Feedbackgespräche führen: 4 Punkte damit Ihre Feedbackgespräche in Zukunft erfolgreich werden

 Wie Sie Feedbackgespräche optimal in 4 einfachen Schritten vorbereiten, haben wir in unserem letzten Blog-Beitrag: Warum die Vorbereitung alles entscheidend ist, schon besprochen.
Hier folgen nun die entscheidenden Punkte, die Sie bei der Durchführung beachten müssen, wenn Sie in Zukunft erfolgreiche Feedbackgespräche führen möchten. 
Zunächst noch ein kurzer Blick in unsere Wahrnehmung aus unserem Praxisalltag mit dem Umgang von Feedback bei Führungskräften.
Vermeintliches Feedback findet sehr häufig im Rahmen des klassischen Jahresgespräches statt. Gerne wird von den Führungskräften dabei allgemein die Beurteilung der erbrachten Leistung auch noch mit Kritik vermischt – mit Feedback hat das auf jeden Fall nichts zu tun!!
Und im Ergebnis wird der Mitarbeiter weder motiviert und findet Wertschätzung, noch wird sein persönlicher Lernprozess gefördert geschweige denn findet eine Identifikation mit dem Unternehmen (In diesem Fall gilt Führungskraft=Unternehmen) oder seiner Aufgabe statt.

Mit der Definition von Feedback: „die Rückübermittlung von Informationen an eine Person, wie die konkrete Verhaltensweise wahrgenommen und erlebt wurde“ ist klar, dass weder ein Vorwurf, eine Verallgemeinerung, eine Interpretation noch Behauptungen in einem Feedbackgespräch etwas zu suchen haben!
Feedback sollte regelmäßig, anlassbezogen und zeitnah gegeben werden, unter Berücksichtigung und Einsatz des Feedbackrahmens (mit den Modellen: Johari-Fenster, EAR, 4 Ohren Modell, Empathisches Zuhören).
Warum Feedback und eine gelebte Feedbackkultur für jede Firma in Zukunft existenziell ist, können Sie hier nochmals nachlesen.

Feedbackgespräch führen, Punkt 1: Die Vermittlung

Warum Vermittlung?
Um Feedbackgeber und Feedbacknehmer auf denselben Stand zu bringen
✔ Damit beide denselben Schwerpunkt im Gespräch setzen
Um die Wahrscheinlichkeit einer ablehnenden Haltung zu verringern, indem der Gegenüber die Absicht und das Warum erfährt

Eckpunkte der Vermittlung?
✔ Timing, Dauer des Gesprächs
✔ Worauf sich beide konzentrieren möchten
✔ Vermittlung durch Ich-Botschaften (Mein Wahrnehmung ist, Ich emfinde…)
✔ Welche Absicht hat das Gespräch
✔ Warum ist es für den Feedbacknehmer wichtig ist, dieses Gespräch zu führen
✔ Konkreter Anlass, Beispiel mit Angabe von Zeit und Ort

In der Vermittlung teilt der Feedbackgeber seine Wahrnehmung mit, anhand des konkreten Anlass/Beispiels mit Angabe von Zeit und Ort. Gleichzeitig gibt er an welche Wirkung das Verhalten auf ihn hatte und was es bei ihm ausgelöst hat.

Punkt 2: Die Gesprächsführung durch Fragen

Warum Fragen stellen?
✔ Wer fragt, der führt!
✔ Fragen beziehen Personen mit ein und aktivieren den Teil des Gehirnes, der für rationale Entscheidungen verantwortlich ist
✔ Fragen unterstützen den Nachdenk-Prozess beim Gesprächspartner
✔ Fragen unterstützen die eigene Ideenfindung und „Aha-Momente“ des Gesprächspartners
✔ Menschen mögen eigene Ideen mehr, als Ideen von anderen zu übernehmen

