Aufgaben einer Führungskraft – Tipps & Methoden erfolgreicher Führungskräfte  

Nachfolgend zeigen wir Ihnen, anhand praktischer Beispiele, welche Aufgaben eine erfolgreiche Führungskraft beherrschen muss. Dennoch sind vielen die Aufgaben einer Führungskraft gar nicht, oder nur rudimentär bekannt. Das gilt gleichermaßen für Nachwuchs- wie auch selbst für erfahrene Führungskräfte, ganz zu schweigen von den Mitarbeitern, denen nie einer gesagt hat, welche eigentlichen Aufgaben denn ihre Führungskraft hat.

Aufgaben einer Führungskraft: am Beispiel von Rudi Nachwuchs und Petra Ahnung

Beide sind Angestellte im Unternehmen Mittelstand II.
Rudi Nachwuchs ist seit 3 Jahren im Unternehmen, es ist seine erste Arbeitsstelle nach seiner Ausbildung/Studium. Er soll in 2 Monaten eine Führungsfunktion und ein eigenes Team bekommen.
Petra Ahnung ist seit 15 Jahren Führungskraft, seit 4 Jahren bei Mittelstand II und in der 2. Führungsebene.
Rudi Nachwuchs hat sich Petra Ahnung als Mentorin ausgewählt.

Rudis Meinung zu seinen neuen Aufgaben als Führungskraft:

In einem der ersten Mentorings fragt Petra (Ahnung) Rudi (Nachwuchs), was er denn glaubt, welches die Aufgaben einer Führungskraft sind. Rudi überlegt relativ lange und antwortet dann:

„Ich bin verantwortlich, die Vorgaben des Unternehmens in meinem Team umzusetzen. Ich muss darauf achten, dass die Qualitätsstandards eingehalten werden. Regelmäßige Reportings und Auswertungen an meinen Vorgesetzten erstellen. Die Personalplanung inkl. Urlaubsplanung etc. für mein Team durchführen. Mitarbeitergespräche (Jahresgespräche) durchführen“.
Fallen Dir noch weitere Aufgaben ein?“ fragt Petra. „Ach ja“ antwortet Rudi mit einem Lächeln „In meinem Vertrag steht noch, dass ich mein Budget und meine Mitarbeiter effizient einsetzen soll und für neue und zukunftsfähige Lösungen verantwortlich bin und Konflikte im Team soll ich auch lösen.“ Nach einer kurzen Pause schiesst es noch aus ihm heraus „und natürlich fachlicher Ansprechpartner bei Problemen sein“.

Petra fasst zusammen „ Also kann man sagen, deine Aufgaben sind zusammengefasst: Im Sinn des Unternehmens zu handeln und effiziente Systeme und Strukturen in deinem Team umzusetzen und weiter zu entwickeln?“ „Ja das trifft es glaube ich ganz gut“ erwidert Rudi.

Petra schreibt an das Flipchart unter der Überschrift

Aufgaben einer Führungskraft die Punkte:
Im Sinn des Unternehmens handeln

Effiziente Strukturen und Systeme schaffen

Zum Ende dieser Mentoring Sitzung gibt Petra Rudi noch auf den Weg „Auch wenn es sehr unterschiedliche Definitionen einer Führungskraft gibt, fast alle beinhalten jedoch den Punkt, dass Führungskräfte mit verschiedenen Aufgaben der Personalführung betraut und verantwortlich sind. Rudi, nehmen wir an, Du konzentrierst dich auf die beiden o.g. Aufgaben einer Führungskraft, die ich übrigens zu 100% mit Dir teile, kannst Du dann noch der Kernaufgabe Aufgaben der Personalführung gerecht werden? Bitte mach Dir doch dazu zu unserem nächsten Mentoring Gedanken und versetze dich auch mal in die Rolle deiner zukünftigen Mitarbeiter“.

Aufgaben einer Führungskraft – Rudis Gedankengänge

In den nächsten Wochen beschäftigt Rudi immer wieder die Frage nach seinen zukünftigen Aufgaben, in seinem Arbeitsvertrag hat er inhaltlich auch nichts weiteres gefunden. Er erinnert sich an die Aussage von Petra, sich doch auch in die Rolle seiner zukünftigen Mitarbeiter zu versetzen, was ihm ja eigentlich einfach fällt, er selbst ist ja noch „nur“ Mitarbeiter.

