Zeit) ein
  • Sie schaffen Vertrauen mit Ihrem Tem
  • Sie lernen die Stärken und Schwächen der Teammitglieder besser kennen
  • Ihre Mitarbeiter werden verantwortungsvoller
  • Ihre Führungsqualitäten werden sichtbar
  • Ihr Team wird produktiver
    Durch die regelmäßigen Besprechungen findet ein zeitnaher und lösungsorientierter Dialog statt. Wissensstände können abgeglichen werden und Wissensdefizite ausgeglichen werden. Mit Einbindung aller Teilnehmer und Ihrer Ideen werden Prozesse laufend verbessert. Unnötige Redundanzen werden verhindert. Alle Teammitglieder haben immer denselben Kenntnisstand.
  • Ihre Mitarbeiter werden motivierter und engagierter
    Werden in einem Team-Meeting alle Teilnehmer mit eingebunden und auch bei Entscheidungen frühzeitig informiert, zeigt das Wertschätzung gegenüber den einzelnen Personen auf. Gleichzeitig findet eine Identifikation mit dem Team statt – aus einer Gruppe wird ein Team. Besonders wenn die Team-Mitglieder räumlich getrennt sind, sind regelmäßige Team-Meetings ein wichtiger Motivationsfaktor und Schlüssel für eine gute Teamarbeit.
  • Sie sparen wichtige Ressourcen (u.a. Zeit) ein
    Gestalten Sie strukturierte Teammeetings. Dadurch können einzelne Punkte der Besprechung effektiv abgearbeitet werden. Was ansonsten in unproduktiven Dreiecks-Gesprächen oder ping-pong Emails unnötige Zeit raubt, kann in einer gemeinsamen Besprechung in Minuten entschieden werden.
  • Vertrauensaufbau mit und im Team
    Durch die regelmäßige Kommunikation und den Austausch im Team können Konflikte und Missverständnisse schon im Vorfeld verhindert werden. Dazu ist es wichtig, dass Sie gemeinsam  feste Regeln für Feedback innerhalb des Teams vereinabren, nur dann ist ein gutes und sachliches Feedback möglich.
  • Besseres Kennenlernen der Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder.
    Folgt das Team-Meeting einer guten Agenda, die auch Reviews beinhaltet, zeichnen sich die Stärken der einzelnen Mitarbeiter ab. Auf einzelnen Schwächen kann in Zukunft mehr Verständnis und Rücksicht genommen werden.
  • Verantwortungsvollere Mitarbeiter
    Eine effektive Delegation von wichtigen Aufgaben, gelingt am besten in Team-Meetings. Die Aufgaben/Teilaufgaben können so an die Mitarbeiter delegiert werden, die am besten geeignet sind. Schnittstellen zwischen den Teammitgliedern können in der Besprechung sauber definiert werden. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit sich mit Ideen und einer persönlichen Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme einzubringen. Die Verantwortungsübergabe schafft einen verantwortungsvollen und engagierten Einsatz der Team-Mitglieder.
  • Ihre Führungsqualitäten werden auch von anderen Abteilungen/Vorgesetzten wahrgenommen
    Regelmäßig nehmen an Team Meetings auch Personen aus anderen Abteilungen und andere Führungskräfte teil. Gehen Sie ganz sicher davon aus, dass die  Wahrnehmung der “externen” Teilnehmer in ihren Teams/mit ihrem Vorgesetzten geteilt wird. Ein effektives Teammeeting erweckt deutlich mehr Aufmerksamkeit als ein herkömmliches, unproduktives, Meeting, bei dem die meisten Teilnehmer mal wieder das Gefühl haben, dass es pure Zeitverschwendung war.

Jeder o.g. Vorteil ist für sich alleine schon wert, sich intensiv mit dem Führungsinstrument der Teamsitzungen zu befassen. Alle zusammen betrachtet wird jedem deutlich, wie wichtig gute Team-Besprechungen für den Erfolg einer jeden Führungskraft sind.

Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, welchen negativen Einfluss schlechte Team Meetings auf die Leistung eines Teams und auf die Außenwirkung der jeweiligen Führungskraft haben.

Jürgen Renz, Personalentwicklungs-Experte

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Praktische Lösungsansätze für kritische Situationen in Ihren Team Meetings

  • Aufgrund vermeintlicher fehlender Initiative der Teammitglieder liegt der größte Redeanteil bei der Führungskraft
    Wer viel redet, kann wenig aktiv (!!) Zuhören!
    Binden Sie Ihre einzelnen Teammitglieder durch Fragen aktiv ein. Dazu gehört auch eine Redepause aushalten zu können.
  • Bei zahlreichen Punkten in den regelmäßigen Team Meetings wird Verantwortung eingefordert, aber keine konkrete Verantwortung abgegeben.
    Übergeben sie schon bei der Planung die Verantwortung der Vorbereitung und Durchführung einzelner Meeting-Punkte an Ihre Mitarbeiter.
  • Die Diskussion zu einzelnen Punkten läuft aus dem Ruder. Punkte werden immer wieder ohne eine Lösung vertagt.
    Häufig fehlt eine klare Agenda und individuelle, gemeinsam vereinbarte Kommunikationsregeln für die Team-Meetings.
    Achten Sie auf eine klar kommunizierte Agenda im Vorfeld des Meetings. Mit konkreten Zeitangaben zu den einzelnen Punkten. Vereinbaren Sie im Team Regeln für die Kommunikation in Meetings.
  • Sie verlieren (die Aufmerksamkeit der) Team-Mitglieder bei einzelnen Punkten.
    Machen Sie alle (!!) Teilnehmer zu Beteiligten (die in der Besprechung zu dem Thema etwas beizutragen haben). Dulden Sie keine Schläfer in Ihren Meetings.
  • Das Besprochene wird hinterher meisten anders ausgeführt
    Vereinbaren Sie zu jedem einzelnen Thema einen klaren Beschluss und die Verantwortlichkeiten. Stellen sicher, dass alle Beteiligte dasselbe Verständnis dafür haben. Schaffen Sie durch ein strukturiertes Protokoll (das müssen nicht Sie selber erstellen!) Verbindlichkeit zu den beschlossen Punkte, bzw. zu den noch offenen, zu erledigenden Punkten.



Die 10 wichtigsten Regeln für effektive Teammeetings

 

Regel 1:
Machen Sie Pünktlichkeit zur Chefsache (Meeting-Leiter)! und setzen Sie den Zeitplan (Beginn, Ende  und Zeiten für einzelne Punkte) konsequent um
Team Meetings beginnen pünktlich und warten nicht (auf notorische) Zuspätkommer.

 

Regel 2:
Effektives Arbeiten wird belohnt! Ist das Wesentliche zu einzelnen Agenda-Punkten besprochen und vereinbart, wird zum nächsten Punkt übergegangen und nicht unnötig weiter diskutiert.

 

Regel 3:
Es gibt, je nach Länge des Team-Meetings, ausreichend Pausen, die angekündigt und eingehalten werden!

 

Regel 4:
Es gibt eine Agenda, die ernst genommen und eingehalten wird! Allen Teilnehmern ist die Agenda im Vorfeld bekannt.

 

Regel 5:
Es werden klar formulierte, messbare Ergebnisse erzielt! Nur Messbare Ziele (SMART) lassen sich hinterher auch überprüfen und ggf. anpassen.

 

Regel 6:
Es werden konkrete Umsetzungsmaßnahmen, mit Verantwortlichkeiten, festgehalten! Ziele werden erst produktiv, wenn Sie auch umgesetzt werden.

 

Regel 7:
Die gemeinsam formulierten Ergebnisse werden von allen Teilnehmern ernst genommen! Vereinbarungen zu Agenda-Punkten werden in Folge-Meetings auf ihre erfolgreiche Umsetzung überprüft.

Regel 8:
Unter den Teilnehmern gibt es keine „Gäste“, Schläfer oder Streithähne! Teammeetings sind für das ganze Team. Stellen Sie schon bei der Sitzordnung die Weichen, dass alle Teammitglieder bei der Lösungsfindung eingebunden werden können.

