Wie konstruktives Feedback das Arbeitsklima und die Produktivität verbessert

von Jürgen Renz

Wann waren Sie das letzte Mal in der Situation, dass Sie jemandem (Ihrem Kollegen, Mitarbeiter oder Vorgesetzten) etwas mitteilen wollten, das Ihnen aufgefallen ist, und Ihr Gegenüber sich sofort persönlich angegriffen fühlte?
Damit war auch schon jede Grundlage für ein produktives Gespräch zu diesem Punkt ausgeschlossen. Meist noch mit dem Resultat einer nachwirkenden Verstimmung durch den vermeintlich persönlichen Angriff.
Ehrlich? Das war ganz sicher nicht das erste Mal, oder?
Mit der nachfolgenden Schritt-für-Schritt Anleitung für konstruktives Feedback legen Sie den Grundstein für eine wertschätzende Kommunikation, kollegiale und produktive Zusammenarbeit.


Die 7 Schritte für ein konstruktives Feedback

  1. Schritt: Legen Sie eine Pause ein
  2. Schritt: Beschreiben Sie für sich die Situation
  3. Schritt: Überlegen Sie sich, wann und wo das Feedback-Gespräch sinnvoll ist
  4. Schritt: Schaffen Sie eine positive Feedback-Basis
  5. Schritt: Formulieren Sie konkret Ihre persönliche Wahrnehmung
  6. Schritt: Motivieren Sie Ihren Gesprächspartner
  7. Schritt: Überlassen Sie verbindliche Lösungsvorschläge Ihrem Feedback-Nehmer

Was ist ein (konstruktives) Feedback?

Wikipedia-Definition von Feedback:
Feedback (engl. für ‚Rückmeldung, Rückinformation‘) bezeichnet in der Kommunikation von Menschen die Rückübermittlung von Informationen durch den Empfänger einer Nachricht an den Sender jener Nachricht. Diese Informationen melden dem Sender, was der Empfänger wahrgenommen bzw. verstanden hat, und ermöglichen dem Sender durch etwaige Korrektur des Verhaltens auf die Rückmeldungen des Empfängers zu reagieren.
Mit Hilfe der Definition wird deutlich, dass Feedback immer konstruktiv sein sollte! 
Warum sollte sonst ein Empfänger, aufgrund einer subjektiven Rückmeldung sein Verhalten ändern?

Was kann konstruktives Feedback im Arbeitsleben leisten?

Ein Auszug der nachfolgenden positiven Auswirkungen vom Einsatz von konstruktivem Feedback als mächtiges Kommunikationsinstrument zeigt auf, welche positiven Effekte eine gut gelebte, konstruktive Feedbackkultur in einem Unternehmen bewirken kann:

  • Konstruktives Feedback schafft eine Vertrauenskultur
  • Ermöglicht eine positive Fehlerkultur
  • Fördert das Eigenengagement der Mitarbeiter
  • Regelmäßiges Feedback zeigt Wertschätzung
  • Fördert die persönliche Weiterentwicklung
  • u.v.m.

Durch konstruktives Feedback lassen sich Konflikte schon vor der Entstehung ausräumen. Mitarbeiter/Kollegen, die regelmäßiges konstruktives Feedback erhalten sind zufriedener mit Ihrem Arbeitsumfeld und schätzen das gute Arbeitsklima. Aktuelle Studien zeigen auf, dass für über 90% der Mitarbeiter Wertschätzung und ehrliches regelmäßiges Feedback von Vorgesetzten wichtig ist.


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Die 7 Schritte für ein konstruktives Feedback

1. Schritt: Legen Sie eine Pause ein

Sie haben an Ihrem Mitarbeiter, Kollegen oder an Ihrer Führungskraft etwas wahrgenommen, was Sie:

  • gestört hat
  • persönlich verletzt hat
  • als Fehler erkannt haben
  • als unfaire Handlung betrachtet haben
  • bei ihrem Gegenüber verbessern möchten
  • sehr gut fanden
  • für das Sie sich bedanken möchten
  • – u. v. m.

Dann, auch wenn es Ihnen schwerfällt, hüten Sie sich davor gleich impulsiv Ihrem Gegenüber Ihre Meinung zu sagen! Denken Sie stattdessen nochmal in Ruhe über die wahrgenommene Situation nach.
Spontanes Feedback wird von Ihrem Gegenüber meist als persönlicher allgemeiner Angriff mit der Folge destruktiver Kritik oder als Lobhudelei aufgefasst. Beides eignet sich nicht dazu zu erkennen, was konkret gut gemacht wurde oder welches Verhalten konkret geändert werden sollte.
Kein impulsives Feedback!