Wichtig, richtig fragen:
✔ Kurze Fragen, mit eindeutigem Inhalt, weitschweifige Fragen bringen unbefriedigende Antworten
✔ Keine Doppel- und/der Mehrfachfragen stellen!
✔ Sich nicht für eine Frage entschuldigen
✔ Genug Zeit für die Antwort geben. Gute Fragen schaffen eher gute Antworten, und die benötigen manchmal Zeit
✔ Niemals die Antwort selbst geben, vorgeben
✔ Persönlichen Kontakt (Augenkontakt) halten

Fragetechniken:
✔ Offene Fragen, damit binden Sie Ihren Gesprächspartner aktiv ein
✔ Konkretisierungsfragen, z.B. „Was meinen Sie genau damit?…“
✔ Zirkuläre Fragen, dem Gesprächspartner die Möglichkeit, in der Person einer neutralen dritten Person zu antworten, z.B. Was
     glauben Sie, würde Frau XY zu dieser Lösung sagen?….“
✔ Hypothetische Fragen, ermöglichen dem Gesprächspartner Gedankengänge und deren Resultate für ihn auszuprobieren, z.B.
    „Angenommen, wir finden hierfür ein Möglichkeit, werden Sie dann das Projekt unterstützen?…“

Punkt 3: Wertschätzung durch empathisches Zuhören

Warum?
✔ Durch aktives und aufmerksamen Zuhören signalisiere ich wahres Interesse und Verständnis
✔ Ich bin in der Lage mich zu vergewissern, ob meine Botschaften/Fragen auch richtig angekommen sind
✔ Ehrliches Interesse an meinem Gegenüber eröffnet die Möglichkeit auch Dinge zu erfahren, die aus eigener Initiative des
    Feedbacknehmers nicht ausgesprochen würden.
✔ Ich habe dadurch eine Wahrnehmung für den ganzen Menschen

Empathisches Zuhören ermöglicht eine Win-Win Situation für beide Seiten zu schaffen!

Punkt 4: Die Klärung

Warum?
✔ Damit ein gemeinsames Verständnis für Ziele festgelegt werden
✔ Um konkrete Maßnahmen gemeinsam zu definieren
✔ Die Nachhaltigkeit zu sichern (Termine, Entwicklungsschritte, Messpunkte etc..)
✔ Um das Wesentliche aus dem Gespräch nochmals zu unterstreichen und meinem Gegenüber Verständnis auszudrücken
✔ Um Gedanken abzuschließen und den Verstand für die nächsten Schritte frei zu machen

Fazit Feedbackgespräche führen: Eine gelebte Feedbackkultur wird für jedes Unternehmen überlebensnotwendig, um auch in 10-15 Jahren noch existent zu sein und vor allem auch um qualifiziertes Personal der nachwachsenden Generationen im Recruiting zu erreichen!
Feebackgespräche führen beginnt mit der richtigen Vorbereitung und festen Regeln für die Durchführung des Gesprächs. Nur so können und werden Feedbackgespräche erfolgreich, wertschätzend, motivierend und die Ergebnisse nachhaltig.
Für Führungskräfte sind Feedbackgespräche ein zentrales Führungselement, und sind in jeder Führungskräfteentwicklung entsprechend zu berücksichtigen, bzw. die notwendigen Skills aufzubauen.

Nachdem wir uns bereits über die Bedeutung einer gelebten Feedbackkultur, für die Existenz von Unternehmen ausgetauscht haben, der notwendigen Vorbereitung von Feedbackgesprächen befasst haben und in diesem Blog die wichtigen Punkte für die erfolgreiche Durchführung für ein Feedbackgespräch kennengelernt haben, werden wir in den nächsten Monaten kostenfreie Webinare für Führungskräfte und Personalentwickler zur Verfügung stellen. Wenn Sie Interesse daran haben, tragen Sie sich bitte in unseren Email-Newsletter ein, damit wir Sie rechtzeitig informieren können.

Feedbackgespräche führen ist ein zentrales Instrument in der Führungskräfteentwicklung.
Wenn Sie herausfinden möchten, wie auch Sie eine konstruktive und wertschätzende Feedbackkultur und Feedback Trainings praxisnah und nachhaltig einführen können, dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an: : service@finderlohn.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular.