Kollegiale Fallberatung Ablauf: So wird die gegenseitige Unterstützung erfolgreich

Wie Sie vermeiden können, dass Frustrationspotenziale entstehen, die zu besprechende Fälle nicht gelöst werden können und das Verfahren zu viel Zeit beansprucht:
Ein fairer Umgang, Kenntnisse über die Gesprächsführung und dass die Teilnehmer einer festen Struktur folgen sind für das Gelingen elementar.
Nur wenn Kenntnisse über diese Punkte vorhanden sind, ist der Einsatz Kollegiale Fallberatung im Unternehmen zu empfehlen.
Sind den Teilnehmern einer Beratungsgruppe diese Punkte und deren Wissenstransfer nicht bekannt, laufen Sie Gefahr, dass die Beratungsgespräche unter Kollegen zu einem Kaffeeklatsch mit Konfliktpotential ausartet.

Um das Ziel reale Praxissituationen aus dem Berufsalltag (z.B. Konflikte, Herausforderungen etc.) erfolgreich aufzulösen, bedarf es Kenntnis der nachfolgenden Grundlagen:

Kollegiale Fallberatung Ablauf: Grundlagen für alle Teilnehmer

Die Methode Kollegiale Fallberatung erfordert von allen Teilnehmern, dass sie Kenntnisse über allgemeine Methoden und Regeln der Kommunikation haben. Diese sind entscheidend für den Erfolg oder auch Nichterfolg der Kollegialen Beratungen.
Im Idealfall haben sich die Teilnehmer aus der Beratungsgruppe diese Methoden und Werkzeuge gemeinsam erarbeitet.
Mit folgenden Themen sollten die Teilnehmer der Beratungsgruppe vertraut sein, bzw. sollte im Vorfeld, im Rahmen der Personalentwicklung für Ihre Führungskräfte, ein Wissenstransfer stattfinden:
• Gesprächsführung, Strukturierung wichtiger Gespräche
• Kommunikationsmodelle
• Feedback geben und Feedback nehmen
• Eigenbild – Fremdbild
• Umgang mit Widerständen/anderen Meinungen
• Wertschätzende Kommunikation/Vertrauensbildung

Kollegiale Fallberatung Ablauf: Die Gruppenzusammensetzung und die 5 Phasen machen den Erfolg

Eine Gruppengröße zwischen 6 und 8 Teilnehmern hat sich in unserer Praxis als eine gute Gruppengröße bewährt. Sie sichert eine Meinungsvielfalt und lässt sich in einem effizienten zeitlichen Rahmen durchführen. Die Zusammensetzung der Gruppe ist abhängig von den vorliegenden Rahmenbedingungen und Zielen, die durch die Kollegiale Fallberatung erreicht werden sollen. Es können z.B. die Teilnehmer eines Führungskräfteentwicklungsprogramms sein, um den Vertrauensaufbau/die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe zu stärken (Führungskräfte als Team). Genau so kann es sehr zielführend sein, die Teilnehmer aus unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen und Bereichen zusammenzusetzen, oder auch gezielt Teilnehmer mit ähnlichen Herausforderungen/Problemen in Ihrer Führungsrolle auszuwählen.

Vermeiden Sie bei Gruppenkonstellation mit unterschiedlichen Hierarchieebenen eine direkte Vorgesetzten-Mitarbeiter Konstellation. Sonst laufen Sie Gefahr, dass die Lösungsfindung schon im Keim erstickt wird. Die Führungskraft könnte eine Lösungsfindung verhindern oder der Mitarbeiter aus Angst vor negativen Auswirkungen auf Lösungsvorschläge verzichtet.
Für alle Teilnehmer gilt, dass zwischen den Beteiligten Vertrauen vorhanden sein muss, und es keine zwischenmenschliche Spannungen oder Konflikte zwischen den Beteiligten gibt.
Für produktive Lösungsfindungen innerhalb der Teilnehmer einer Beratergruppe gilt, dass die Teilnahme freiwillig ist. Eine verpflichtende Teilnahme von Kollegen kann die gegenseitige Unterstützung torpedieren.

Die 5 Phasen der erfolgreichen Kollegialen Fallberatung:

Phase 0: Ist die Gruppe zusammengesetzt, werden im Rahmen einer jeden Beratungsrunde, nachdem das Thema durch die Gruppe festgelegt, die Rollen dafür definiert.
Jeder der Teilnehmer nimmt einer der 3 Rollen ein: Der Fallgeber, der Moderator (wird jeweils vom Fallgeber festgelegt) und die Beraterrolle (die jeweils übrigen Teilnehmer).
Einer der Berater übernimmt zusätzlich die Rolle des Protokollanten, der die Inhalte der Beratung stichwortartig mitschreibt.
Der Moderator weist, vor Beginn der Beratungen, nochmals auf die vertrauliche Behandlung alle Inhalte aus der Kollegialen Fallberatung hin (keine Informationen an Außenstehende).

Phase 1 (+-10 Min.):
Der Fallgeber schildert seinen eingebrachten Fall, ggf. durch visuelle Unterstützung (Flipchart o.ä.) bei komplexen Sachverhalten.
Die restlichen Teilnehmer haben die Möglichkeit Verständnisfragen(!) zu stellen. Der Moderator stellt sicher, dass alle Beteiligten den Fall verstanden haben.

