Erfolgreich delegieren: Mit diesen 7 Punkten haben Sie endlich mehr Zeit für Ihre Führungsaufgaben

von Jürgen Renz

Wie oft hören wir von Führungskräften „Dafür habe ich wirklich keine Zeit“. Gerade Aufgaben, die zur eigentlichen Führungsarbeit gehören, bleiben dann auf der Strecke!
Ja, es gibt sicherlich viele Gründe die Führungskräften die eigentliche Zeit, die Sie für Ihre Führungsaufgaben benötigen, rauben: z.b. Meetings, Reportings, festgelegte Prozesse u.v.m.
Aber, wenn wir uns bei unseren Praxiseinsätzen zur Führungskräfteentwicklung den Alltag vieler Führungskräfte näher betrachten, stellen wir sehr häufig fest, dass mögliche Freiräume nicht genutzt werden. Aus diesem Grund wollen wir in diesem Artikel die Erfolgsfaktoren und eine Praxisanleitung für erfolgreiches Delegieren näher betrachten.


In unseren Führungskräfte-Trainings stellen wir immer wieder fest, dass die Führungskräfte-Kompetenz „Delegieren und Abgeben“ bei vielen Führungskräften nicht ausgeprägt bzw. nicht ausreichend für den Einsatz im praktischen Führungsalltag vermittelt worden ist.
(Der individuelle und damit nachhaltige Wissenstransfer findet in Standard Führungskräftetrainings nicht statt!)

Dabei ist gerade die Verantwortungsübergabe eine der zentralen Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Führungskräfte!
Ausreichend Zeit für seine eigentlichen Führungsaufgaben bekommt nur, wer Aufgaben, zielgerichtet und effektiv delegiert!



Nur wer Verantwortung abgibt und Aufgaben delegiert, hat die Freiräume, um seiner eigentlichen Führungs-Tätigkeit nachzukommen.
Ohne der gelebten Führungskompetenz “Delegieren und Abgeben” können Sie Ihrer Rolle, als Führungskraft, nie gerecht werden!

“Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.”
Theodore Roosevelt, 26. Präsident der Vereinigten Staaten

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Was hindert Führungskräfte scheinbar daran, Aufgaben zu delegieren und abzugeben?

  • Mangelndes Vertrauen in die Mitarbeiter. Wenn ich es selber mache…
  • Klagen, Jammern und Diskussionen der Mitarbeiter, der eine Aufgabe übernehmen soll
  • Angst vor Kontroll-, Macht, Einflussverlust
  • Die Mitarbeiter für die Delegation vorzubereiten kostet zu viel Zeit
  • Es steht kein geeigneter Mitarbeiter zur Verfügung
  • Das Ergebnis wird eh nicht so, wie ich es mir vorstelle und muss dann doch selbst nacharbeiten
  • Kein Zutrauen in die Mitarbeiter


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Welche Vorteile hat die Führungskraft durch richtiges delegieren?

Es gibt zahlreiche gute Gründe Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren. Alle geeigneten Aufgaben, die sich delegieren lassen, sollten auch delegiert werden. Besonders geeignet sind u.a. Routineaufgaben, Verwaltungsaufgaben oder Fach-Expertenaufgaben. Die nachfolgenden Vorteile der Aufgaben-Übergabe sind es Wert, soviel wie möglich zu delegieren!

  • Mehr Zeit und Freiraum für Führungsaufgaben und eigene Themen
  • Durch die Delegation, werden Entscheidungen aus dem Team getroffen. Es findet eine Identifikation mit der Aufgabe, dem Team,
    dem Unternehmen statt.
  • Durch Delegation werden Fähigkeiten und Potenziale einzelner Mitarbeiter sichtbar und weiterentwickelt (Personalentwicklung,
    Coaching durch die Führungskraft)
  • Durch Delegation erfahren die Mitarbeiter Wertschätzung und werden motivierter.
  • Delegation fördert Eigeninitiative, Kreativität und Selbstverantwortung der Mitarbeiter
  • Die Auslastung des Teams kann besser gesteuert werden.


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Die 7 entscheidenden Punkte, die für ein erfolgreiches Delegieren wichtig sind

Punkt 1: Ein klar definiertes Ziel mit dem Mitarbeiter vereinbaren.

Punkt 2: Nur Ziele vorgeben, die für den Mitarbeiter auch machbar sind, oder mit denen er an ihrer Entwicklung arbeiten kann.

Punkt 3: Sicher stellen, dass die Person die Fähigkeiten und Kompetenzen besitzt, oder sich gut aneignen kann, die die Aufgabe
übernehmen soll. (Wie erfahren, geübt ist die Person mit der Übernahme dieser Aufgabe?)

Punkt 4: Für Transparenz sorgen. Warum delegiere ich? Welchen Teil der Verantwortung übergebe ich?

Punkt 5: Den Zeitrahmen vorgeben, ggf. auch Zwischenschritte festlegen.

Punkt 6: Feedback geben: Lob und Anerkennung, aber auch konstruktive Kritik geben.

Punkt 7: Die eigene Haltung! Schließe nie von Dir auf Deinen Gegenüber.. und setze nichts voraus!


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Wie viel Verantwortung kann/will ich abgeben?