 


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2. Schritt: Beschreiben Sie für sich die Situation

Halten Sie sich die wahrgenommene Situation nochmal vor Augen.
Beziehen Sie dabei auch mögliche Randbedingungen, Vorgeschichten, die zu der wahrgenommenen Momentaufnahme geführt haben mit ein. Versetzen Sie sich auch in die Rolle Ihres Gegenübers und betrachten Sie aus seiner Sicht die Situation. Wie würden Sie Ihrem Gegenüber reagieren, wenn er Sie auf diese Situation anspricht?
Verschaffen Sie sich einen umfassenden, objektiven Überblick!

3. Schritt: Überlegen Sie sich, wann und wo das Feedback-Gespräch sinnvoll ist

Je nach Art einer wahr genommen Situation, wählen Sie einen passenden Ort und eine passende Zeit dafür aus.
Je nach Thema, ist es oft einfacher einen Ort außerhalb des Unternehmens zu wählen.
Konstruktives Feedback ist nur in einem geschützten Raum möglich. Konstruktives Feedback ist ein persönlicher Dialog, also ohne weitere Zuhörer, Zuseher. Damit ist auch klar, dass ein Feedback nie zwischen Tür und Angel, wie am Kaffeeautomat oder auf dem Flur gegeben wird. Wählen sie einen ruhigen, angemessenen Ort und eine passende Zeit. Passender Zeitpunkt bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Sie bei der Auswahl die Person und die mögliche Reaktion mit in Ihre Überlegung mit einbeziehen.
Handelt es sich bei Ihrem Gesprächspartner z. Bsp. um einen aufbrausenden Menschen, der auch gerne andere für seinen Standpunkt einbindet, kann es sinnvoll sein, das Gespräch auf das Ende der Arbeitswoche zu legen mit einem 2. Feedbacktermin am Beginn der nächsten Arbeitswoche. So hat Ihr Gesprächspartner die Möglichkeit auch in Ruhe nochmals über die angesprochene Wahrnehmung nachzudenken, ohne Kollegen mit einzuspannen.
Grundsätzlich gilt jedoch, dass Sie ein Feedback möglichst zeitnah geben, unter Berücksichtigung von Schritt 1.
Falscher Ort und/oder Zeit machen das bestgemeinte konstruktive Feedback unmöglich!


4. Schritt: Schaffen Sie eine positive Feedback-Basis

Mit der passenden Auswahl von Ort und Zeit haben Sie schon einen wichtigen Grundstein für eine positives, konstruktives Feedback gelegt. 
Mindestens genauso wichtig ist jedoch, dass Sie sich das Einverständnis von Ihrem Gegenüber einholen, ihm ein Feedback geben zu dürfen. Mit wenigen Ausnahmen (Verhütung von Unfallgefahr, strafrechtliche Folgen etc.) können sie Niemanden dazu zwingen sich Ihr Feedback anzuhören.
Ist Ihr Feedbacknehmer nicht wirklich bereit für Ihr Feedback, wird ganz sicher auch kein Verständnis für Ihre persönliche Wahrnehmung entwickeln, damit ist auch klar – konstruktives Feedback ade.
In der Vergangenheit wurde häufig, als probates Mittel für ein Feedbackgespräch die Sandwich-Methode empfohlen. Diese Methode, bei der etwas Negatives in Positives „verpackt“ wird, hat jedoch den großen Nachteil, dass beim Feedbacknehmer nur das Positive hängen blieb und der eigentliche Punkt, in der Wahrnehmung des Feedbacknehmers, untergegangen ist.
Aus diesem Grund raten wir davon ab, die Sandwich-Methode in einem Feedbackgespräch einzusetzen. Formulieren Sie klare ICH-Botschaften und die persönliche Wahrnehmung zum Anlass des Feedbackgesprächs.
Fallen Sie nicht gleich mit der Türe ins Feedback-Haus!

