Hier folgen nun die entscheidenden Punkte, die Sie bei der Vorbereitung und Durchführung beachten müssen, damit Sie in Zukunft besser(e) Feedbackgespräche führen.
Besonderes Augenmerk liegt auf der Vorbereitung Ihres Feedbackgesprächs. Die Vorbereitung entscheidet schon über den Erfolg oder auch den Misserfolg Ihres nächsten Feedbackgesprächs!
Häufige Situationen, die uns in unserem Praxisalltag begegnen, sind vermeintlich gut gemeinte Feedbackgespräche, die in Widerstand und Demotivation des Feedbacknehmers enden.
Wenn Sie sich an Ihr letztes Feedbackgespräch erinnern, war es wertschätzend, zielführend und das Ergebnis war ein klares, gemeinsames Verständnis?
Oder, war es doch eher, dass man über Probleme geredet hat und das Ergebnis nicht zufrieden stellend war?
Die Ursache dafür liegt in fast allen Fällen in der mangelnden Vorbereitung auf das Feedbackgespräch!
Mit der Definition von Feedback:
„Die Rückübermittlung von Informationen an eine Person, wie die konkrete Verhaltensweise wahrgenommen und erlebt wurde“
ist klar, dass weder ein Vorwurf, eine Verallgemeinerung, eine Interpretation noch Behauptungen in einem Feedbackgespräch etwas zu suchen haben!
Feedback sollte regelmäßig, anlassbezogen und zeitnah gegeben werden, unter Berücksichtigung und Einsatz des Feedbackrahmens (mit den Modellen: Johari-Fenster, EAR, 4 Ohren Modell, Empathisches Zuhören).
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Die Benennung von konkreten Situationen nützt dem Feedbacknehmer, im Gegensatz zu allgemeingültige Aussagen, wie z.B. „Du bist nie pünktlich“ besser “Ich möchte gerne mit Dir über Arbeitszeiten sprechen,. Passt es bei Dir morgen 14 Uhr?”
Fragen, die Fakten liefern, um das Thema konkret benennen zu können:
Setzen Sie sich kritisch und objektiv mit den eigenen Emotionen gegenüber dem Feedbacknehmer/dem Thema auseinander. (Schlüpfen Sie auch in die Rolle des Kollegen, des Feedbacknehmers etc.)
Definieren Sie Ihre Zielvorstellungen, in der Vorbereitung, für das Feedbackgespräch mit Hilfe der SMART-Formel:
Leiten Sie aus den Zielen ggf. noch Maßnahmen zur Zielerreichung ab.
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Ort und Zeitpunkt sollten dem Anlass entsprechend sein. Keine Gespräche zwischen Tür und Angel, auf dem Flur oder in Anwesenheit anderer Kollegen o.ä.!
Holen Sie sich das Einverständnis für das Feedbackgespräch ein!
Warum sollte ich als Feedbackgeber Einverständnis zum Feedback einholen?
Es gibt nur sehr wenige Situationen, bei denen ein Feedback, auch ohne ein Einverständnis, angebracht ist.
(z.B, Gefahrensituationen; disziplinarisch notwendiges Feedback. Auch wenn sich der Feedbacknehmer verweigert, dann aber auch im Sinne einer Anweisung)
Beispiele, wie ich mir das Einverständnis einholen kann:
„Ich möchte gerne eine offene Diskussion darüber führen, kann ich noch tiefer gehen?“
„Wollen wir ein paar Minuten damit verbringen, Ideen zu diesem Thema zu sammeln?“
„Ich würde gerne mehr über deine Sichtweise dazu erfahren. Ist es in Ordnung, wenn wir darüber reden?“
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Warum ist die Vermittlung die Basis erfolgreicher Feedbackgespräche?
In der Vermittlung teilt der Feedbackgeber seine Wahrnehmung mit, anhand des konkreten Anlass/Beispiels mit Angabe von Zeit und Ort.
Gleichzeitig gibt er an welche Wirkung das Verhalten auf ihn hatte und was es bei ihm ausgelöst hat.
Warum soll ich, als Feedbackgeber, Fragen stellen?
Wichtig, richtig fragen:
Fragetechniken:
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Warum mehr Zuhören, als Reden in einem Feedbackgespräch zielführend ist?
Empathisches Zuhören ermöglicht eine Win-Win Situation für beide Seiten zu schaffen!
Warum ist die Klärung am Ende des Feedbackgesprächs für beide, Mitarbeiter und Vorgesetzten, so wichtig??
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Wertschätzende und konstruktive Feedbackgespräche beginnen schon mit der richtigen Vorbereitung! Wer die 5 Punkte in seinem nächsten Feedbackgespräch umsetzt, schafft die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Feedbackgespräch. Damit bringt das Feedbackgespräch den gewünschten. konstruktiven und motivierenden Erfolg, und trägt zu einer guten Feedbackkultur im ganzen Unternehmen bei.
Eine gelebte Feedbackkultur wird für jedes Unternehmen überlebensnotwendig, um auch in 10-15 Jahren noch existent zu sein und vor allem auch um qualifiziertes Personal der nachwachsenden Generationen im Recruiting zu erreichen!
Feebackgespräche führen beginnt mit der richtigen Vorbereitung und festen Regeln für die Durchführung des Gesprächs.
Nur so können und werden Feedbackgespräche erfolgreich, wertschätzend, motivierend und die Ergebnisse nachhaltig sein.
Für Führungskräfte sind Feedbackgespräche ein zentrales Führungselement.
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