Er überlegt also, was ihn denn motiviert, was ihm an seiner Führungskraft gefällt und was er anders machen würde.

MOTIVATION – wie ein Geistesblitz wird ihm klar, dass natürlich die Motivation der Mitarbeiter und im Team ganz wichtig ist, um konstant gute Leistungen zu erbringen. Was gefällt mir sonst noch an meinem Vorgesetzten? Er ist nett, hat fast immer ein offenes Ohr, obwohl er eigentlich immer im Stress ist, ist gut angezogen…. aber das Beste ist doch, dass er mich fördert und für die Stelle als Führungskraft vorgeschlagen hat, denkt Rudi mit einem gewissen Stolz auf sich selbst.
Ja, er hat mich, seinen Mitarbeiter, gefördert! Er notiert in seiner Gedankensammlung: FÖRDERUNG VON MITARBEITERN.

Rudi überlegt als nächstes, was ihn denn an seinem Chef stört. Nun, er ist fast immer im Stress. Manchmal könnte er etwas mehr Interesse an dem Geschafften zeigen und auch öfters mal loben. Aber am meisten stört Rudi eigentlich, dass sein Chef immer über alles Bescheid wissen will und die letzte fachliche Antwort dazu geben will, obwohl er doch eigentlich wissen müsste, dass er seine Aufgaben, immer zuverlässig erledigt.

Am nächsten Tag schaut sich Rudi seine Gedanken vom Vortag nochmal an und erinnert sich an die Kernaufgabe einer Führungskraft: Personalführung.
Eigentlich hat mein Chef dazu gar keine Zeit, bei all dem Verwaltungskram den er erledigen muss. Ich weiss ja selbst wieviel das ist, muss es ja teilweise machen, wenn er im Urlaub ist.
Ist die Kernaufgabe also nur ein frommer Wunsch, oder was müsste ein Chef machen, um dafür Zeit zu haben?
Keine Auswertungen und Reportings und keine Meetings mehr sind auch keine Lösung, nickt er sich innerlich zu. Wenn er immer sicher sein will, muss er nun mal auch in alle Aufgaben eingebunden sein.

Muss er denn wirklich in alle Aufgaben eingebunden sein?
Ich erledige doch meine Aufgaben auch immer zuverlässig, auch ohne ihn.
Muss er alle Verwaltungsjobs wirklich selber machen?
In seiner Urlaubszeit macht es doch auch, zumindest teilweise, jemand anders.

Wie oft kommt er aus Meetings, bei denen er anschließend sagt, dass er da völlig falsch war und einem aus unserem Team die besprochenen Punkte erläutert.

AUFGABEN ABGEBEN – er muss einfach bestimmte Aufgaben an sein Team abgeben, um mehr Zeit für seine Führungsaufgabe zu bekommen.

Rudis nächsten Mentoring

Heute ist Rudis nächstes Mentoring und er hat schon im Vorfeld avisiert, dass er gerne über seine neuen Erkenntnisse seiner zukünftigen Führungsverantwortung sprechen möchte.
Er erklärt Petra kurz, wie er zu seinen neunen Erkenntnissen gekommen ist und welche Aufgaben aus seiner Sicht wichtige Führungsaufgaben sind.

Auf dem Flipchart steht ja bereits:

Wichtige Aufgaben einer Führungskraft 
Im Sinn des Unternehmens handeln
Effiziente Strukturen und Systeme schaffen

Nach Rudis Vorstellung schreibt Petra auf das Flipchart:
Motivieren der Mitarbeiter
Fördern der Mitarbeiter
Delegieren (Aufgaben abgeben)

Petra scheint noch nicht ganz zufrieden mit den Punkte zu sein, denn Sie fragt Rudi „Rudi, was glaubst Du denn vermissen viele Mitarbeiter an Ihren Vorgesetzten“ Sie lacht „außer öfters Gehaltserhöhungen und mehr Urlaub?“.
Rudi geht noch mal seine Gedankensammlung durch und hakt innerlich die Punkte, die jetzt auf dem Flipchart stehen ab, kommt aber zu keiner Lösung.