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5. Schritt: Formulieren Sie konkret Ihre persönliche Wahrnehmung

Damit ein Verhalten verändert werden kann, muss es der Feedbacknehmer an einem konkreten Beispiel nachvollziehen können, um sich selbst zu reflektieren.
Je konkreter Sie Ihre Wahrnehmung beschreiben, um so einfacher wird es, dass sich beide auf einer sachlichen Ebene zu dem Feedback-Anlass austauschen.
Beispiel: Haben Sie bei einem Ihrem Mitarbeiter wahrgenommen, dass er in letzter Zeit immer wieder zu spät zu den Online Teamsitzungen erschienen ist, benennen Sie ganz konkret z. Bsp. die letzten 3 Verspätungen. Beschreiben Sie Ihre Wahrnehmung mit Datum, Uhrzeit, Anlass des Meetings, den Verspätungen und welche Auswirkungen sein Verspäten hatte.
Teilen Sie dem Feedbacknehmer, mit ICH-Botschaften mit, was Sie persönlich wahrgenommen haben, welche Wirkung das Verhalten auf Sie hatte und welche Reaktionen es bei Ihnen ausgelöst hat.
Vermeiden Sie Verallgemeinerungen bei der Beschreibung der Feedbacksituation!


6. Schritt: Motivieren Sie Ihren Gesprächspartner

Mit dem Einholen des Einverständnisses an Ihren Gesprächspartner zu Ihrem Feedback, haben Sie schon einen entscheidenden Schritt gemacht. Durch die aktive Zustimmung haben Sie mit großer Wahrscheinlichkeit den Grundstein gelegt beim Feedback die Sachebene des Feedbacknehmers, und nicht die emotionale Ebene anzusprechen.
Die konkrete Formulierung des Anlasses und Schilderung als Ihre persönliche Wahrnehmung ohne Verallgemeinerungen und Vorwürfen gibt Ihrem Gegenüber die Chance sich auch sachlich mit der Situation auseinander zu setzen.
Setzen Sie im Gespräch ehrliches, empathisches Zuhören ein, drücken Sie damit persönliche Wertschätzung und Verständnis aus.
Die Gesprächsführung durch Fragen fördert die aktive Einbindung des Feedbacknehmers. Fragen motivieren den Feedbacknehmer eigene Ideen zu entwickeln und schaffen wichtige AHA-Momente.
Wenn Sie als Feedbackgeber Fragen stellen, übernehmen Sie automatisch die Gesprächsführung.
Fragen stellen fördert die Motivation des Feedbacknehmers!


7. Schritt: Überlassen sie verbindliche Lösungsvorschläge Ihrem Feedback-Nehmer

Eigene Lösungsvorschläge schaffen mehr Verbindlichkeit für die Zielerreichung. Die Wahrscheinlichkeit mit konkreten Maßnahmen ein eigenes Ziel zu erreichen ist um ein Vielfaches höher als bei vorgesetzten Zielen.
Wichtig dabei ist, dass beide Seiten dasselbe Verständnis für die vereinbarten Ziele haben.
Der verbindliche Lösungsvorschlag unterstreicht den wesentlichen Grund für das Feedbackgespräch.
Der eigene Lösungsvorschlag durch den Feedbacknehmer zeigt Verständnis des Feedbackgebers für die Situation des Fedbacknehmers.
Wichtig, dass sich beide Seiten auf die Lösung, das Verständnis der Lösung und getroffene Ziele und Maßnahmen am Ende des Feedbackgesprächs einigen.
Die Lösung durch den Feedbacknehmer schafft eine positive Verbindlichkeit!

Mehr zum Thema Feedback, Feedbackgespräche, Feedbackregeln und Feedbackkultur finden Sie:
–> Hier


Fazit konstruktives Feedback:

Damit ein gut gemeintes Feedback nicht das Gegenteil bewirkt, gilt es feste Feedbackregeln zu beachten. Dazu gehören u.a. Die Kommunikation des Feedbackanlasses in der Ich-Form durch den Feedbackgeber. Genauso so, wie die Rückmeldung als persönliche Wahrnehmung dem Feedbacknehmer mitgeteilt wird. Fehler werden vom Gegenüber ganz schnell als persönliche Angriffe aufgefasst und verhindern das der Feedbacknehmer sein Verhalten ändert.
Mit den 7 Schritten für Ihr konstruktives Feedback legen Sie den Grundstein, dass der Feedbacknehmer, z. Bsp. Ihr Mitarbeiter, sich sachlich mit Ihrer persönlichen Rückmeldung auseinandersetzt.
In Zeiten von mobilem Arbeiten und Home Office, wird konstruktives Feedback noch wichtiger, aufgrund der Distanz zwischen den einzelnen Personen. Feedback ist eines der zentralen Führungsinstrumente bei virtueller Führung. Die 7 Schritte gelten in virtueller Umgebung genauso, wie in der realen Präsenz.

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