Mit dem nachfolgenden Modell, in Anlehnung an agile Führungsinstrumente aus „delegation poker“ werden die 7 Stufen einer Verantwortung sichtbar.



Von der vollen Eigenverantwortung, ohne jegliche Einbindung von Mitarbeitern, bis hin zur vollen Verantwortungsübergabe.
Je nach Reife (Reifegrad) des Mitarbeiters wählen Sie die entsprechende Verantwortungsstufe. Die Verantwortungsstufen können je nach Bedarf auch erhöht oder zurückgestuft werden. Dies sollte jedoch nicht nur aufgrund eines Fehlers passieren (positive Fehlerkultur!) und nicht ohne einem vorbereiteten Feedbackgespräch.

Die 7 Verantwortungs-Stufen für erfolgreiches Delegieren

  • Stufe 1: Verkünden
    Sie tragen die komplette Verantwortung für die Aufgabe und treffen die Entscheidungen. Sie teilen anderen Ihre Entscheidung mit.
  • Stufe 2: Verkaufen
    Sie tragen die komplette Verantwortung für die Aufgabe und versuchen, andere von Ihren Entscheidungen zu überzeugen. Sie entscheiden und erklären anderen Ihre Entscheidung.
  • Stufe 3: Befragen
    Sie tragen die komplette Verantwortung für die Aufgabe, fragen vorab nach Input und Vorschlägen, um dann eine Entscheidung treffen zu können, die die Meinung der beteiligten Menschen respektiert. Sie holen sich Entscheidungspräferenzen ein und entscheiden dann selbst.
  • Stufe 4: Sich einigen
    Die Verantwortung liegt in der Gruppe und die Entscheidung wird gemeinsam durch einen Konsens getragen.
  • Stufe 5: Beraten
    Sie übertragen die Verantwortung auf einen anderen. Sie bieten dem anderen Ihre Meinung an und hoffen darauf, dass dieser auf Ihre weisen Worte hört. Sie tragen mit Wissen oder Empfehlung bei und lassen dann den anderen entscheiden.
  • Stufe 6: Erkundigen
    Sie übertragen die Verantwortung komplett auf einen anderen, der entscheidet. Sie übertragen jemand anderem die Entscheidung, möchten aber informiert bleiben.
  • Stufe 7: Delegieren
    Sie übertragen die Verantwortung auf einen anderen und wollen auch gar keine weiteren Details darüber wissen. Sie übergeben die Verantwortung komplett und müssen auch nicht mehr informiert werden über Entscheidungen.



Das Gespräch mit dem Mitarbeiter zur richtigen Übergabe einer Aufgabe

Für das Gespräch der Verantwortungsübergabe bietet sich der Verantwortungsdialog als Leitfaden an („Bernd Schmid 2011 Verantwortungskultur“):

  • Benennen Sie die Verantwortungsaufgabe/den Verantwortungsbereich.
  • Teilen Sie Ihren Vorschlag mit, wie Sie sich die Verantwortungsteilung/-Übergabe in Zukunft vorstellen.
  • Holen Sie sich das OK ein, für die Übergabe der Verantwortung, bzw. holen Sie sich einen alternativen Vorschlag ein um die geplante Verantwortungsübergabe zu lösen.
  • Zeigen Sie auf, in welcher Verantwortung Sie selbst noch in Zukunft sind und welche Verantwortungsübergabe Sie sich von Ihrem Gegenüber erbitten.
  • Nehmen sie eine Folgenabschätzung dieser geplanten Verantwortungsübergabe durch und halten Sie die gemeinsam erzielte Vereinbarung fest.

Die gute Führungskraft ist sich der eigenen Hemmschwellen für ein Delegieren und Abgeben bewusst. Sie Erkennt jedoch die Vorteile einer erfolgreichen Delegation, für die persönliche Weiterentwicklung als Führungskraft. Die passenden Methoden und Werkzeuge aus der Führungskräfteentwicklung unterstützen Führungskräfte dabei die Führungs-Kompetenz „Delegieren und Abgeben“ auszubauen. Vor allem, Sie in die Lage zu versetzen, diese in Ihrem Führungsalltag praktisch ein- und umzusetzen.

Hier finden Sie ein, für seinen erfolgreichen Praxistransfer, zertifiziertes inhouse-Training zum Thema Delegieren und Abgeben.

Delegieren und abgeben Fazit:

Führungskräfte, die keine oder zu wenig Zeit für Ihre Führungsaufgaben haben, sind keine (guten) Führungskräfte!
Weder ein ausgeprägtes Helfersyndrom (Mitarbeiter lernen schnell Aufgaben an eine Führungskraft zurück zu delegieren) noch der
Super-Fachexperten-Reflex (schmeichelt doch, wenn man als einziger Mensch in der Lage ist, eine Aufgabe kompetent zu erledigen) haben in der Führungsarbeit ihre Daseinsberechtigung.
Auch muß ich als Führungskraft ganz sicher nicht an allen Meetings selbst teilnehmen.
Kompetenz als Führungskraft, übrigens auch bei anderen/Ihren Führungskräften, strahlen Sie dadurch aus, dass Sie führen!!
Und das gelingt nur, wenn Sie sich die Freiräume durch Delegation dafür schaffen!
Delegation als Führungskompetenz kann/muss erlernt und geübt werden. Vor allem auch immer wieder selbst reflektiert werden.

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