Kollegiale Fallberatung Ablauf: So wird sie erfolgreich

von Jürgen Renz

In diesem Bericht zeigen wir Ihnen die wesentlichen Vorteile der Methode Kollegiale Fallberatung auf. Gleichzeitig werfen wir einen detaillierten Blick auf das feste Regelwerk, das notwendig ist, um ein Anliegen erfolgreich in der Gruppe zu besprechen. Der Ursprung der kollegialen Beratung kommt aus dem schulischen Bereich. Inzwischen hat sich diese Methode aber auch in der Wirtschaft/Verwaltung bei Führungskräften oder Fachexperten, zur Lösung von konkreten Problemen im Kollegenkreis, erfolgreich etabliert.

Definition Wikipedia: Die kollegiale Fallberatung ist eine Form der kollegialen Beratung. Beruflich Gleichgestellte suchen gemeinsam nach Lösungen für ein konkretes Problem (für einen „Fall“). Der „Fallgeber“ schildert den „Beratern“ die Situation und lässt sich von diesen beraten. Ein Moderator übernimmt die Moderation der Beratung. Die Berater müssen dabei nicht direkt mit dem Fall zu tun haben.


Die Vorteile der kollegialen Fallberatung:

Damit die kollegiale Fallberatung die großen Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Teilnehmer voll ausschöpfen kann, ist eine professionelle Vorbereitung und eine Einführung wichtig. Allen Beteiligten der kollegialen Gruppe  müssen die notwendigen Kompetenzen (Methoden und Werkzeuge) vermittelt werden, um den klar strukturierten Ablauf der einzelnen Phasen und die Beachtung der Regeln eigenständig anwenden zu können!
Bei professioneller Einführung und Umsetzung ergeben sich für Ihr Unternehmen und Ihre Teilnehmer (Führungskräfte/Fachexperten/Projektleiter…) zahlreiche Vorteile:

  • Schnelle und kostengünstige Lösung konkreter Problemstellungen
  • Eine gesteigerte Effizienz der Arbeitsqualität
  • Redundante Fälle/Problem werden in 1 Vorgang aufgearbeitet,
  • Entwicklung sozialer Kompetenzen der Führungskräfte
  • Bereichsübergreifendes Denken und gemeinsames Führungsverständnis
  • Neue Impulse zur Änderung vorhandener Routinen
  • Unmittelbare Reflexion der eigenen Rolle als Führungskraft …

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Fallstricke in der Methode der kollegialen Fallberatung:

Wie Sie vermeiden können, dass Frustrationspotenziale entstehen, die zu besprechende Fälle nicht gelöst werden können und das Verfahren zu viel Zeit beansprucht:
Ein fairer Umgang, Kenntnisse über die Gesprächsführung und dass die Teilnehmer einer festen Struktur folgen sind für das Gelingen elementar.
Nur wenn Kenntnisse über diese Punkte vorhanden sind, ist der Einsatz Kollegialen Fallberatung im Unternehmen zu empfehlen.

Sind den Teilnehmern einer Beratungsgruppe diese Punkte und deren Wissenstransfer nicht bekannt,
laufen Sie Gefahr, dass die Beratungsgespräche unter Kollegen zu einem Kaffeeklatsch mit Konfliktpotential ausartet.

Um das Ziel reale Praxissituationen aus dem Berufsalltag (z.B. Konflikte, Herausforderungen etc.) erfolgreich aufzulösen, bedarf es Kenntnis der nachfolgenden Grundlagen:

Kollegiale Fallberatung Ablauf: Grundlagen für alle Teilnehmer

Die Methode Kollegiale Fallberatung erfordert von allen Teilnehmern, dass sie Kenntnisse über allgemeine Methoden und Regeln der Kommunikation haben.
Diese sind entscheidend, um ein Anliegen erfolgreich in der Beratungs-Gruppe zu bearbeiten..
Im Idealfall haben sich die Teilnehmer aus der Beratungsgruppe diese Methoden und Werkzeuge gemeinsam erarbeitet.
Mit folgenden Themen sollten die Teilnehmer der Beratungsgruppe vertraut sein, bzw. sollte im Vorfeld, im Rahmen der Personalentwicklung für Ihre Führungskräfte/Fachexperten, ein Wissenstransfer stattfinden:

  • Gesprächsführung, Strukturierung wichtiger Gespräche
  • Kommunikationsmodelle
  • Feedback geben und Feedback nehmen
  • Eigenbild – Fremdbild
  • Umgang mit Widerständen/anderen Meinungen
  • Wertschätzende Kommunikation/Vertrauensbildung