Was hat dich denn in den letzten Tagen an deinem Chef geärgert?“Naja, ich habe während seinem Urlaub wieder seine Auswertungen gemacht, zusätzlich zu meiner eigentlichen Aufgabe. Er hat es sich weder angeschaut, noch mich dafür gelobt.“ Erzählt Rudi. Petra fragt nach „Warum glaubst Du denn hat er dich nicht gelobt?“Wie denn auch“ fährt es aus Rudi „er hat es sich ja noch nicht einmal angeschaut nur gleich weiter geleitet“. „Aber es hätte ja auch sein können, dass er nicht mit deiner Arbeit zufrieden ist, wenn er es angeschaut hätte“. „Das wäre mir aber auch wichtig gewesen, damit ich es beim nächsten Mal besser machen kann“ erwidert Rudi schon ein wenig trotzig, bei der Unterstellung er hätte eventuell Fehler gemacht.

Nach ein paar weiteren Sätzen erarbeiten Sie gemeinsam die Bezeichnung für die weitere Aufgabe einer Führungskraft: KONTROLLIEREN
Denn Rudi hat erkannt, erst dann ist Lob und auch konstruktives kritisches Feedback möglich!

Das sind die wichtigsten Aufgaben meiner zukünftigen Führungsarbeit:

Fördern der Mitarbeiter
Motivieren der Mitarbeiter

Im Sinn des Unternehmens handeln
Effiziente Strukturen und Systeme schaffen
Delegieren (Aufgaben abgeben)
Kontrollieren

Schreibt Rudi an das Flipchart. Die Reihenfolge hat er nochmals geändert, nachdem er sich nochmals die Kernaufgabe einer Führungskraft vor Augen gehalten hat.

Petra stellt Rudi eine ganz entscheidende Frage „ Rudi, wenn Du Dir jetzt die Aufgaben einer Führungskraft betrachtest, willst Du immer noch Führungskraft werden? Wenn Du sieht, dass der Fokus deiner zukünftigen Arbeit dein Team, deine Mitarbeiter sind. Nicht wie viele annehmen technische und fachliche leadership skills im Fokus stehen?“ Rudi Antwort ohne zu zögern mit einem lauten „Ja“, um dann nach einer kurzen Pause, mit einem Lächeln, noch nachzuschieben „Ich glaube ich muss für die eine oder andere neue Aufgabe noch einiges Lernen, und ich dachte ich bin die geborene Führungskraft“.

Petra antwortet darauf mit einem lobenden Ton „Rudi, Du bringst alle Voraussetzungen mit eine sehr erfolgreiche Führungskraft zu werden. Du hast, zum Unterschied der meisten Führungskräfte, erkannt dass nicht alle Kompetenzen einer Führungskraft für seine Aufgaben angeboren sind! Das alleine wird dich schon zu einer besseren Führungskraft machen!

Die Nächsten Schritte zur Vorbereitung auf seine Führungsaufgabe

Rudis Kollegen sind bereits seit 10 Monaten in einem Nachwuchskräfte-Entwicklungsprogramm.
Rudis zukünftige Führungsposition ist durch eine überraschende Kündigung erst kurzfristig frei geworden, weshalb er nicht an den bisherigen Führungskräftetrainings teilnehmen konnte.
Petra rät ihm, in Abstimmung mit seinem Vorgesetzten, schnellstmöglich die Trainingsmodule für die notwendigen Führungskompetenzen, die für die o.g. Aufgaben erforderlich sind, nachzuholen.
Sich mittels der kollegialen Fallberatung, das abschließende Trainingsmodul der Führungskräfteentwicklung nächste Woche, mit seinen Kollegen auszutauschen und bis zu den Teilnahmen am Führungskräfte Training sich intensiv mit folgenden Inhalten auf seine neue Rolle vorzubereiten:

  • Aufgaben und Verantwortung abgeben
  • Förderungsmöglichkeiten für sein Team und seine Mitarbeiter
  • Motivierender Führungsstil in der Praxis
  • Erfolgreiche Feedbackgespräche durch gute Vorbereitung
  • Mehr Zeit für Führung durch erfolgreiche Delegation

Aufgaben einer Führungskraft – ein Fazit für Rudi von Petra:

Rudi soll bitte daran denken, dass seine neue Kernaufgabe Personalführung ist.
Sein neue Aufgabe bedeutet Führungsverantwortung und nicht der Ober-Fachexperte sein oder sich im Mikromanagement (Kontrollwahn) zu verlieren.