 

Regel 9:
Die Gruppe immer so klein wie möglich halten, damit effektive Diskussionen möglich sind! Erstellen Sie die Struktur für Ihr Team-Meeting so, dass am Anfang Punkte für alle Teammitglieder auf der Agenda sind. Punkte, die nur für ein Teil des Teams sind, werden dann im kleineren Kreis anschließend besprochen.

 

Regel 10:
Gruppendynamik unterstützt zielgerichtetes Arbeiten! Fördern Sie ein gemeinsames Problembewusstsein für eine produktive Lösungsfindung zu den einzelnen Punkten.


Fallbeispiele von Team Meetings aus unserer täglichen Praxis – Wie Sie es besser machen können.
Im Rahmen von Maßnahmen zur Teamentwicklung oder der Führungskräfteentwicklung begegnen uns häufig die nachfolgenden Schwerpunkte, am Beispiel von Vorstand Dr. Erstermann, Abteilungsleiterin Frau Tüchtig, Teamleiterin Frau Bemüht und Mitarbeiter Maier-Müller.

Teil 2: Typische Fehler von Team Meetings mit anschließenden praktischen Lösungsansätzen. Am Beispiel von einem mittelständischen Hersteller von Messtechnik

Schauen Sie sich bitte die Fallbeispiele der einzelnen Team Meetings an.
Bewerten Sie für sich nach jedem Teammeeting, anhand der o.g. wesentlichen Vorteile, was die jeweilige Führungskraft richtig und was falsch gemacht hat. Vor allem auch welche Auswirkungen, positiv wie negativ, es auf die einzelnen Teams/Teammitglieder hat.
Was hätten Sie in den einzelnen Fallbeispielen anders/besser gemacht.
Vergleichen Sie anschließend Ihre persönlichen Ergebnisse mit dem Punkt „Welche Führungskraft hat die Vorteile von Team Meetings wie genutzt, bzw. nicht genutzt?“
Setzen Sie Ihre noch nicht genutzten Vorteile für Ihre nächsten Teammeetings um – es lohnt sich, versprochen!

Das Leitungsmeeting

Alle 4 Wochen findet das Leitungsmeeting mit den 3 Vorständen und den 12 Abteilungsleitern statt. Die Agenda des Meetings (immer erster Dienstag im Monat 17 Uhr) erhalten die Teilnehmer 2 Tage davor. Regelmäßig wird dann im Meeting der eine oder andere Punkt noch geändert oder ergänzt. Ergänzungen finden meisten im Punkt Sonstiges statt. Statt der anberaumten 90 Minuten dauern die Teamsitzungen meistens deutlich mehr als 2 Stunden und Punkte auf der Agenda werden auf die nächste Sitzung verschoben.
Beim ersten Punkt: Aktuelle Lage, Ausblick und Einfluss der neuen Produkte
Referiert Dr. Erstermann rund 40 Minuten, andere Mitglieder des Team Meetings kommen fast nicht zu Wort, hörten aber aufmerksam zu – oder taten zumindest so!
Nach 2,5 Stunden wurde das Leitungsmeeting beendet.
Im Anschluss an das Meeting unterhielten sich die 3 Vorstände noch kurz über das Meeting. Dr. Erstermann war wieder mal vom Engagement seiner Abteilungsleiter enttäuscht. Er beklagte mangelnde Führungsverantwortung und passives Verhalten. Auch bei den Aufgabenverteilungen hat sich kein Abteilungsleiter aus der Gruppe hervor getan.


