Meetingkultur: 10 Erfolgstipps für ein effizientes Sitzungs- und Besprechungsmanagement.

Wer von uns ist nicht auch schon in unzähligen Meetings gesessen deren Sinn und Zweck er hinterher als völlig nutzlos bezeichnet hat?
Verschiedene Studien (Sharp, Microsoft, Barco, Bain & Company etc.) beziffern den Aufwand für Meetings u.a, von Führungskräften im mittleren Management von 35-60 % (!!) der tatsächlichen Arbeitszeit.
Meetingkultur, wie wir Sie häufig in der Praxis vorfinden: Ein Team Meeting, das in ergebnislose Diskussionen ausarten. Ein Abbruch der Besprechung nach überziehen des geplanten Zeitfensters ohne konkrete Ergebnisse. Selbstverständlich gleich mit einer weiteren Terminvereinbarung für das nächste Meeting. Warum sollte dieses dann effizienter und effektiver werden?

Meetingkultur: Mit diesen 10 Erfolgstipps werden Ihre Besprechungen effizient:

Tipp 1:
Machen Sie Pünktlichkeit zur Chefsache (Meeting-Leiter)!
Pünktliches Erscheinen ist ein Ausdruck von Wertschätzung gegenüber den anderen Teilnehmern.
Jedes warten auf einen Teilnehmer verursacht einen wirtschaftlichen Schaden.
Überziehen ist fast immer ineffektiv und sollte die ganz große Ausnahme bleiben.

Tipp 2:
Effektives Arbeiten wird belohnt!
Loben Sie Ihre Meetingteilnehmer für ein effektives Meeting.
Schenken Sie Ihren Teilnehmern Zeit und beenden Sie ein Meeting, sobald die angestrebten Ziele erreicht sind, auch vorzeitig.

Tipp 3:
Es gibt, je nach Länge des Meetings, ausreichend Pausen, die angekündigt und eingehalten werden! 
Ein Meeting sollte nach Möglichkeit nicht länger als 45 Minuten sein, bzw. nach 45 Minuten Pausen eingebaut werden. Die Aufmerksamkeitskurve sinkt nach dieser Zeit beträchtlich!

Tipp 4:
Es gibt eine Agenda, die ernst genommen und eingehalten wird! 
Allen Teilnehmern erhalten im Vorfeld die Agenda, mit Zeitangaben für die einzelnen Punkte.

Tipp 5:
Es werden klar formulierte, messbare Ergebnisse erzielt! 
Am besten verwenden Sie die SMART-Formel zur Ergebnissicherung Ihrer erzielten Ergebnisse

Tipp 6:
Es werden konkrete Umsetzungsmaßnahmen, mit Verantwortlichkeiten, festgehalten! 
Jedes Ergebnis bekommt einen Verantwortlichen, der auf die Einhaltungen der getroffenen Umsetzungsmaßnahmen achtet und Rückmeldung gibt.

Tipp 7:
Die gemeinsam formulierten Ergebnisse werden von allen Teilnehmern ernst genommen! 
Verabschiedete Ergebnisse werden von allen Teilnehmern bei deren Umsetzung unterstützt. Dazu gehört auch, das das Protokoll des Meetings gelesen wird und akzeptiert wird (50% der Meetingteilnehmer lesen kein Protokoll!).

Tipp 8:
Unter den Teilnehmern gibt es keine „Gäste“, Schläfer oder Streithähne! 
Es gibt klare Kommunikationsregeln für ein Meeting. Binden Sie alle Teilnehmer aktiv in eine Diskussion ein. Parallel-Diskussionen, die nicht zur Ziel-Erreichung beitragen werden unterbunden.

Tipp 9:
Die Gruppe immer so klein wie möglich halten, damit effektive Diskussionen möglich sind!
Achten Sie in der Einladung auf ein möglichst kleine Gruppe. Nut wer etwas beizutragen hat, oder unbedingt über den Meeting-Inhalt Bescheid wissen muß, wird eingeladen. Personen die nur zu einzelnen Punkten etwas aktiv beisteuern können, werden auch nur zu einzelnen Punkten eingeladen (Zeitplan!). Fordern Sie alle Eingeladene auf, zu überprüfen ob SIe aktiv etwas beizutragen haben, bzw. ihre Teilnahme nicht notwendig ist, oder eine andere Person/Mitarbeiter besser geeignet ist.