Wenn er seinem gesunden Menschenverstand vertraut und vor allem wertschätzend und verantwortungsvoll (bedeutet auch offene Kommunikation) agiert, dann steht seinem Erfolg als Führungskraft nichts mehr im Wege. Regelmäßige Selbstreflexion hilft bei der eigenen persönlichen Weiterentwicklung.
Genauso wichtig wie er sich um die Förderung/Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter in Zukunft kümmert, ist seine eigene persönliche Führungskräfteentwicklung.

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf,
wenn Sie Ihre Nachwuchs-Führungskräfte auf Ihre Führungs-Aufgaben praxisnah vorbereiten wollen,
oder das Wissen Ihrer erfahrenen Führungskräfte auffrischen wollen:

Die Aufgaben in der Führungs-Praxis:

Fördern der Mitarbeiter
Oft hören wir den Spruch von Vorständen/Unternehmern „ Ohne unsere Mitarbeiter wären wir nichts“. Da stellt sich dann die Frage: Nichts wollen wir ja auf keinen Fall werden, wir schaffen wir aber das bestmögliche?

Und genau hier nimmt die Führungskraft eine zentrale Rolle ein, denn Sie haben den engsten Kontakt zu Ihren Mitarbeitern, nicht HR oder andere Abteilungen. Aufgabe der Führungskraft ist es das Potenzial in seinem Team, seinen Mitarbeitern frühzeitig zu erkennen und bestmöglichst zu fördern. Sie kennen seine Stärken und seine Schwächen – zumindest Führungskräfte, wie Rudi! Sie wählen gezielt Personalentwicklungsmaßnahmen für die individuelle Förderung ihrer Mitarbeiter aus. Nur so wird das Team, jeder einzelne Mitarbeiter in die Lage versetzt einen größtmöglichen Beitrag zur Entwicklung des Unternehmens beizutragen.

Was aber nicht bedeutet, allen Wünschen nach einer x-beliebigen Weiterbildung der Mitarbeiter zu entsprechen.

Motivieren der Mitarbeiter
Nur motivierte Mitarbeiter liefern sehr gute Ergebnisse und verfügen über die Fähigkeit, sich auf neue Aufgaben und Herausforderungen flexibel, schnell und optimal einzustellen.
Mitarbeitermotivation ist der effektivste Führungsstil, um qualifizierte Kräfte langfristig und dauerhaft an das Unternehmen zu binden, gleichzeitig wird ihr Unternehmen/ihr Team zunehmend attraktiver für qualifizierte Bewerber.

Bevor ich in der Lage bin Mitarbeiter zu motivieren, muss ich erst die Motivatoren meiner einzelnen Mitarbeiter kennen. Ist eine wichtiger Motivator bei dem einen das Thema „Sicherheit“ kann es bei einem anderen „Status“ oder „Anerkennung“ sein. Diese Informationen über ihre Mitarbeiter erhalten Sie nur in regelmäßigen Gesprächen/Feedbackgesprächen. Empathie und aktives Zuhören sind hierbei die Schlüsselbegriffe!

In der Tierwelt gilt der Spruch: Wer andere bewegt, ist der Boss. Die Leitstute in einer Pferdeherde gibt die Richtung und die Aktionen der gesamten Herde vor.
Übertragen auf die Arbeitswelt, gilt:
Wer Mitarbeiter bewegt (motiviert), ist der BOSS (die erfolgreichere Führungskraft)

Im Sinn des Unternehmens handeln
Der zentrale Sinn und Zweck eines Unternehmens ist es mit seinen Produkten/Dienstleistungen anderen Menschen zu helfen, letztendlich profitabel zu arbeiten und Gewinne zu maximieren.

Zu den Aufgaben einer Führungskraft gehört es seine Ressourcen, sein Budget optimal und effektiv einzusetzen, um mit seinem Team seinen Beitrag zu leisten. Gleichzeitig gehört eine zukunftssichernde Weiterentwicklung der Produkte/Dienstleistungen zu seinen Aufgaben. Erfolgreiche Führungskräfte handeln ergebnisorientiert, was wiederum bedeutet dass die Ziele und Ergebnisse sichtbar und transparent kommuniziert werden.