Kollegiale Fallberatung: Die Gruppenzusammensetzung für eine erfolgreiche Beratung

Eine Gruppengröße zwischen 6 und 8 Teilnehmern hat sich in unserer Praxis als eine gute Gruppengröße bewährt.
Sie sichert eine Meinungsvielfalt und lässt sich in einem effizienten zeitlichen Rahmen durchführen. Die Zusammensetzung der Gruppe ist abhängig von den vorliegenden Rahmenbedingungen und Zielen, die durch die Kollegiale Fallberatung erreicht werden sollen. Es können z.B. die Teilnehmer eines Führungskräfteentwicklungsprogramms sein, um den Vertrauensaufbau/die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe zu stärken (Führungskräfte als Team). Genau so kann es sehr zielführend sein, die Teilnehmer aus unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen und Bereichen zusammenzusetzen, oder auch gezielt Teilnehmer mit ähnlichen Herausforderungen/Problemen in Ihrer Führungsrolle auszuwählen.
Vermeiden Sie bei Gruppenkonstellation mit unterschiedlichen Hierarchieebenen eine direkte Vorgesetzten-Mitarbeiter Konstellation. Sonst laufen Sie Gefahr, dass die Lösungsfindung schon im Keim erstickt wird. Die Führungskraft könnte eine Lösungsfindung verhindern oder der Mitarbeiter aus Angst vor negativen Auswirkungen auf Lösungsvorschläge verzichtet.

Für alle Teilnehmer gilt, dass zwischen den Beteiligten Vertrauen vorhanden sein muss, und es keine zwischenmenschliche Spannungen oder Konflikte zwischen den Beteiligten gibt.

Für produktive Lösungsfindungen innerhalb der Teilnehmer einer Beratergruppe gilt, dass die Teilnahme freiwillig ist. Eine verpflichtende Teilnahme von Kollegen kann die gegenseitige Unterstützung torpedieren.



Der Ablauf – Die 5 Phasen einer jeden kollektiven Fallberatung:

Der Ablauf einer Beratung folgt immer den nachfolgenden 5 Phasen. Ist die Gruppe zusammengesetzt, werden im Rahmen einer jeden Beratungsrunde, nachdem das Thema durch die Gruppe festgelegt, die Rollen dafür definiert.

Jeder der Teilnehmer nimmt einer der 3 Rollen ein: Der Fallgeber, der Moderator (wird jeweils vom Fallgeber festgelegt) und die Beraterrolle (die jeweils übrigen Teilnehmer).
Einer der Berater übernimmt zusätzlich die Rolle des Protokollanten, der die Inhalte der Beratung stichwortartig mitschreibt.
Der Moderator weist, vor Beginn der Beratungen, nochmals auf die vertrauliche Behandlung alle Inhalte aus der Kollegialen Fallberatung hin (keine Informationen an Außenstehende). Die Rollen der Teilnehmer wechseln je nach Fallberatung. Für eine effektive Fallbesprechung haben sich in der Praxis folgende Zeitdauern, in Klammern, der einzelnen Phasen als effizient erwiesen.

  • Phase 1 (+-10 Min.): Fallschilderung
    Der Fallgeber schildert seinen eingebrachten Fall, ggf. durch visuelle Unterstützung (Flipchart o.ä.) bei komplexen Sachverhalten.
    Die restlichen Teilnehmer haben die Möglichkeit Verständnisfragen(!) zu stellen. Der Moderator stellt sicher, dass alle Beteiligten den Fall verstanden haben.
  • Phase 2 (+-5 Min.): Konkrete Problemstellung
    Der Fallgeber präsentiert seine Schlüsselfrage, bzw. die Teilnehmer suchen die Schlüsselfrage.
    Der Fallgeber formuliert seine konkrete Schlüsselfrage, kann dabei durch den Moderator unterstützt werden.
    Die Schlüsselfrage ist aus Sicht des Fallgebers zu formulieren mit einer konkreten Fragestellung, z.B. “was kann ich”… oder “wie kann ich”..
  • Phase 3 (+-5 Min.): Festlegung der geeigneten Beratungsmethode
    Unter Anleitung des Moderators wählen die Teilnehmer eine Beratungsmethode aus Ihrem definierten Pool aus (z.B. Guter Rat, Brainstorming, Kopfstandbrainstorming, Resonanzrunde etc.).
  • Phase 4 (+- 15-20 Min.): Sammeln der Lösungsvorschläge
    Die Berater reichen Ihre Vorschläge, unter Anwendung der zuvor definierten Beratungsmethoden ein.
    Die Vorschläge werden nicht gewertet oder diskutiert.
    Der Moderator sorgt für eine ausgeglichene Beteiligung aller Teilnehmer.
  • Phase 5 (+-5 Min.): Wertung durch den Fallgeber
    Der Fallgeber fast die Beiträge der Berater zusammen und teilt mit, was für ihn hilfreich war und wie er die Vorschläge konkret einsetzen möchte.
    Der Moderator verkündet offiziell den Abschluss der Fallberatung.

