Das Feedback Gespräch – Wie aus Feedback + Gespräch ein erfolgreiches Feedbackgespräch wird

von Jürgen Renz

Das Feedback Gespräch ist innerhalb von Unternehmen/Organisationen das wichtigste Kommunikations- und Steuerungsmittel – Zwischen und innerhalb von Hierarchie-Ebenen, in beide Richtungen. Es ist das entscheidende Werkzeug, um Themen wie Kritik oder auch Mitarbeitergespräche über Leistungen sachlich anzusprechen. In diesem Beitrag werden wir die beiden wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches Feedbackgespräch näher betrachten.



Definition Feedback Gespräch:

Mit der Definition der beiden einzelnen Wörter wird deutlich sichtbar, was für ein erfolgreiches Feedbackgespräch wichtig ist.
Definition Gespräch: längerer Wechsel von Rede und Gegenrede zwischen zwei (oder mehreren Personen) mit einem innerhalb einer Unterhaltung zeitliche begrenzten, wechselseitigen Monolog.
Definition Feedback: Rückmeldung, die jemandem anzeigt, wie ein bestimmtes Verhalten auf den Feedback-Geber gewirkt hat, bzw. wie er es wahrgenommen hat.

Das Feedback Gespräch: die zwei wichtigsten Punkte aus den beiden Definitionen:

Ein Feedback Gespräch ist kein einseitiger Monolog! Es kommen beide Seiten zu Wort.
In einem Feedback Gespräch wird eine subjektive Wahrnehmung und deren Auswirkungen auf den Feedback-Geber mitgeteilt.

Beide wesentlichen Punkte finden sich im 1×1 der Feedbackregeln wieder:
Regel: Geben Sie dem Feedbackgeber den größten Redeanteil im Gespräch
Warum? Nur wenn Sie den Feedbacknehmer durch Fragen aktiv einbinden, kann er über sein Verhalten nachdenken. Sie wollen seine Sichtweise und sein Verhalten kennen lernen. Durch Fragen animieren Sie ihn, eigenen Ideen zur Lösungsfindung einzubringen. Gleichzeitig drücken Sie Wertschätzung ggü. ihm dadurch aus, dass Ihnen seine Meinung und seine Sichtweise wichtig ist.
Praxis-Tipp: „Wie ist es denn aus Ihrer Sicht zu 15-minütigen Verspätung gestern gekommen?“ oder „Was meinen Sie, hilft Ihnen die Pausenzeiten besser einzuhalten?“
Stellen Sie immer nur eine Frage, denn Sie möchten dass sich der Feedbacknehmer konkret zu diesem Gedankengang äußert. Lassen Sie ihm genügend Zeit für seine Antworten und ergreifen nicht bei jeder Pause gleich wieder das Wort.

Regel: Sie haben etwas wahrgenommen – nicht Ihr Feedbacknehmer hat etwas falsch gemacht!
Warum? Jedes Feedback ist immer subjektiv. Sie können nur schildern, was Sie persönlich wahrgenommen haben. Ihr Feedbacknehmer erkennt, dass es sich dabei um Ihre Ansicht handelt, und nicht um der Weisheit letzter Schluss. Mit dem Hinweis auf einen Fehler Ihres Mitarbeiters, wird sich dieser immer angegriffen fühlen und in eine Verteidigungs- oder Blockadehaltung zurückziehen.
Praxis-Tipp: „Ich habe gestern wahrgenommen, dass Sie 15 Minuten später aus der Pause gekommen sind“ und nicht „Sie sind gestern wieder zu spät aus der Pause gekommen“.
Im ersten Fall der Feedbacknehmer seine Wahrnehmung schildern und zu einer gemeinsamen Lösung konstruktiv beitragen. Im zweiten Fall wird er Ihnen zu Ihrem Vorwurf im schlimmsten Fall eine Geschichte vom Pferd erzählen. Eine gemeinsame, konstruktive Lösungsfindung, zu einer Verhaltensänderung, nach einem Vorwurf ist nahezu ausgeschlossen.

Hier finden Sie:
– eine Schritt-für-Schritt Anleitung mit online Checkliste, um erfolgreich Feedback zu geben
– eine persönliche Checkliste, wie sich Feedback-Nehmer auf Ihr nächstes Feedback-Gespräch vorbereiten können.

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Das Feedback Gespräch – Die Rolle des Feedbacknehmers

Das 1×1 der Feedbackregeln bezieht sich einseitig auf die Regeln für den Feedback-Geber. Für ein erfolgreiches Feedbackgespräch, besonders im Arbeitsumfeld, ist es genauso wichtig, dass der Feedback-Nehmer Kenntnisse über Feedback Gespräche hat.
Kennt der Feedbacknehmer Sinn und Zweck eines Feedbacks nicht, wird konstruktiv gemeintes Feedback seine Wirkung ganz sicher verlieren.
Der Feedback-Nehmer sollte wissen, wie er ein konstruktives Feedback richtig annimmt, sonst besteht die große Gefahr dass ein Feedbackgespräch schnell zu einem Konfliktgespräch

Der Feedbacknehmer alleine entscheidet, ob und was er nach einem Feedback verändern möchte!