Effiziente Strukturen und Systeme schaffen
Damit wiederkehrende Aufgaben bestmöglichst und effektiv erledigt werden können, ist es Aufgabe der Führungskraft entsprechende Prozesse und Schnittstellendefinitionen zu etablieren. Erst wenn die Aufgabenverteilungen im Team klar definiert sind, Schnittstellen bei der Übergabe von Tätigkeiten (intern, wie extern) bekannt sind, ist ein reibungsloser Arbeitsablauf möglich. Gleichzeitig verhindern Sie dadurch Reibungsverluste und Konflikte im Team. In unseren Teamentwicklungsmaßnahmen sind unklare Prozess- und Schnittstellenbeschreibungen häufige Ursachen, wenn es im Team knirscht.

Delegieren (Aufgaben abgeben)
Aufgaben abgeben, hört sich ganz einfach an und doch scheitern daran die meisten Führungskräfte!
Warum?
Hier einige Beispiele:
– Mangelndes Vertrauen in die Mitarbeiter
– Angst vor Kontroll-/Machtverlust
– Lösung der Mitarbeiterprobleme als Ober-Fachexperte schmeichelt
– das Ergebnis wird eh nicht so, wie ich es erwarte
– bevor ich es anderen ewig erkläre, mache ich es gleich besser selber

Sie ahnen schon, was mit einer solchen Führungskraft passiert: Sie wird niemals Zeit haben für die Kernaufgabe einer Führungskraft: Personalführung!

Erfolgreiches delegieren folgt einem klaren Prozess von der gemeinsamen Zieldefinition mit dem Mitarbeiter bis zum konstruktiven Feedback (Lob und Kritik!). Dabei muss sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter qualifiziert ist, bzw. wird, um die Aufgabe erfolgreich erledigen zu können. Je nach Aufgabenstellung und Reifegrad des Mitarbeiters gibt es 7 Stufen einer Verantwortungsübergabe bis hin zur Delegation, bei der Sie die komplette Verantwortung an Ihren Mitarbeiter abgeben.

Führungskräfte, die keine oder zu wenig Zeit für Ihre Führungsaufgaben haben, sind keine (guten) Führungskräfte!

Siehe auch: Erfolgreich delegieren und abgeben

Kontrollieren
Erinnern wir uns an Rudis Aussage, was ihn an seinem Chef stört, dass er seine Arbeit (die Auswertungen) nicht angeschaut hat und ihn weder dafür gelobt, noch ihm gesagt hat was er noch besser machen kann. Wie auch – Ohne Kontrolle kann ich meine Mitarbeiter weder loben noch konstruktiv kritisieren. Wenn ich Ergebnisse nicht überprüfe ist das nicht nur fehlende Wertschätzung ggü. meinem Mitarbeiter, sondern ich raube ihm auch die Möglichkeit der persönlichen Weiterentwicklung (Mitarbeiter fördern!!). Ganz abgesehen davon, dass ausgegebene Ziele, die nie kontrolliert werden, Ihre Wirkung schnell verlieren. Ein Leistungs- und Qualitätsabfall sind die Begleiterscheinungen. Warum soll sich der Mitarbeiter denn Mühe geben, wenn es eh keinen interessiert?

Kontrolle dient zur Unterstützung, der Ziele des Unternehmens genauso wie der Weiterentwicklung der Mitarbeiter.
Achten Sie darauf, nicht in ein Mikromanagement (alles kontrollieren zu müssen) verfallen.

Individuelle Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Führungskompetenzen stärken können:
Hier erfahren Sie alles über die richtige Auswahl von Führungskräfte Trainings.

Mehr Methoden und Werkzeuge für erfolgreiche Führungskräfte: 

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung inkl. persönlicher online Checkliste für erfolgreiche Feedbackgespräche, finden Sie: Hier
Alle, die mehr über das Thema persönliche Weiterentwicklung als Führungskraft erfahren möchten: Hier geht es zum Führungskräfte-Blog.

Sie möchten mehr über den praktischen, nachhaltigen Wissenstransfer aktueller Methoden und Werkzeuge zum Thema Feedback/Feedbackkultur erfahren?In unseren individuellen inhouse-Trainings lernen Ihre Führungskräfte, anhand konkreter Praxisfälle, die Anwendung von Methoden und Werkzeugen für die Praxis. Ihre Führungskräfte erkennen die Notwendigkeit und die Vorteile von sozialen Führungskompetenzen.
Finderlohn Personalentwicklung ist das erste Unternehmen, dessen Führungskräfte Entwicklungsprogramme, 
vom Deutschen Institut für Nachhaltigkeit, für besondere ökonomische und soziale Nachhaltigkeit zertifiziert sind.