Kollegiale Fallberatung Ablauf – und die wichtige Rolle der Personalentwicklung

Die Personalentwicklung nimmt eine zentrale Rolle bei der Einführung der Kollegialen Fallberatung ein.
Sie begleitet, ggf. durch externe Unterstützung, die Auswahl für die Zusammensetzung der Beratungsgruppe(n). Sie ist verantwortlich dafür, dass alle Teilnehmer der Beratungsgruppe Regeln der Kommunikation und Kommunikationsmodelle kennen. In vielen Fällen empfiehlt sich ein vorgeschaltetes Trainingsmodul/Trainingstag „Kommunikation“ oder der „Gesprächsführung“ vor dem eigentlichen Informations- und Wissenstransfer zum Thema Kollegiale Fallberatung.
Das Ziel ist, dass die Beratungsgruppe in Zukunft selbständig ihre Kollegiale Fallberatungen durchführen.
Dazu ist es wichtig die Methodik der Kollegialen Fallberatung zu kennen, und regelmäßig anwenden zu können, und ein einheitliches Verständnis für gemeinsame Vorgehensweise zu schaffen.
Die Einhaltung der Struktur und der Regeln entscheidet über eine erfolgreiche Fallberatung. Vertraulichkeit und Vertrauen innerhalb der Beratungsgruppe und der Begleitperson sind zentral.
Aus diesem Grund, empfiehlt es sich in der Regel die Trainingsmaßnahme und die anschließende Begleitung mit externer professioneller Unterstützung einzusetzen.


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In einem Trainingsmodul „Kollegiale Fallberatung“ werden die Teilnehmer systematisch und fundiert in die Methodik der Kollegialen Fallberatung eingeführt. Ihre Führungskräfte lernen die Regeln, Werkzeuge und Modelle kennen und erarbeiten Schritt für Schritt, an realen Praxisfällen, die selbständige Planung und strukturierten Durchführung der Beratungssitzungen.
Zu Beginn der Einführung sollte die Gruppe begleitet werden, damit auf die korrekte Umsetzung der festen Struktur geachtet wird und aufkommende Fragen zur Lösungsfindung unmittelbar beantwortet werden können.

Fazit: Kollegiale Fallberatung

Die kollegiale Fallberatung ist ein effizientes und schnelles Instrument, um konkrete Problemstellungen von Führungskräften/Fachexperten zu lösen. Dabei kann bei geeigneten Fällen ganz auf (teure) externe Beratung verzichtet werden. Wir empfehlen den Einsatz dieser Methode besonders bei Nachwuchsführungskräften zum Abschluss Ihrer Führungskräfteentwicklung. Das festigt zum einen die Gruppe und zum anderen treten gerade beim Einstieg in die Rolle als Führungskraft zahlreiche (ähnliche) Problemstellungen auf.
Die professionelle Einführung der kollektiven Fallberatung in Ihrem Unternehmen/Ihrer Verwaltung ist ganz entscheidender Punkt für den Erfolg dieser Methode.
Gerade erfahrene, gestandene Führungskräfte sehen sich einigen Herausforderungen an das Regelwerk der kollektiven Fallberatung ausgesetzt.
Bei guter Vorbereitung und professioneller Einführung zeit sich, dass alle Teilnehmer diese Methode schätzen und gerne zur Problemlösung nutzen, ohne übergeordnete Vorgesetzte oder externe Berater einsetzen zu müssen.

Hier nochmal kurz die wichtigsten Eckpunkte für eine erfolgreiche kollektive Fallberatung:

  1. Gruppengröße zwischen 5 und 8 Teilnehmern
  2. Teilnahme freiwillig
  3. Direkte Hierarchiebeziehungen vermeiden
  4. Keine zwischenmenschliche Spannungen/Konflikte zwischen den Teilnehmern
  5. Alle Teilnehmer kennen und können die notwendigen Kommunikations-Regeln und -Methoden anwenden
  6. Die Teilnehmer werden bei der Einführung der Kollegialen Fallberatung professionell begleitet
  7. Die Beratungsgespräche folgen der festen Struktur und den Regeln der kollegialen Beratung



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