Home Office Tipps für Führungskräfte

von Jürgen Renz


„Und ab morgen arbeitest Du im Home Office.“ Gesagt-Getan. Ihre Mitarbeiter wissen sicherlich ganz genau, was Sie von Ihnen erwarten, oder? Sie haben ein gründliches Onboarding für die Home-Office Arbeit mit jedem Ihrer Mitarbeiter vorgenommen? Home Office Tipps halten Sie für überflüssig?

Ja?

Dann gratuliere ich Ihnen von ganzem Herzen! Wenn Sie jetzt noch klare Regeln für die Zusammenarbeit mit und zwischen den Home-Office Mitarbeitern aufgestellt haben, jeder Ihrer Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird, dann tragen Sie zu Recht den Titel „Führungskraft“.

Die gute Nachricht für alle anderen: Mit diesen nachfolgenden Home Office Tipps werden Sie Ihrem Titel „Führungskraft“ auch in virtuellen Zeiten gerecht.


Home Office: 9 Praxis-Tipps für Führungskräfte und welche Vorteile Sie davon haben

Bei den nachfolgenden Tipps setzen wir als essentielle Grundlage voraus, das die technischen Anforderungen, seitens des Unternehmens, erfüllt wurden, um überhaupt produktive Home Office Arbeit zu ermöglichen.

Praxis-Tipp 1: Kommunizieren Sie offen und ehrlich

Vorteil: Ihre Mitarbeiter fühlen sich in allen Entscheidungen und Prozesse eingebunden- das schafft Vertrauen in Ihre Entscheidungen.

Erläutern Sie, dass die (neue) Situation für alle Beteiligte eine Herausforderung ist. Dass bei der veränderten Arbeitsweise ganz sicher nicht alles, und auf Anhieb, reibungslos verlaufen wird. Schildern Sie aus Ihrer Sicht die Herausforderungen, vor denen Sie und Ihr Team, in der nächsten Zeit stehen.

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Praxis-Tipp 2: Erwartungshaltung klären!

Vorteil: Sie verhindern Missverständnisse, Konflikte und unnötige Reibungsverluste.

Jeder Ihrer Mitarbeiter muss wissen, was Sie von ihm erwarten. Abweichungen durch die Arbeit im Home Office der Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten, bzw. geänderte Prozesse müssen geklärt werden. Am besten schriftlich festhalten. Genauso wichtig ist es für Sie, zu wissen, welche Erwartungshaltungen Ihre Mitarbeiter/das Team an Sie hat.

Praxis-Tipp 3: Legen Sie gemeinsame Spielregeln fest!

Vorteil: Die persönlichen Situationen der Mitarbeiter finden Berücksichtigung in den Arbeitsabläufen – klare, umsetzbare Prozesse schaffen Effektivität.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter dazu aktiv ein. Es nützt nichts, wenn Sie feste Arbeitszeiten für alle definieren, diese aber z.B. durch aktuell anfallende Kinderbetreuung o.ä. nicht möglich ist.

Definieren Sie feste Home Office Zeiten, an denen alle Mitarbeiter verfügbar sein müssen, z.B. für ein tägliches Teammeeting oder den Austausch zwischen den Kollegen. Legen Sie z. Bsp. Reaktionszeiten für E-Mail Anfragen (auch innerhalb des Teams) fest.


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Praxis-Tipp 4: Lernen Sie Vertrauen!

Vorteil: Vertrauen Ihrer Mitarbeiter steigert das Eigenengagement, Fehler und Konflikte können frühzeitig angesprochen und aufgelöst werden.

Weder Sie haben die Möglichkeit, mal eben zum Arbeitsplatz zu Herrn Müller zu gehen, um sich den Stand der Dinge anzuschauen, noch kann Herr Müller mal eben auf dem Flur nachfragen, ob denn der und der Punkt für Sie ok ist.

Beide Seiten müssen sich vertrauen! Dazu gehört ein regelmäßiger Austausch und eine (neue) Feedbackkultur. Sorgen Sie für eine offen Feedbackkultur und verabschieden Sie gemeinsame Feedbackregeln für Ihr Team.

Alles was Sie und Ihr Team in dieser Situation nicht gebrauchen kann, sind unterschwellige Konflikte! Konflikte, die Sie aufgrund der räumlichen Distanz meist erst viel später erkennen.



Praxis-Tipp 5: Führen Sie Routinen ein!

Vorteil: Routinen sind wichtige, feste Ankerpunkte für Ihre Mitarbeiter und die Gelegenheit für einen regelmäßigen Austausch.

Routinen geben einem Menschen, auch im Home Office, ein Gefühl von Sicherheit und das positive Gefühl die Kontrolle in der Situation zu haben. Installieren Sie tägliche Teammeetings (Videokonferenzen) bei denen z. Bsp. für aktuelle Aufgaben der Stand übermittelt wird. Aufgaben ggf. neu priorisiert oder auch Zuständigkeiten neu verteilt werden.

Auch ein kurzes Review der Aufgaben vom Vortag gehört dazu. Geben Sie jedem Mitarbeiter eine max. Zeit für seinen Beitrag. Mitarbeiter, die nichts zum jeweiligen Punkt beitragen können, überspringen Ihre Beitragszeit.

Schreiben Sie am besten diese Punkte in einer Tabelle fort. Vereinbaren Sie mit den einzelnen Mitarbeitern feste Zeiten (1-2 Mal die Woche) an denen Sie sich in einem persönlichen Telefongespräch austauschen.