Tipp 10:
Gruppendynamik unterstützt zielgerichtetes Arbeiten! 
Erzeugen Sie ein gemeinsames Problembewusstsein (Blick aus Kundensicht). So kann jeder sein Wissen, seine Meinung zur optimalen Lösung beitragen.

Meetingkultur – Wichtige Punkte für effektive Meetings In der Vorbereitung:

 

  • Klar definiertes Thema
  • Auswahl der Teilnehmer
  • Agenda mit konkreten Inhalten, Zuordnungen und Zeitfenstern
  • Passenden Ort
  • Sitzpositionen festlegen (sehr hilfreich um schon im Vorfeld auf Personen aus Tipp 8 einzugehen)

Wichtige Punkte In der Durchführung:

 

  • Kommunikationsregeln festlegen
  • Richtiger Umgang mit Schwierigkeiten (Vielredner, Störer, Schläfer etc. und Rollen der einzelnen Teilnehmer besser verstehen)
  • Agenda und Pausen einhalten
  • Alle Teilnehmer einbinden
  • Konkrete Ziele und Maßnahmen definieren

Wichtige Punkte In der Nachbereitung:

 

  • Protokoll an alle Teilnehmer (Widerspiegeln der Agenda) mit Zusammenfassung der Ergebnisse, Maßnahmen und Zuständigkeiten mit Terminen
  • Kurzes Feedback (z.B. anonymes online-Tool etc.) zum Meeting selbst und eine Bestätigung zu den Punkten im Protokoll

Fazit Meetingkultur: 

Eine effiziente und in der Praxis gelebte Meetingkultur spart Ihnen ein unglaubliches Potenzial an Arbeitszeit und wirtschaftlichem Schaden ein.
Laut der Sharp-Studie checken z.B. 27% der Teilnehmer in Meeting ihre E-Mails, 15% aktualisieren während dessen ihre TO-DOs und 17% pflegen ihre social Media Aktivitäten! Rund 50% der Teilnehmer von Meetings wissen nicht warum es in dem Meeting geht und was das konkrete Ziel ist.

Alles Gründe die für eine “neue” Meetingkultur mit Meeting Regeln, sprechen. Nichts ist demotivierender als eine sinnlose Tätigkeit zu vollbringen. 
Akzeptieren und fördern Sie, dass Teilnehmer eine Teilname an einem Meeting absagen, weil Sie der Meinung sind nichts zu den Punkten beitragen zu können. Entscheiden Sie auch für sich selbst, müssen Sie das Meeting leiten oder an dem Meeting teilnehmen, oder ist einer Ihrer Mitarbeiter dafür besser geeignet aktiven Input zum Thema zu geben?
Wie wäre es wenn Ihre Führungskräfte die o.g. Tipps (inkl. der Pünktlichkeit!) konsequent in Ihren Team Meetings umsetzen? Sie werden schnell feststellen dass der positive Sog-Effekt für alle anderen Meetings gewaltig ist! 
Achtung; Virtuelle Meetings verstärken vorhandene negative Effekte (in der Organisation des Meetings, in Technik-Problemen und in der Meeting-Disziplin) noch zusätzlich.

Günstiger und schneller als eine “neue” gute Meetingkultur lässt sich keine Effizienzsteigerung im Unternehmen/Organisationen herbeiführen!

Individuelle Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Führungs-/Kommunikations-Kompetenzen stärken können: 
✔  Hier finden Sie eine praxiserprobte Maßnahmen, um Besprechungen effizient zu führen und moderieren.
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Hier erfahren Sie alles über die richtige Auswahl von Führungskräfte Trainings.

Wichtige Werkzeuge und Methoden für effiziente Meetings:

  Konstruktives Feedback geben -die richtige Vorbereitung für erfolgreiche Feedbackgespräche Hier.
  Hier finden Sie die 5 Merkmale für ein aktives, motivierendes Zuhören.

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