Meetingkultur: 10 Erfolgstipps für effiziente Besprechungen

von Jürgen Renz

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Allgemein, Führungskräfte

Wer von uns ist nicht auch schon in unzähligen Meetings gesessen deren Sinn und Zweck er hinterher als völlig nutzlos bezeichnet hat?
Verschiedene Studien (Sharp, Microsoft, Barco, Bain & Company etc.) beziffern
den Aufwand für Meetings von Führungskräften, im mittleren Management, von 35-60 % (!!) der tatsächlichen Arbeitszeit.
Nachfolgend erhalten Sie 10 konkrete Praxistipps, der den Zeitaufwand für Ihre zukünftigen (Team) Meetings reduziert und effektivere Ergebnisse schafft.

Eine Meetingkultur, wie wir Sie häufig in der Praxis vorfinden:

Ein Team Meeting, das in ergebnislose Diskussionen ausartet.
Ein Abbruch der Besprechung nach überziehen des geplanten Zeitfensters ohne konkrete Ergebnisse.
Selbstverständlich gleich mit einer weiteren Terminvereinbarung für das nächste Meeting.

Warum sollte das Folge-Meeting dann effizienter und effektiver werden?

Meetingkultur: Mit diesen 10 Erfolgstipps werden Ihre Besprechungen effizient:

Tipp 1:
Machen Sie Pünktlichkeit zur Chefsache (Meeting-Leiter)!
Pünktliches Erscheinen ist ein Ausdruck von Wertschätzung gegenüber den anderen Teilnehmern.
Jedes warten auf einen Teilnehmer verursacht einen wirtschaftlichen Schaden.
Überziehen ist fast immer ineffektiv und sollte die ganz große Ausnahme bleiben.
Tipp 2:
Effektives Arbeiten wird belohnt!
Loben Sie Ihre Meetingteilnehmer für ein effektives Meeting.
Schenken Sie Ihren Teilnehmern Zeit und beenden Sie ein Meeting, sobald die angestrebten Ziele erreicht sind, auch vorzeitig.
Tipp 3:
Es gibt, je nach Länge des Meetings, ausreichend Pausen, die angekündigt und eingehalten werden!
Ein Meeting sollte nach Möglichkeit nicht länger als 45 Minuten sein, bzw. nach 45 Minuten Pausen eingebaut werden. Die Aufmerksamkeitskurve sinkt nach dieser Zeit beträchtlich!
Tipp 4:
Es gibt eine Agenda, die ernst genommen und eingehalten wird!
Allen Teilnehmern erhalten im Vorfeld die Agenda, mit Zeitangaben für die einzelnen Punkte.
Tipp 5:
Es werden klar formulierte, messbare Ergebnisse erzielt!
Am besten verwenden Sie die SMART-Formel zur Ergebnissicherung Ihrer erzielten Ergebnisse
Tipp 6:
Es werden konkrete Umsetzungsmaßnahmen, mit Verantwortlichkeiten, festgehalten!
Jedes Ergebnis bekommt einen Verantwortlichen, der auf die Einhaltungen der getroffenen Umsetzungsmaßnahmen achtet und Rückmeldung gibt.
Tipp 7:
Die gemeinsam formulierten Ergebnisse werden von allen Teilnehmern ernst genommen!
Verabschiedete Ergebnisse werden von allen Teilnehmern bei deren Umsetzung unterstützt. Dazu gehört auch, das das Protokoll des Meetings gelesen wird und akzeptiert wird.
(50% aller Meetingteilnehmer lesen kein Protokoll!)
Tipp 8:
Unter den Teilnehmern gibt es keine „Gäste“, Schläfer oder Streithähne!
Es gibt klare Kommunikationsregeln für ein Meeting. Binden Sie alle Teilnehmer aktiv in eine Diskussion ein. Parallel-Diskussionen, die nicht zur Ziel-Erreichung beitragen werden unterbunden.
Tipp 9:
Die Gruppe immer so klein wie möglich halten, damit effektive Diskussionen möglich sind!
Achten Sie in der Einladung auf ein möglichst kleine Gruppe. Nut wer etwas beizutragen hat, oder unbedingt über den Meeting-Inhalt Bescheid wissen muß, wird eingeladen. Personen die nur zu einzelnen Punkten etwas aktiv beisteuern können, werden auch nur zu einzelnen Punkten eingeladen (Zeitplan!). Fordern Sie alle Eingeladene auf, zu überprüfen ob SIe aktiv etwas beizutragen haben, bzw. ihre Teilnahme nicht notwendig ist, oder eine andere Person/Mitarbeiter besser geeignet ist.
Tipp 10:
Gruppendynamik unterstützt zielgerichtetes Arbeiten!
Erzeugen Sie ein gemeinsames Problembewusstsein (Blick aus Kundensicht). So kann jeder sein Wissen, seine Meinung zur optimalen Lösung beitragen.

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Meetingkultur – Wichtige Punkte für die Vorbereitung effektiver Meetings:

In unserer Praxis beobachten wir häufig, dass schon in der Vorbereitung von einem Meeting der Grundstein für ein ineffektives Meeting gelegt wird.
Legen Sie einen Schwerpunkt in die gute Vorbereitung Ihres nächsten (Team) Meetings.
Wenn Sie die nachfolgenden Punkte berücksichtigen, haben Sie schon ein sehr großen Schritt für eine bessere Besprechungen unternommen.