Praxis-Tipp 6: Verabschieden Sie klare Kommunikationsregeln!

Vorteil: Sie verhindern eine völlig unproduktive Über-Kommunikation, gleichzeitig schärfen Sie den Blick für eine effektive Arbeitsweise.

Ein häufiges Phänomen bei Teams mit Home Office Arbeitsplätzen ist sintflutartige Nutzung von cc und bcc in Emails. Also Emails nur an die Personen, für die es auch wirklich relevant ist und… nicht jede paar Minuten eine neue Email. Versuchen Sie die Inhalte der Emails zu bündeln.

Vereinbaren Sie Regeln, wann Mitarbeiter und Sie für Emails verfügbar sind. Machen Sie deutlich, dass Sie jederzeit ansprechbar sind (Tel. oder sonstige Medien). Im schlimmsten Falle sich umgehend zurückmelden.

Legen Sie weiterhin fest zu welchen Zeiten, außer in dringenden Fällen, die Teammitglieder zu fachlichen Themen untereinander kommunizieren können.



Praxis-Tipp 7: Holen Sie den Teamgeist aus der Flasche!

Vorteil: Das Zusammengehörigkeitsgefühl in einem (Home Office) Team ist eine der entscheidenden Faktoren für erfolgreiche Teams.

Ist es in einem Büro relativ einfach zwischenmenschliche Beziehungen im Team zu pflegen, wird der Austausch in virtuellen Umfeld schon schwieriger. Es ist eben keine gemeinsamer Gang mehr zum Kaffeeautomaten oder zum Essen möglich. Das Wir-gefühl in einem Team ist jedoch ganz entscheidend für die Produktivität eines Teams.

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Fördern Sie den Austausch im Team, über das berufliche hinaus. Installieren Sie z. Bsp. 1 mal in der Woche den virtuellen Team-Kaffeeautomaten (1 Video Teammeeting bei denen jeder in Ihrem Team seine lustigste Begebenheit in der Woche und eine Begebenheit, die ihn am meisten beschäftigt hat schildert; jeweils max. 60 Sekunden).

Schaffen sie den Teammitgliedern eine Basis (virtueller Gruppenraum oder Telefonkonferenz) , bei denen Sie sich in abwechselnder Besetzung zu privaten Themen oder Themen, die Sie beschäftigen austauschen können.

Ohne diesen Austausch werden Ihre Mitarbeiter über kurz oder lang die Identifikation mit ihrem (nur virtuellen) Unternehmen verlieren. Denken Sie dabei auch die Zeit nach der Krise! (Mitarbeiterbindung etc.)

Praxis-Tipp 8: Vereinbaren Sie Ruhezeiten!

Vorteil: Nur wer ausreichend Pausen hat, ist auch in der Lage 100% während der Arbeitszeiten zu bringen – Sie verhindern das negative Gefühl ständiger Erreichbarkeiten.

Keiner muss rund-um-die Uhr zur Verfügung stehen! Wenn möglich vereinbaren Sie feste „Freizeiten“. Somit muss keiner in diesen Zeiten ein schlechtes Gewissen haben. Und Sie schützen auch Ihre einzelnen Teammitgliedern vor einem permanenten Verfügbarkeits-Syndrom.

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Praxis-Tipp 9: Geben Sie Ihren Mitarbeitern Halt!

Vorteil: Sie können Ihr Team und die Produktivität im Team positiv beeinflussen.

Neue Situationen/Krisen schaffen bei allen Menschen ein Gefühl der Ohnmacht, Handlungsunfähigkeit, Ängste und Unsicherheit über die Zukunft. Alles Faktoren die sich negativ auf jeden einzelnen Mitarbeiter und seine Produktivität auswirken.

Umso wichtiger ist es, dass Sie als Führungskraft berechenbar bleiben und Ihren Mitarbeitern Sinnhaftigkeit geben. Ihre Emotionen sind richtungsweisend! Also verbreiten Sie nicht nur (notwendige) negative Nachrichten sondern setzen auch kurzfristig erreichbare Ziele und würdigen diesen entsprechend. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in Entscheidungen ein.

Führungsstärke gib Ihrem Team Halt, das bedeutet auch Verantwortung für Entscheidungen zu übernehmen.


Fazit Home Office Tipps:

Damit Home Office Arbeiten nicht nur zu einer Notlösung wird, sind einige Spielregeln für das Zusammen-Arbeiten auf Distanz notwendig. Selbstverständlichkeiten, wie der persönliche Austausch im Büro, der „Flurfunk“ etc. fallen von heute auf morgen weg.

Mit einem gezielten onboarding in die Home Office Arbeit schaffen Sie Strukturen und Möglichkeiten, den Arbeitsalltag aus dem Büro erfolgreich in virtuelle Zusammenarbeit zu transferieren. Empathie und umsichtiges Handeln sind hier zentrale Begriffe. Nur wenn Sie das private Umfeld, die Sorgen und Nöte Ihrer Mitarbeiter kennen, gelingt es Ihnen Ihre Mitarbeiter erfolgreich zu unterstützen.

Feedbackregeln für das Team und regelmäßigeres Feedback rücken noch mehr in den Fokus Ihrer Führungsarbeit. Denken Sie schon heute daran, eine Rückkehr in die Büropräsenz mit einem entsprechenden Re-Onboarding zu unterstützen. Gewohnheiten, Routinen und Abläufe, die sich im Home Office eingebürgert haben, und dort auch völlig ok waren, sind im Büro vielleicht eher nicht angebracht.


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