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Das Abteilungsmeeting

Frau Tüchtig hat im Vorfeld Ihres Abteilungsmeeting, wie immer Ihre 6 TeamleiterInnen in die Themenauswahl eingebunden. Sie hatte 3 Punkte auf der Agenda und 3 weitere Punkte kamen von den Teamleitern.
Beim Punkt 2 der Agenda: Aktuelle Situation in der Abteilung und kommende Herausforderungen
Hatte jede/r Teamleiterin 3 Minuten Zeit Situation und Herausforderungen ihres Teams vorzustellen. Im Anschluss an diesen Punkt fragt Frau Tüchtig jeden Teilnehmer wie und womit er denn bei den Herausforderungen der anderen Teams unterstützen könne.
Maßnahmen zu den Herausforderungen wurden gemeinsam beschlossen.
Unter Punkt 3 stellte Teamleiterin Frau Machich die Materialien, die für die neuen Produkte benötigt werden, und die Verhandlungshilfenhilfen für den Einkauf vor.
Frau Tüchtig lobte ausdrücklich die erstklassige Arbeit und das Engagement von Frau Machich.
Punkt 4 des Meetings war die Nachjustierung des neuen, gemeinsam erarbeiteten, Provisionsmodells für den Einkauf. Das Provisionsmodell kommt ab dem nächsten Monat zum Einsatz.


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Das Meeting von Teamleiterin Frau Bemüht

Aufgrund der Bedeutung des neuen Provisionsmodells für die Einkaufsabteilung von Frau Bemüht, wurde ein zusätzliches Team Meeting angesetzt. Normalerweise werden alle 2 Monate neue Termine für ein Team Meeting festgelegt. Im Gegensatz zu den sonstigen Meetings mussten alle (Einkaufs)Mitarbeiter anwesend sein, ohne Ausnahmen.
Einziger Agenda Punkt waren die praktischen Auswirkungen des neuen Provisionsmodells auf die Mitarbeiter unserer Abteilung. Das neue Provisionsmodell wurde bereits in einem Gesamt-Einkaufs-Meeting vorgestellt.
Frau Bemüht hatte eine umfangreiche PowerPoint Präsentation mit allen erdenklichen praktischen Verhandlungs-Situationen und Zahlenbeispielen mit umfangreichen Grafiken und Fallbeispielen vorgetragen. Sie ist auf alle möglichen Punkte und Situation aus der Praxis eingegangen. Auf die abschließende Frage an Ihre 12 Einkäufer, ob es noch Fragen zum neuen Provisionsmodell und den daraus resultierenden Vorgaben gibt, folgte ein Schweigen in der Runde. Frau Bemüht fasste das als Zustimmung auf.
Als sich Herr Maier-Müller und 3 seiner Kollegen zufällig in der Kantine trafen, kam natürlich auch das neue Provisionsmodell zum Gespräch. Die Meinung von Maier-Müller, dass er keine Ahnung habe, wie sich denn nun seine einzelnen Vorgaben auf die zukünftige Vergütung auswirke, fand breite Zustimmung. Auf die Frage an die anderen, mit welchen Zielerreichungen man denn konkret welche Provisionen bekommt, gab es nur vage Vermutungen.


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Jürgen Renz, Personalentwicklungs-Experte

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Welche Führungskraft hat die Vorteile von Team-Meetings wie genutzt, bzw. nicht genutzt?

Dr. Erstermann´s Leitungsmeeting
Verantwortung einfordern aber keine Verantwortung zu übertragen, kann einfach nicht funktionieren.
Nehmen wir an, Dr. Ersternmann hätte an seine Abteilungsleiter/Vorstandkollegen Verantwortung und Vorstellung zu dem Agenda-Punkt: Aktuelle Lage, Ausblick und Einfluss der neuen Produkte übertragen und nur die Gesamtsituation vorgestellt. Keiner hätte sich seiner Verantwortung entziehen können und jeder hätte vermutlich motiviert und engagiert seine Punkte gut vorbereitet vorgetragen.
Durch Aktives Zuhören hätte er seine Wertschätzung ausgedrückt und vor allem die eigenen Ideenfindungen in der Gruppe angeregt.
Wieviel Zeit hätte er gespart, wenn er nur noch die Gesamtsituation hätte vorbereiten müssen?
Erst dadurch, dass er durch Delegation zum Zuhörer geworden ist, kann er die Stärken, Schwächen und Fähigkeiten seiner Abteilungsleiter erkennen.