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Fazit: Das Feedback Gespräch

Damit ein Feedback Gespräch konstruktiv und erfolgreich wird sind, über die beiden Regeln für die Worte Feedback und Gespräch, besondere Spielregeln, sowohl vom Feedbackgeber, wie auch vom Feedbacknehmer einzuhalten. Zu schnell ist die Vertrauensbasis zwischen den beiden Gesprächspartnern im Gespräch final gestört. Weder das Feedback vom Feedbackgeber kommt noch richtig an, geschweige denn ist der Feedbacknehmer bereit sich mit den Wahrnehmungen des Feedbackgebers auseinander zu setzen.
Es lohnt sich für beide Seiten sich mit den Regeln auseinander zu setzen. Für den Feedbackgeber, um mit seinem konstruktiven Feedback Veränderungen im Verhalten des Feedbacknehmers anzustoßen. Für den Feedbacknehmer um sich persönlich weiter zu entwickeln.
In Unternehmen/Organisationen hat eine gelebte Feedbackkultur mit einheitlichen Feedbackregeln eine sehr hohe Wertschöpfung für das Unternehmen und für die Mitarbeiter einen Ausdruck von Wertschätzung und Sinnhaftigkeit.



Übung zum Thema erfolgreiche Feedbackgespräche

Am besten nehmen Sie sich KollegInnen und setzen anhand des nachfolgenden Fallbeispiels, den Fragebogen zur Vorbereitung erfolgreicher Feedbackgespräche ein.
Bereiten Sie Schritt für Schritt die einzelnen Phasen des Feedbackgesprächs mit Ihren Fragen vor. Überlegen Sie sich, welche Ziel Sie in diesem Mitarbeitergespräch erreichen wollen – und wie Sie mit der Kritik Ihres Vorgesetzten umgehen.
Gerne können Sie die Rollen zum Feedbackgespräch auch tauschen.
Idealerweise haben Sie noch mindestens einen, natürlich besser mehrer neutrale “Beobachter” für ein anschließendes Feedback. Herr Mayers Rolle im Feedbackgespräch bietet sich zunächst ohne eine Vorbereitung “Feedback richtig annehmen” an und in einer zweiten Runde mit der entsprechenden Vorbereitung (s.o. Vorbereitung für Feedbacknehmer)


Fall: Probleme mit der Freundlichkeit
Person 1: Rolle Teamleiter Herr Müller
Lesen Sie bitte die Rollenspielanweisung und bereiten Sie sich auf Ihr Feedbackgespräch vor.
Sie sind Herr Müller – Teamleiter von Herrn Mayer. Herr Mayer ist ihre letzte Neueinstellung und noch in der Probezeit.
Ihre Mitarbeiter haben sich mehrfach bei Ihnen über Herr Mayer beschwert. Herr Mayer grüsse nicht, wäre unfreundlich und wolle sich nicht ins Team integrieren. Manche halten ihn auch für arrogant. Auch Ihnen ist dieses Verhalten schon aufgefallen.
Ihnen liegt besonders der ehrliche Umgang miteinander und die gute Kommunikation am Herzen, da nur so eine effiziente Arbeit im Team möglich ist. Mittlerweile eskaliert die Situation dergestalt, dass Sie beobachten konnten wie Kollegen das Gespräch mit Herrn Mayer meiden. Auch regen sich die Kollegen häufig untereinander über das Verhalten von Herrn Mayer auf.
Jetzt steht das Probezeit Gespräch an und Sie nehmen sich vor, dieses Thema anzusprechen. An der Arbeitsleistung von Herrn Mayer ist nichts zu kritisieren. Aber natürlich ist auch das Teamklima wichtig und Sie haben Sorge, dass Herr Mayer vom Team ausgeschlossen wird oder noch schlimmer, es zu mobbingähnlichen Situationen kommen kann.


Probleme mit der Freundlichkeit
Rolle: Mitarbeiter Herr Mayer
Lesen Sie bitte die Rollenspielanweisung und bereiten Sie sich darauf vor.
Sie sind seit 3 Monaten im Unternehmen und ihre Tätigkeit macht ihnen Spaß. Privat sind Sie ein Einzelgänger. Sie leben allein, lesen gern und brauchen nicht vieI Interaktion mit anderen. In ihrem vorherigen Unternehmen wurde ausschließlich auf Leistung wert gelegt, es gab keine Teams oder Kollegen, jeder arbeitete für sich. Hier scheint dies anders zu. Sie sehen wie die anderen gemeinsam frühstücken und gemeinsam lachen. Oft empfinden sie den Umgang der anderen miteinander und die Gespräche als ungewöhnlich. Die anderen scheinen sich alle bereits seit Jahren zu kennen und auch privat nahe zu stehen. Sie fühlen sich daher sehr unsicher im Umgang mit den Kollegen und sind immer wieder froh, wenn sie möglichst wenigen begegnen und endlich mit ihrer Tätigkeit beginnen können. Zwar sind Sie außen vor, aber da Sie ihre Tätigkeit sehr ordentlich verrichten, kann dies nicht schlimm sein. Sie wissen nie genau, ob sie grüßen sollen oder nicht. Leute, die sie nicht kennen, mögen Sie nicht grüßen. Sie wollen doch einfach nur ihren Job machen, der Rest ist ihnen egal.
Jetzt steht das Feedbackgespräch im Rahmen der Probezeit an. Im Gespräch geben Sie sich bitte unsicher und schweigsam.
Denken Sie daran:
“Das Lernen allein genügt nicht, sondern man muss auch die Gewöhnung hinzunehmen und dann die Übung”
Epiktet (55 – 135 n. Chr.)
Diese Rollenübung eignet sich auch hervorragend im Kreis einer kollegialen Fallberatung.

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