Aufgaben delegieren – Diese 4 Fehler haben andere Führungskräfte “freundlicherweise” schon für SIE gemacht

Delegation ist eine der zentralen Aufgaben einer jeden Führungskraft!
Warum? Ganz einfach, weil die Führungskraft sonst keine Zeit hat für die eigentliche Aufgabe: Führung!
Auf dem Weg zu einer erfolgreichen Delegation gilt es allerdings auch einige Klippen zu umschiffen. Erst mit dem Einsatz der richtigen Methoden und Werkzeuge können Sie erfolgreich Aufgaben delegieren.
Mehr zu den 7 Punkten effektiver Delegation und die einzelnen Stufen um Verantwortung richtig zu übertragen, lesen Sie –> Hier.

Aus der Praxis: Herr Altklug hat, zur Vorbereitung auf sein Führungsmeeting, Aufgaben an seinen Mitarbeiter Willig und Frau Machich per Mail verteilt. Herr Willig sollte für die Präsentation von Frau Machich die Quartalszahlen grafisch aufbereiten und die Schwerpunkte hervorheben. Frau Machich sollte die Präsentation für das Führungsmeeting erstellen.
Beide Aufgaben wurde rechtzeitig erledigt.
Bei der Präsentation bemerkt Herr Altklug, dass wichtige Zahlen bei den Schwerpunkten der Quartalszahlen verwechselt wurden. Die Präsentation selber war aber ausgezeichnet aufbereitet.
Nach dem Meeting hat sich Herr Altklug auf den Besuch in einer Niederlassung vorbereitet. Danach business as usual.
Zur Vorbereitung auf das nächste Führungsmeeting überträgt Herr Altklug an Frau Machich die komplette Vorbereitung inkl. der Aufbereitung der Zahlen.
Zu seiner großen Überraschung ist das Ergebnis dieses Mal, eher durchschnittlich.
Die Stimmung in seinem Team? Herr Willig wirkt genervt und Frau Machich versucht sich vor weiteren zusätzlichen Aufgaben zu drücken.

Aus der Praxis: Wieder die o.g. Situation mit dem bevorstehenden Führungsmeeting Ihrer Kollegen aus der Leitung.Herr Willig soll die Quartalszahlen grafisch aufbereiten und für die interessanten Produktgruppen separate Grafiken erstellen.
Herr Willig liefert, wie fast immer, pünktlich die Folien ab.
In dem kommenden Führungsmeeting schauen Altklugs Führungskollegen etwas irritiert, als Sie zu den Detail-Folien mit den Produktgruppen kommen. Erwartet wurden die Produktgruppen, für die ihr Unternehmen neue Märkte erschließen möchte und nicht die Umsatz- und Renditestärksten Produktgruppen.
Natürlich stellt Altklug Herrn Willig sofort am nächsten Tag zur Rede und macht ihn für seine schlechte Performance im Führungsmeeting verantwortlich.
Herr Willig ist sich keiner Schuld bewusst, hat genau das umgesetzt, was Herr Aktklug von ihm verlangt hat. Er fühlt sich ungerecht behandelt und nicht wertgeschätzt, was ihn frustriert.

Aus der Praxis: Wieder die o.g. Situation. Herr Willig muss die Daten vom SAP-System auswerten, für die Quartalszahlen und die Produktgruppen. Anschließend soll er die Informationen an Frau Willig für deren Präsentation liefern.
Herrn Willigs Auswertung ist perfekt. Er legt die SAP-Daten für Frau Willig in dem vorgesehen Ordner ab. Frau Machich hat die Präsentation, bis auf die die Zahlen von Herrn Willig fertig. Die anderen Teammitglieder sind schon im Feierabend, das Führungsmeeting findet morgen früh statt. Frau Willig kann zum einen nicht auf alle Daten zugreifen und es gelingt ihr nicht die Daten aus SAP in Ihre Präsentation einzubinden. Mühsam und mit größten Aufwand schustert Sie die Grafiken und Zahlen in die Präsentation ein.
Das Ergebnis: Eine sagen wir mal so, Präsentation, die Herr Altklug seinen Kollegen lieber nicht gezeigt hätten.
Prompt und gleich nach dem Meeting kritisiert Altklug Frau Machich für die schlechte Leistung.

Aus der Praxis: Herr Altklug delegiert (er verteilt nicht nur eine Aufgabe!) die Vorbereitung seiner Abteilungspräsentation für die Vorstandssitzung (Jahresergebnisse, Ausblick etc.) an Frau Machich und Herr Willig.
Alle Details zu der Aufgabe und die Abstimmung zwischen den beiden Mitarbeitern wurde klar definiert und von beiden Mitarbeitern auch korrekt wiedergegeben.
Die Vorstandssitzung findet in 3 Wochen statt. Ab der 2. Woche schaut Altklug jeden Tag nach dem Stand der Dinge, denn die Präsentation ist für seine weitere Karriere sehr wichtig, obwohl er mit den beiden feste Termine für die Zwischenschritte vereinbart hat. Er macht die eine oder andere Aufgabe selbst um …. ja warum eigentlich??

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Aufgaben delegieren – ein Fazit

Diese 4 typischen Fehler/Hürden treffen wir regelmäßig in unserer Praxis an. Nachwuchsführungskräfte bewegen sich gerne auf sicherem, sprich fachlichem Terrain. Sie laufen damit aber Gefahr anstatt zu delegieren, selbst rückdelegiert zu werden von den eigenen Mitarbeitern, und als Ober-Fachexperte keine Zeit mehr für Führung zu haben. Aufgaben zu delegieren bedeutet auch Verantwortung abzugeben, einen Verantwortungsdialog einzugehen.
Erfahrenen Führungskräften fehlt oft der reflektierende Blick auch sich selbst und aufgrund „schlechter“ Erfahrungen in der einen oder anderen Delegation, übernehmen Sie viele Aufgaben lieber selbst.
Achtung: Ohne Aufgaben zu delegieren funktioniert Führung aber nicht!!
Wer keine Zeit für Führungsaufgaben hat – ist keine Führungskraft, ohne Wenn und Aber!
Aufgaben zu delegieren ist eine der anspruchsvollsten Führungskompetenzen und muss erlernt und geübt werden. Viele Führungskräfte unterschätzen die herausfordernde Aufgabe. Nachdem Sie feststellen, dass Sie in den ersten Delegationen mehr Zeit benötigten, als wenn Sie es selber gemacht hätten, beginnt oft das Hamsterrad falsch verstandener Führung.
Das richtige Delegieren von Aufgaben kostet am Anfang Zeit und es werden auch ganz sicher Fehler gemacht. Dies ist aber ein fester Bestandteil des Lernprozesses von Führungskraft und Mitarbeiter. Nach ein wenig Übung und Anwendung der Methoden und Werkzeuge, wie dem Verantwortungsdialog, werden Sie feststellen, welchen Gewinn Sie an Zeit und Motivation der Mitarbeiter durch gute Delegation erreichen.
Delegation ist nicht nur notwendig – Sie lohnt sich auch!