Klar definiertes Thema
Jeder einzelne Meetingpunkt muß so beschrieben sein, dass die (eingeladenen) Teilnehmer sofort erkennen, um was es sich handelt und ob Sie überhaupt davon betroffen sind
Auswahl der Teilnehmer
Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die auch etwas zu dem Thema beitragen können, bzw. dafür verantwortlich sind. Sind mehrere Themen in einem Meeting vorgesehen, zu jedem einzelnen Thema nur die Teilnehmer einladen, die etwas beitragen können.
Agenda mit konkreten Inhalten, Zuordnungen und Zeitfenstern
Jeder Teilnehmer sollte auf einen Blick sehen:
– welches die Inhalte zum jeweiligen Thema sind
– in welchem Kontext das Thema zu anderen/übergeordneten Themen steht und
– welches Zeitfenster der Teilnehmer dafür einplanen muß
Passenden Ort
Der passende Ort hat einen großen Einfluß auf die Effektivität eines Meetings. Für kreative Meeting-Themen in kleinerem Rahmen bieten sich andere Veranstaltungsorte an, wie z. Bsp. für ein Meeting im größeren Rahmen zum Thema Kostensenkungen.
Sitzpositionen festlegen (sehr hilfreich um schon im Vorfeld auf Personen aus Tipp 8 einzugehen)
Mit einem Sitzplan können Sie wesentlich besser auf Meeting Teilnehmer eingehen, diese aktivieren oder auch ggf. bremsen.

Wichtige Punkte In der Durchführung:

Die Umsetzung einer neuen Meetingkultur braucht sowohl für den Veranstalter des Meetings, als auch für die Teilnehmer Zeit und Übung.
Daher empfiehlt es sich für den Einführungszeitraum, zum Beginn eines Meetings die Kommunikationsregeln nochmals kurz vorzustellen, auf den Zeitrahmen hinzuweisen und zu vereinbaren, dass nur konkrete (messbare) Ziele definiert werden.

Kommunikationsregeln festlegen
Gibt es Gründe für abweichende, von (sinnvollen) einheitlichen unternehmensweiten, Kommunikationsregeln für Meetings, stellen Sie dies zu Beginn vor. (z.Bsp. mehr Redezeit für Teilnehmer von Abt. A, weil diese massiv von dem Themenpunkt xy betroffen sind.. etc.)
Richtiger Umgang mit Schwierigkeiten
(Vielredner, Störer, Schläfer etc. und Rollen der einzelnen Teilnehmer besser verstehen)
Eignen Sie sich passende Methoden und Werkzeuge an, um situativ auf “Schwierigkeiten” reagieren zu können.
Agenda und Pausen einhalten
Wird der Zeitplan eingehalten, nehmen viele Teilnehmer ein Meeting schon als effekiv(er) wahr.
Alle Teilnehmer einbinden
Achten Sie drauf, dass Sie keine Teilnehmer in Ihrem Meeting “verlieren”. Sie gehen ja davon aus, dass alle Teilnehmer, die Sie eingeladen haben auch einen konkreten Beitrag zum Thema leisten werden.
Konkrete Ziele und Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten definieren
Ist ein Thema erledigt, hat es zwingend auch konkrete (messbare) Ziele mit konkreten Maßnahmen und klaren Zuordnungen, wer für was verantwortlich ist.
Also kein: man muß in Zukunft das “….” besser machen!

Wichtige Punkte In der Nachbereitung:

Protokoll an alle Teilnehmer (Widerspiegeln der Agenda) mit Zusammenfassung der Ergebnisse, Maßnahmen und Zuständigkeiten mit Terminen
Kurzes Feedback (z.B. anonymes online-Tool etc.) zum Meeting selbst und eine Bestätigung zu den Punkten im Protokoll

Praktische Fallbeispiele für effektivere Teambesprechungen, finden Sie: –> Hier

Fazit Meetingkultur:

Eine effiziente und in der Praxis gelebte Meetingkultur spart Ihnen ein unglaubliches Potenzial an Arbeitszeit und wirtschaftlichem Schaden ein.

Ergebnisse der Sharp-Studie zum Thema Meetings:

27% der Teilnehmer in einem Meeting lesen/bearbeiten ihre E-Mails

15% aktualisieren während dessen ihre TO-DOs und

17% pflegen ihre social Media Aktivitäten!

Rund 50% der Teilnehmer von Meetings wissen nicht warum es in dem Meeting geht und was das konkrete Ziel ist.

Alles Gründe die für eine “neue” Meetingkultur mit Meeting Regeln, sprechen. Nichts ist demotivierender als eine sinnlose Tätigkeit zu vollbringen.
Akzeptieren und fördern Sie, dass Teilnehmer eine Teilname an einem Meeting absagen, weil Sie der Meinung sind nichts zu den Punkten beitragen zu können.
Entscheiden Sie auch für sich selbst, müssen Sie das Meeting leiten oder an dem Meeting teilnehmen, oder ist einer Ihrer Mitarbeiter dafür besser geeignet aktiven Input zum Thema zu geben?
Wie wäre es wenn Ihre Führungskräfte die o.g. Tipps (inkl. der Pünktlichkeit!) konsequent in Ihren Team Meetings umsetzen? Sie werden schnell feststellen dass der positive Sog-Effekt für alle anderen Meetings gewaltig ist!
Achtung; Virtuelle Meetings verstärken vorhandene negative Effekte (in der Organisation des Meetings, in Technik-Problemen und in der Meeting-Disziplin) noch zusätzlich.