Phase 2 (+-5 Min.):
Der Fallgeber präsentiert seine Schlüsselfrage, bzw. die Teilnehmer suchen die Schlüsselfrage.
Der Fallgeber formuliert seine konkrete Schlüsselfrage, kann dabei durch den Moderator unterstützt werden.
Die Schlüsselfrage ist aus Sicht des Fallgebers zu formulieren mit einer konkreten Fragestellung, z.B. “was kann ich”… oder “wie kann ich”..

Phase 3 (+-5 Min.):
Unter Anleitung des Moderators wählen die Teilnehmer eine Beratungsmethode aus Ihrem definierten Pool aus (z.B. Guter Rat, Brainstorming, Kopfstandbrainstorming, Resonanzrunde etc.).

Phase 4 (+- 15-20 Min.):
Die Berater reichen Ihre Vorschläge, unter Anwendung der zuvor definierten Beratungsmethoden ein.
Die Vorschläge werden nicht gewertet oder diskutiert.
Der Moderator sorgt für eine ausgeglichene Beteiligung aller Teilnehmer.

Phase 5 (+-5 Min.):
Der Fallgeber fast die Beiträge der Berater zusammen und teilt mit, was für ihn hilfreich war und wie er die Vorschläge konkret einsetzen möchte.
Der Moderator verkündet offiziell den Abschluss der Fallberatung.

Kollegiale Fallberatung Ablauf – und die wichtige Rolle der Personalentwicklung

Die Personalentwicklung nimmt eine zentrale Rolle bei der Einführung der Kollegialen Fallberatung ein. Sie begleitet, ggf. durch externe Unterstützung, die Auswahl für die Zusammensetzung der Beratungsgruppe(n). Sie ist verantwortlich dafür, dass alle Teilnehmer der Beratungsgruppe Regeln der Kommunikation und Kommunikationsmodelle kennen. In vielen Fällen empfiehlt sich ein vorgeschaltetes Trainingsmodul/Trainingstag „Kommunikation“ oder der „Gesprächsführung“ vor dem eigentlichen Informations- und Wissenstransfer zum Thema Kollegiale Fallberatung.

Das Ziel ist, dass die Beratungsgruppe in Zukunft selbständig ihre Kollegiale Fallberatungen durchführen. Dazu ist es wichtig die Methodik der Kollegialen Fallberatung zu kennen, und regelmäßig anwenden zu können, und ein einheitliches Verständnis für gemeinsame Vorgehensweise zu schaffen.

Die Einhaltung der Struktur und der Regeln entscheidet über eine erfolgreiche Fallberatung. Vertraulichkeit und Vertrauen innerhalb der Beratungsgruppe und der Begleitperson sind zentral.
Aus diesem Grund, empfiehlt es sich in der Regel die Trainingsmaßnahme und die anschließende Begleitung mit externer professioneller Unterstützung einzusetzen. In einem Trainingsmodul „Kollegiale Fallberatung“ werden die Teilnehmer systematisch und fundiert in die Methodik der Kollegialen Fallberatung eingeführt. Ihre Führungskräfte lernen die Regeln, Werkzeuge und Modelle kennen und erarbeiten Schritt für Schritt, an realen Praxisfällen, die selbständige Planung und strukturierten Durchführung der Beratungssitzungen.
Zu Beginn der Einführung sollte die Gruppe begleitet werden, damit auf die korrekte Umsetzung der festen Struktur geachtet wird und aufkommende Fragen zur Lösungsfindung unmittelbar beantwortet werden können.

Fazit: Kollegiale Fallberatung Ablauf

Damit die kollegiale Fallberatung die großen Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Teilnehmer voll ausschöpfen kann, ist eine professionelle Vorbereitung und eine Einführung wichtig.
Allen Beteiligten müssen die notwendigen Kompetenzen vermittelt werden, um den klar strukturierten Ablauf der einzelnen Phasen und die Beachtung der Regeln eigenständig anwenden zu können!

Für eine erfolgreiche Implementierung ist es wichtig die Ziele und Werte des Unternehmens und die der Teilnehmer bei dem Informations- und Wissenstransfer der Methodik zu berücksichtigen.

Bei professioneller Einführung und Umsetzung ergeben sich für Ihr Unternehmen und Ihre Teilnehmer (Führungskräfte) zahlreiche Vorteile, beispielhaft sei an der Stelle aufgelistet:
• Effizienz der Arbeitsqualität
• redundante Fälle/Problem werden in 1 Vorgang aufgearbeitet,
• Entwicklung sozialer Kompetenzen der Führungskräfte
• Bereichsübergreifendes Denken und gemeinsames Führungsverständnis
• Neue Impulse zur Änderung vorhandener Routinen
• Unmittelbare Reflexion der eigenen Rolle als Führungskraft.

Die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Kollegiale Fallberatung im Überblick:

 

  • Gruppengröße zwischen 5 und 8 Teilnehmern
  • Teilnahme freiwillig
  • Direkte Hierarchiebeziehungen vermeiden
  • Keine zwischenmenschliche Spannungen/Konflikte zwischen den Teilnehmern
  • Alle Teilnehmer kennen und können die notwendigen Kommunikations-Regeln und -Methoden anwenden
  • Die Teilnehmer werden bei der Einführung der Kollegialen Fallberatung professionell begleitet
  • Die Beratungsgespräche folgen der festen Struktur und den Regeln der kollegialen Beratung


Individuelle Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Führungskompetenzen stärken können: 

Hier erfahren Sie alles über die richtige Auswahl von Führungskräfte Trainings.

Wichtige Werkzeuge für bessere Führung:

   Hier finden Sie 5 praktische Tipps, die Sie als Führungskraft noch besser machen.
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