Das Abteilungsmeeting von Frau Tüchtig
Schon in der Vorbereitung zu Ihren Team Meetings setzt Frau Tüchtig auf Ihre Teamleiter und bindet Sie aktiv in die Punkte für die Besprechungen ein. So fördert Sie Verantwortung, baut Vertrauen, Ihre Mitarbeiter sind motivierter und engagierter. Gleichzeitig spart Sie wertvolle Zeit, da Sie nur ein Teile der Punkte für die Meetings selber vorbereiten muss.
Durch die aktive Einbindung aller Teilnehmer, bzgl. Ihrer „W“-Fragen zu den Herausforderungen fördert Sie echtes Teamwork und das Team wird automatisch produktiver/effektiver.
Sie nützt die Runde außerdem, um Frau Machich für Ihre besondere Leistung zu loben. Damit drückt Sie Ihre Wertschätzung ggü. Frau Machich aus.

Das Teammeeting von Frau Bemüht
Frau Bemüht jede Menge Zeit in die, optisch und inhaltlich, perfekte Präsentation gesteckt. Viel Zeit, die Ihr an anderer Stelle für Ihre eigentliche Aufgabe: FÜHRUNG fehlt.
Durch den Monolog bei der Vorstellung des Provisionsmodells, war Sie nicht in der Lage zu überprüfen, ob denn die Teilnehmer auch tatsächlich das Modell verstanden haben. Die stumme vermeintliche Zustimmung hatte Sie falsch interpretiert.
Was hätte Sie besser machen können?
Hätte sie ganz konkret einzelne Punkte/Zielvorgaben des Provisionsmodells und deren Erklärung im praktischen Alltag von den Teilnehmern vorstellen lassen, hätten sich Ihre Mitarbeiter aktiv mit dem Modell auseinandersetzen müssen. Sie hätte durch gezielte Rückfragen das Verständnis des Modells überprüfen können. Das Verständnis für die Zielvorgaben eines jeden Teammitglieds ist für das Gesamtziel/die Gesamtproduktivität des ganzen Teams, gerade im Einkauf wichtig. Eigenverantwortung stärkt die Produktivität.
Wenn Sie dann noch die beachten, können Sie in Zukunft die ganze Kraft von Team Meetings erfolgreich ausschöpfen.


Mehr zum Thema “Effektive Meetingkultur” in Unternehmen/Verwaltungen lesen Sie: Hier


Fazit: Team Meetings für eine erfolgreiche Führung

Führungskräfte die Ihre Führungsaufgabe „Personalführung“ ernst nehmen, kommen nicht umhin, sich intensiv mit dem Thema effektive Team Meetings auseinanderzusetzen. Ein Team Meeting hat unglaubliches Potenzial zur Stärkung eines Team und zur Weiterentwicklung eines Teams. Fehlerquellen lassen sich frühzeitig erkennen und ausschalten. Optimierungspotenziale in Prozessen und Schnittstellen werden , bei entsprechender Einbindung der Mitarbeiter, automatisch offensichtlich. Achten Sie darauf, dass Ihre Team Meetings nihct nur zu Zahlen-Daten-Fakten Präsentationen “verkommen”. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die sich in Teammeetings bieten zu einer konkreten Weiterentwicklung, Förderung Ihrer Mitarbeiter. Agieren Sie mehr und mehr als Team-Coach in den Besprechungen.
Zufriedene, motivierte Mitarbeiter, die durch Wertschätzung und Einbindung in Entscheidungen eine Sinnhaftigkeit in ihrer täglichen Arbeit erkennen, machen Sie zu einer Führungskraft – Zu einer wirklichen Führungskraft mit Führungsverantwortung. Überprüfen Sie die Produktivität Ihrer Teammeetings durch regelmäßiges Feedback zu den durchgeführten Team-Meetings. Passen Sie im Bedarfsfall die Struktur und die Regeln für Ihre Team Meetings an. Denken Sie auch daran, der Teamleiter / die Führungskraft muss nicht (immer) auch der Teamleiter sein!


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